MANAJEMEN KAS

MANAJEMEN KAS

TUJUAN MANAJEMEN KAS

1. Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka-pendek dan jangka panjang.
2. Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
3. Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan.
4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.
5. Pemeliharaan saldo bank yang cukup, bilamana, cocok, untuk mendukung hubungan yang layak dengan bank komersial.
6. Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.

TUGAS CONTROLLER VS. KEPALA BAGIAN KEUANGAN

Sehubungan dengan pengelolaan kas, harus ada hubungan kerja sama antara controller dan kepala bagian keuangan. tugas dan tanggung jawab akan berbeda, tergantung dari jenis dan besarnya perusahaan. biasannya kepala bagian keuanganlah yang bertanggung jawab untuk memelihara hubungan baik dangan bank dan para investor lain, dengan menyediakan pembayaran bunga dan pokok pinjaman tepat pada waktunya, dan menginvestasikan dana yang berlebihan.

Dalam perusahaan yang cukup besar dilakukan pemisahan fungsi antara bendaharawan dan controllership. controller mempunyai tanggung jawab sebagai berikut :

1. Pengembangan berbagai atau semua bentuk ramalan/ taksiran kas.
   1. Menelaah sistem pengendalian itern sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas untuk menjamin kecukupan dan keefektivitasnya.
   2. Rekonsiliasi rekening bank sebagai bagian dari suatu  sistem pengendalian intern yang baik (dan tugas ini tidak dapat dilakukan olh pegawai bagian keuangan yang menguasai dana, atau pegawai bagian akuntansi yang membukukan transaksi).
   3. Penyiapan laporan kas tertentu, yang dianggap cocok.

ELEMEN MANAJEMEN KAS

Pengolaan kas akan dipisahkan menjadi elemen-elemen berikut ini yang dapat mempermudah pembahasan mengenai pengelolaan kas dan menggambarkan berbagai kerja Sama yang saling berhubungan :

• Ramalan/ taksiran kas.
• Manajemen arus kas, yaitu pengelolaan penerimaan dan pengeluaran kas.
• Investasi dana yang “ berlebihan “.
• Hubungan bank.
• Pengendalian internal (internal control).

PERAMALAN KAS

TUJUAN PERAMALAN/ PERKIRAAN KAS

Suatu Ramalan atau taksiran kas (cash forecast) merupakan proyeksi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas serta saldonya dalam suatu periode tertentu. ini merupakan suatu fungsi yang perlu dalam setiap rencana administrasi kas yang dikelola dengan baik.tujuan dasar dari penyiapan anggaran kas adalah untuk merencanakan kas yang diperlukan perusahaan ditinjau dari segi jangka panjang dan jangka pendek juga. juga penyiapan anggaran membrikan alat untuk mengantisipasikan kesempatan penggunaan kas secara efektiv dalam hal ada kelebihan kas. selain tujuan umum ini beberapa kegunaan spesifik dari anggaran kas adalah sebagai berikut :

1. Untuk mennunjukan fluktuasi yang paling tinggi atau musiman dalam kegiatan perusahaan yang memerlukan investasi yang lebih besar dalam persediaan dan piutang.
2. Untuk menunjukan waktu dan jumlah dana yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban yang jatuh tempo, pembayaran oajak, dividen, dan bunga.
3. Untuk membantu perencanaan pertumbuhan, termasuk jumlah dana yang diperlukan untuk perluasan perusahaan dan modal kerja.
4. Untuk menunjukan jauh dimuka kebuuhan, jumlah dan lamanya dana yang diperlukan dari sumber luaragar memungkinkan usahkannya pinjaman yang paling menguntungkan.
5. Untuk membantu mendapatkan kredit bank dam memjukan kelayakan kredit perusahaan secara umum.
6. Untuk menetapkan jumlah dan lamanya dana yang mungkin tersedia untuk investasi.
7. Untuk merencanakan pengurangan pinjaman.
8. Untuk mengkoordinasi kebutuhan keuangan dari anak perusahaan dan devisi perusahaan.
9. Untuk memungkinkan perusahaan mengambil keuntungan berupa potongan kontan (cash discount) dan pembelian secara progesif, sehingga dangan demikian meningkatkan laba.

METODE PERAMALAN KAS

Tiga metode telah dikembangkan untuk menyusun ramalan kas. Meskipun saldo akhir adalah kas yang ditaksirkan, tetapi metode-metode itu berbeda terutama dalam hubungan titik-tolak peramalan dan perincian-perincian yang tersedia ;

1. Taksiran langsung atas penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Metode laba bersih yang disesuaikan ( Ajusted Net Income Method).
3. Diferensial metode kerja (Working Capital Differential).

HUBUNGAN ANTARA ANGGARAN KAS DENGAN ANGGARAN LAIN

Dari pembahasan teerdahulu dengan segera kelihatan, bahwa penyiapan anggaran kas pada umumnya bergantung anggaran yang lain, yaitu anggaran penjualan, laporan perhitungan rugi-laba yang ditaksirkan, berbagai anggaran operasi dan rencana strategis jangka panjang. Sebenarnya anggaran kas merupakan program penjualan yang terkoordinasi serta yang di korelasikan denganperubahan-perubahan neraca dan penjualan serta pengeluaran yang diperkirakan.

Dapat juga diperkirakan, bahwa anggaran kas adalah suatu alat pengecek terhadap seluruh program anggaran. Apabila sasaran-sasaran anggaran operasi tercapai maka hasilnya akan tercermin dalam posisi kas. Sebaliknya apabila gagal mencapai sasaran anggaran, maka bagian keuangan terpaksa harus mencari sumber tambahan kas.

MASA ANGGARAN KAS

Masa anggaran tergantung pada beberapa faktor, termasuk tujuan anggaran, kondisi keuangan perusahaan, dan para eksekutif mengenai praktisnya serta kecermatan taksiran. Sebagai contoh, suatu taksiran jangka-pendek akan dipergunakan dalam menetapkan kebutuhan kas mungkin untuk satu atau tiga bulan di depan. Tapi apabila marjin kasnya rendah, maka diperlukan taksiran mengenai penerimaan  dan pembayaran atas dasar per minggu, atau bahkan per hari.

Sebaliknya, bagi perusahaan yang memiliki jumlah kas yang besar, dapat dikebangkan suatu anggaran kas per bulan, untuk masa enam bulan atausatu tahun di depan. Untuk penetapan kebijaksanaan umum keuangan, akan diprlukan anggaran jangka panjang. Sebagian perusahaan berpendapat, bahwa taksiran yang dibuat untuk menyusun anggaran untuk masa yang terbatas sampai tiga bulan. Perusahaan lai membuat suatu anggaran yang saling berhubungan untuk tiga bulan atau lebih didepan, yaitu dengan selalu menambahkan satu bulan dan menghilangkan bulan berjalan.

Controller harus menyesuaikan peramalan dangan kondisi-kondisi yang ditemukannya. Da dapat menyusun satu anggaran kas jangka pendek untuk tujuan pemenuhan kebutuhan kas, dan juga anggaran jangka panjang untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan kebijaksanaan keuangan.

PELAKSANAAN ANGGARAN KAS

Controller dapat menyiapkan anggaran kas dengan cara biasa, dengan menunjukan jumlah dan tambahan yang diperlukan (jika ada), dan lamanya kebutuhan itu. akan tetapi, tanggung jawab untuk mendapatkan dana ini atas dasar yang palig menguntungkan berada di tangan kepala bagian keuangan atau pejabat utama bidang keuangan.

Kebutuhan kas harus direncanakan sebagai mana halnya dengan operasi-operasi lain. adalah memuaskan dengan hanya mengasumsikan, bahwa volume penjualan yang tinggi dan secara otomatis menghasilkan posisisi keuangan yang sehat. controller mempunyai cara yang efektif dalam menetapkan keperluan akan adanya program keuangan yang dipertibangkan dengan baik.

PENAGIHAN KAS

A.        ADMINISTRASI PENERIMAAN KAS

salah satu tujuan utama manajemen keuangan adalah mengusahakan adanya penggunaan secara berhati-hati dan efisien. ditinjau dari segi penagihan kas, ada dua fase yaitu;

1.         mempercepat penagihan

2.         pengendalian yang intern yang layak tehadap penaguhan.

B.        MEMPERCEPAT PENAGIHAN

Ada dua metode yang lasim dipergunakan untuk mempercepat pengalihan, yaitu lock-box sistem dan area concentration banking.    lock-box system meliputi penyelenggaraan berbagai rekening/simpanan dalam berbagai area geografis yang mempunyai pengalihan kas dalam jumlah besar, sehinggah penyetor dan para pelanggan akan memakan waktu yang lebih sedikit dalam perjalanan, paling baik apabila tidak lebih dari satu hari.

Menurut sistem area concentration banking, unit lokal perusahaan yang menagih pembayaran dan disetor/ disimpan dalam bank setempat. dari bank lokal, biasanya melalui kiriman kawat/telegram, dana dipindahkan dengan sangat cepat kepada beberapa area atau concentration bank. dana lebih dipindahkan secara otomatis  melalui talegram kepada bank dari kanor pusat perusahaan. dalam cara ini maka waktu dalam perjalanan dapat dipersingkat.

controller diharapkan mengetahui kedua cara tersebut dan cara-cara lain untuk mempercepat penagihan, dan membantu kepala bagian keuangan, bilamana perlu.

C.       PENGENDALIAN INTERN ATAS PENERIMAAN KAS

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi yang biasa atau rutin. Beberapa sumber yang rutin adalah ;

a)     Penerimaan melalui pos,

b)     Penjualan kontan,

c)      Penjualan kredit.

Tentunya semua perusahaan mempunyai transaksi lain yang kurang bersifat rutin, seperti penerimaan penjualan harga tetap, yang dapat ditangani oleh pejabat tertentu atau memerlukan prosedur khusus. Kebanyakan masalah kas akan berpusat pada transaksi yang baru dikemukakan diatas, karena untuk penerimaan kas yang lebih bersifat luar biasa atau kurang banyak dengan mudah dapat dekenakan suatu pengecekan yang sederhana.

Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengecekan  intern (internai check). System tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. System itu mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

System pengendalian intern harus dirancang atas dasar masing-masing organisasi. Akan tetapi terdapat saran umum yang dapat membantu controller dalam menelaah situasi pada perusahannya sendiri:

1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.
2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.
3. Tanggung jawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan secara pasti.
4. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus diisahkan sama sekali (kecuali dalam lembaga keuangan).
5. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukaan, dan kasir tidak brwenang/berhak terhadap pembukuan.
6. Para agen dan walil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
7. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menangani kas atau menyelenggarakan pembukaan.
8. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama masa cuti.
9. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas harus diikat dengan kontrak.

10.  Sedapat mungkin dipergunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan.

11.  Apabila praktis, penjualan kontan harus diverifikasi dengan catatan persediaan dan hasil opname fisik persidiaan.

PENGELURAN KAS

PENGENDALIAN PENGELUARAN KAS

Dalam bidang administrasi kas ini, ada dua aspek pengendalian, yaitu;

1. Penentuan system pembayaran, dan
2. Sistem pengendalian intern.

Pengalaman menunjukan bahwa kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap               pembayarandalah untuk menjamin agar rekening-rekening hanya dibayarkan pada saat telah jatuh tempo dan bukan lebihdini dari pada itu. Dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.

Pertimbangan lain ini dalam menentukan jadwal pembayaran adalah penggunaan “floating cash” secara nyata. Dengan mengetahui bahwa ada unsur-unsur dalam perjalanan , dankenyataan bahwa biasanya saldo bank selalu lebih besar dari pada saldo menurun buku karena ada cheque-cheque yang masih beredar, maka saldo buku dapat direncanakan peda tingkat yang lebih rendah. “Floating cash” yang masuk dapat diseimbangkan dengan pembayaran kas.

REKENING BANK ADMINISTRASI

Dalam pengendalian pembayaran, menyangkut transaksi divisional anak perusahaan atau kantor lapangan, maka dapat dipergunakan beberapa rekening bank untuk tujuan khusus, misalnya imprest accouns, zero balance accounts, dan automatic balace accounts.

Dalam system zero balance, maka rekening bank  untuk unit organisasi tertentu selalu di pelihara saldonya sebesar nol. Apabilah di terima cheque pembayaran, maka bank di berih wewenang untuk memindahkan dana yang di perlukan dari rekening umum ke rekening khusus untuk membayar itu. Pembayaran dapat di lakukan dengan wesel bayar. Cara lain yang serupa ialah, bahwa kepala bagian keuangan akan memindahkan melalui kawat atau telegram ke dalam zero bank account, seterima pemberitahuan dari bank mengenai permintaan pembayaran. Zero bank accounts dapat mempermudah pengawasan pembayaran melalui satu atau beberapa perkiraan. System terseut juga mempermudah melakukan pengecekan cepa terhadap posisi kas perusahaan

Dalam automatic balance accounts dipergunakan perkiraan yang sama untuk penerimaan dan pengeluaran. Apabilah rekening tersebut telah beradah di atas suatu tingkat maximum yang ditetapkan, maka kelebihan rekening tersebut akan di transfer ke rekening pusat; dan sebaliknya, apabilah saldo yang di bawah tingkat minimum , maka rekening tersebut harus di isi kembali.

PENGAMATAN PENGENDALIAN INTERN

1. PENTINGNYA PENGENDALAN INTERN

Apabilah uang telah di setor ke bank, nampaknya masalah utama pengaman kas telah di pecahkan. Memang benar, bahwa pengendalian pengeluaran kas merupakan hal yang relative sederhana apabilah beberapa aturan di taati. Setelah factor pembelian di setujui untuk pembayaran, langkah berikut biasanya penyiapan cheque untuk ditandatangi oleh pimpinan. Apabilah semua pembayaran mengalami pemeriksaan seperti ini, bagaimanakah bisa timbul sesuatu problema? Tetapi justru disinilah paling besar bahayanya. Setiap kontroler yang harus menandatangani banyak ceque mengetahui bahwa hal tersebut merupakan tugas yang menjemukan yaitu tugas untuk memeriksa apakah laporan penerimaan di lampirkan , membandingkan nama penerimaan uang terhadap faktur, dan membandingkan jumlahnya. Oleh karena tugas tersebut begitu menjemukan , maka hal tersebut dilakukan secara asal jadi saja. Namun tugas itu memang penting untuk mengawasi pembayaran , dan harus dilakukan secara berhati-hati. Yang lain dapat melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba sering dokumen dan bukti pengeluaran palsu dipergunakan untu mendapatakan tanda tangan yang keedua kalinya. Pencegahan praktek ini mengharuskan adanya penelitian berhati-hat sebelum cheque ditandatangi, dan jua melalui cara-cara pengamanan lainnya. Tidak dapat di terima begitu saja bahwa segala sesuatunya berjalan dengan baikmereka yang menandatangani cheque harus bersikap mempertanyakan transaksi yang kelahatan meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya. Memang, pemeriksaan document yang di lampirkan pada cheque sering akan menyoroti pengeluaran yang tidak tepat dan setiap kelemahan dalam prosedur-prosedur lain.

1. BEBERAPA PRINSIP PENGENDALIAN INTERN

Kesempatan penggunaan dana secara tidak wajar atau tidak benar adalah demikian besar, sehingga seorang controller harus selalu menekankan keperluan untuk mengadakan perlindungan yang wajar dalam fungsi pengeluaran kas. Diperlukan adanya kewaspadaan dan prosedur pemeriksaan yang sehat. Meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi , tetapi beberapa saran umum yang bersama ditetapkan sebagai berikut :

1. Ecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cheque
2. Semua cheque harus diberi nomor terlebih dahulu, dan semua nomor yang dipergunakan atau dibatalkan harus dipertanggung jawabkan
3. Semua cheque pembayaran umum harus ditanda-tangani oleh dua orang secara bersama-sama.
4. Tangung jawab untuk penerima kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas.
5. Semua orang yang menandatangani cheque atau yang menyetujui pembayaran harus dipertanggungkan secukupnya.
6. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menandatangani cheque atau menyetujui pembayaran.
7. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas melakukan pembayaran.
8. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung ydiperlukan ang harus menjadi persayarat untuk melakukan pembayaran.
9. Cheque untuk mengisi kembali imprest fund kas kecil dan pembayaran gaji dan upah harus dibayar kepada individu tertentudan bukan kepada perusahaan atau pembawa.

10.  Setelah pembayaran dilakukan,semua dokumen pendukung harus diperforasi atau diberi tanda “telah dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kali.

11.  Alat-alat mekanis harus dipergunakan bilamana praktis, misalnya alat penulis cheque dan sebagainya.

12.  Harus diadakan rotasi kerja atau diwajibkan mengambil cutibagi mereka yang bertugas melakukan pembayaran.

13.  Persetujuan bukti/voucher pembayaran biasanya harus dilakukan oleh mereka yang tidak bertuhgas untuk melakukan pembayaran.

14.  Untuk transfer antar bank harus ada persetujuan khusus, dan harus diselenggarakan suatu perkiraan “ Transfer bank”.

15.  Semua bukti/ voucher pengeluaran kas kecil, harus ditulis dengan tinta atau diketik.

1. METODE PENYALAHGUNAAN DANA

Cara pengamanan sebagai mana baru dibicarakan diatas, adalah sebagian dari cara yang dikembangkan atas dasar pengalaman dari banyak perusahaan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut ;

1. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan bayaran dua kali.
2. “Kiting”, atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat  pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
3. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas.
4. Menaikan jumlah cheque setelahditandatangani.
5. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
6. Menguangkan cheque gaji/upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
7. Mengubah bukti/ voucher pengeluaran kas kecil.
8. Memalsukan cheque dan memusnakannya peda saat telah diterima dari bank menggantikan dengan cheque lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.

1. REKONSILIASI BANK

Suatu fase pengendalian intern yang penting adalah dengan merekonsiliasikan saldo menurut salinan rekening Koran bank dengan saldo menurun buku. Ini terutama benar lagi bagi rekening umum bank sebagaimana dibedakan  dari rekening yang hanya untuk melakukan pembayaran.

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa rekonsiliasi bank harus ditangani oleh seseorang yang bebas dari tugas mengurus penerimaan atau pengeluatan kas. Tugas rekonsiliasi ini dapat ditangani oleh controller atau dilaksanakan sendiri oleh bank. Perhatian khusus haru diberikan tarhadap cheque yang beredar pada periode yanglalu dan terhadap penyetoran yang dilakukan pada akhir periode untuk dapat mendeteksi kiting.

1. DANA KAS KECIL

Pada umumnya perusahaan harus melakukan berbagai pembayaran kecil-kecil. Untuk memenuhi kebutuhan ini, maka  diselenggarakan dana kas kecil diselenggarakan berdasarkan imprest fund system, yaitu suatu system dengan saldo dana yang tetap.

Banyak dana kas kecil seperti ini diperlukan dalam kantor cash cabang atau pada setiap pabrik. Harus disedikan bentuk kwitansi dan proseduryang seragam termasuk limit atau pengeluaran yang dilakukan mengenai saluran ini, melalui persetijuan secara wajar, dan sebagainya.

Apabila mungkin, maka orang yang menangani penerimaan atau pengeluaran kas tidak boleh menangani kas kecil. Cara pengamanan lain meliputi opname kas secara mendadak, pembatasan langsung terhadap semua lembaran kas kecil setelah dilakukan pembayaran, dan pemeriksaan secara teliti terhadap pengisian kembali kas kecil. Meskipun dananya mungkin kecil saja, tetapi dapat dibelanjakan jumlah yang sangat besar (karena pembayaran yang sering). Controller tidak boleh melalaikan pemeriksaan terhadap kegiatan ini.

INVESTASI DANA SEMENTARA

Dalam banyak perusahaan, dana berlebihan atau surplus yang tidak diperlukan untuk tujuan operasi atau compensating bank balance tersedia untuk diinvestasikan. Penggunaan secara berhati-hati atas dana yang tidak dimanfaatkan dapat menambah penghasilan. Meskipun pejabat keuanganlah bisanya yang akan mengarahkan investasi dana semacam ini, tetapi controller akan berhubungan dengan pelaporan dan pengendalian secukupnya serta pada umumnya harus mengetahui tentang masalah investasi.

KRITERIA MEMILIH INVESTASI

Dengan mengetahui adanya kesempatan untuk memperoleh tambahan pendapatan dari dana yang sementara berlebihan, apakah kriteria yang yang dapat dipergunakan dalam memilih alat investasi? Mungkin ada lima criteria tersebut, dan semuanya agak berhubungan:

1. Keamanan pokok pinjaman.
2. Stabilitas harga.
3. Kemungkinan pemasarannya.
4. Saat jatuh tempo.
5. Hasil (Yield).

PEMBATASAN INVESTASI

Kadang-kadang dewan komisaris akan meletakan pembatasan mengenai bagaimana dana sementara dapat diinvestasikan. Dalam kesempatan lain mungkin pejabat keuangan senis yang akn memberikan pembatasan-pembatasan itu. Hal-hal yang tercakup dalam pembatasan akan meliputi:

1. Masa maksimum untuk investasi
2. Posisi kredit pihak yang mengedarkan surat-surat berharga.
3. Investasi maksimum dalam berbagai jenis surat berharga terpilih.

Menurut pihak/perusahaan yang mengedarkan surat berharga.

Menurut  jenis instrument

Menurut Negara asal

Menurut mata uang

Banyak pemberitahuan membeli investasi jangka pendek yang dapat dinegosiasikan. Selain itu, investasi tersebut sering dibayar melalui transef dengan kawat/telegram.

Banyak perusahaaan mengontrak sebuah bank komersial besar untuk bertindak sebagai pengurus dari surat-surat berharga, melakukan pembayaran atas investasi yangDiterima dn menerima dana atas investasi yang diserahakan.

PENYIAPAN DAN PEMELIHARAAN BUKU PEDOMAN

Penyiapan dan pemeliharaan buku pedoman

Buku pedoman merupakan suatu alat komunikasi kepada semua jenjang manajemen, yang memberi informasi kepada mereka yang berhubungan mengenai kebijaksanaan – kebijaksanaan, prosedur – prosedur, dan metode – metode yang telah disetujui.

Buku pedoman mengembangkan suatu pengertian umum mengenai  interprestasi – interprestasi kebijaksanaan, dengan demikian menghindarkan konflik dan perselisihan.

v  Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman (manual)

Tujuan buku pedoman yaitu menetapkan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar bagi perusahaan, di mulai dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan yang ditetapkan oleh dewan komisaris atau para pemilik utama dari sebuah perusahaan.

Disebabkan karena perusahaan yang luas maka pada masa sekarang kebanyakan perusahaan telah mengembangkan buku pedoman untuk memenuhi berbagai kebutuhan :

1. Untuk mengkomsumsikan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar dan prosedur – prosedur perusahaan secara efektif kepada semua jenjang manajemen dan organisasi.
2. Untuk memberikan suatu pengertian umum mengenai interprestasi kebijaksanaan dan untuk menetapkan serta menjelaskan masalah – maslah kebijaksanaan atau prosedur yang mungkin timbul.
3. Menyiapkan pembakuan (standarisasi)dan penyederhanaan.
4. Latihan bagi para pegawai yang di tugaskan pada pekerjaan – pekerjaan baru.
5. Untuk memungkinkan implementasi prosedur – prosedur baru dengan lebih cepat dan dengan taraf pengertian yang lebih tinggi serta konsisten dalam seluruh perusahaan.
6. Memberikan suatu alat yang dapat memberi komuniksi tepat pada waktunya mengenai perubahan – perubahan dalam organisasi, tanggung – jawab, kebijaksanaan, prosedur, dan peraturan.
7. Memajukan keseragaman dalam implimentasi dan membentuk suatu alat pengendalian intern bagi manajemen serta pemeriksaan ketaatan pelaksanaan terhadap peraturan – peraturan atau kebijaksanaan.
8. Menyediakan suatu sumber referensi bagi metode – metode yang lebih baik dalam memecahkan perselisihan.
9. Menghindarkan terjadinya duplikasi dalam daya upaya dan memajukan keharmonisan antar pegawai dengan menetapkan tanggung – jawab yang dilimpahkan secara jelas.

10.  Mempercepat waktu dalam memberikan intruksi dan pengarahan, dengan demikian memungkinkan superisi dan pengolahan yang lebih efektif.

11.  Membantu dalam penelaahan manajemen dan dalam ealuasi pengendalian intern.

v  Organisasi dan tanggungjawab untuk pedoman prosedur.

Ada berbagai alasan bagi keterlibatan controller dalam tugas prosedur dimanapun tanggung jawab diletakkan, yaitu :

1. Pengendalian intern dalam tugas prosedur yang terpadu dengan proses manajemen dan merupakan pertimbangan penting dalam pengembangan prosedur, dan tenaga akuntansi yang terlatih jelas menyadari kebutuhan – kebutuhan ini.
2. Banyak prosedur antar departemen melibatkan arus dokumen yang menjadi perhatian langsung bagi departeman akuntansi.
3. Diperlukan suatu cara pendekatan yang menyeluruh, dan bukan per departemen, dan departemen controller biasanya terlibat dalam transaksi – transaksi yang melintasi batas – batas departemen.
4. Banyak dari prosedur – prosedur semata – mata menyangkut atau langsung berhubungan dengan transaksi – transaksi akuntansi.
5. Fungsi controller perlu menjamin bahwa pengecekan dan keseimbangan terjalin kedalam prosedur – prosedur dan juga adalah konsisten dengan sasaran – sasaran dan tujuan – tujuan perusahaan.

Langkah – langkah yang ditempuh dalam penyiapan pedoman

Adalah hal yang fundamental bahwa suatu cara pendekatan yang terorganisir harus dipergunakan dalam menyiapkan buku pedoman atas setiap prosedur.

Penyiapan buku pedoman haru dipertimbangkan sebagai suatu usaha kerjasama dari semua organisasi, termasuk unit – unit operasi dan unit organisasi yang menyiapkan buku pedoman.

Berbagai factor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan buku pedoman, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang berhubungan, siapa dan bagaimana mempergunakan buku pedoman. Juga tetapkan sifat, isi, dan tujuan pedoman secara umum.
2. Siapkan outline umum dari buku pedoman.
3. Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua aspek telah tercakup.
4. Tinjau dan analisalah praktek – praktek yang ada dan peroleh sebanyak mungkin latar belakang tentang masalah – masalah, dan teliti semua dokumen yang berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.
5. Siapkan konsep naskah (draft) dari prosedur yang di usulkan.
6. Peroleh komentar – komentar atas naskah dari semua departemen yang berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.
7. Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan sudut – sudut pandangan yang bertentangan dan masukkan saran – saran sejauh dapat dilakukan.
8. Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan pelaksanaannya.
9. Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang layak menerima, akan menerima tembusannya.

10.  Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

Dalam penyiapan konsep naskah ( draft ), harus diberikan pertimbangan khusus terhadap hal – hal sebagai berikut :

1. Prosedur – prosedur harus sesingkat mungkin.
2. Judul harus cukup deskriftif mengenai subyeknya.
3. Nama jabatan harus dipergunakan untuk menggantikan nama pribadi.
4. Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.
5. Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk adanya perubahan – perubahan.
6. Dalam naskah harus tersedia ruangan untuk tanda adanya persetujuan.

BUKU PEDOMAN AKUNTANSI

Suatu buku pedoman akuntansi harus menyajikan semua kebijaksanaan akuntansi dan prosedur – prosedur implementasinya. Isi dan organisasi dari pedoman demikian akan berbeda – beda sesuai dengan ukuran unit perusahaan, sifat perusahaan, dan struktur organisasi; namun contoh – contoh subyek yang akan dicakup adalah sebagai berikut :

1. Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman
2. Metode – metode untuk melakukan dan menyetujui adanya perubahan – perubahan.
3. Bagan organisasi – fungsi akuntansi serta finance (pembiayaan) dan juga suatu referensi terhadap seluruh organisasi.
4. Bagan dan teks perkiraan – perkiraan, termasuk klasifikasi dan uraian umum mengenai setiap perkiraan.
5. Garis – garis besar fungsional dari semua unit akuntasi.
6. Semua kebijaksanaan yang berhubungan dengan finance (pembiayaan) dan akuntansi serta prosedur – prosedur terperinci mengenai implementasi.
7. Laporan – laporan intern dan ekstern yang akan disiapkan, dengan menyebutkan tanggungjawab yang dilimpahkan, tanggal dan distribusinya.
8. Skedul induk dari laporan – laporan yang diperlukan oleh dan dari organisasi departemen controller.
9. Prosedur – prosedur dan skedul – skedul penutupan buku.

10.  Intruksi – intruksi khusus seperti penetapan  harga pokok.

11.  Valuta asing.

12.  Pengawasan harta.

13.  Beraneka macam intruksi seperti surat bentuk standar, kabel dan nilai statistik, kabel penjabaran, persyaratan – persyaratan pelaporan yang unik dan lain – lain.

REVISI BUKU PEDOMAN

Adalah merupakan keharusan bagi perusahaan untuk memutakhirkan buku pedoman yang telah disusun dan membuatnya sejajar dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan terbaru dari perusahaan.

Saran – saran yang berhubungan dengan revisi terhadap suatu prosedur atau buku pedoman yang telah ada :

1. Revis harus ditangani atas dasar yang terjadwal secara sistematis.
2. Semua prosedur harus ditinjau secara periodic untuk menetapkan kemuktakhirannya.
3. Perubahan akan namakan biaya yang mahal, sehingga evaluasi yang sesuai harus dilakukan mengenai keperluan untuk mengadakan perubahan.
4. Perubahan – perubahan atau revisi – revisi harus dikoordinasikan dengan semua unit yang terpengaruh, terutama organisasi pemakai buku pedoman atau prosedur.
5. Untuk memudahkan tinjauan, perubahan – perubahan spesifik terhadap suatu prosedur yang telah ada harus ditunjukan dalam naskah.
6. Revisi harus menunjukkan tanggal mulainya yang efektif dan menunjukkan bahwa hal itu merupakan suatu revisi.
7. Dokumentasi revisi disertai komentar – komentar bahasan.

Buku pedoman

Salah satu tujuan utama dari buku pedoman akuntansi dari sebuah perusahaan adalah menciptakan adanya keseragaman dalam prinsip – prinsip, praktek – praktek dan prosedur – prosedur akuntansi yang diterapkan dalam seluruh  perusahaan.

Ikhtisar

penggunaan buku pedoman prosedur yang efektif tergantung dari factor – factor sebagai berikut :

1. Orang yang mampu untuk mengembangkan prosedur – prosedur, apakah sebagai suatu tanggungjawab fungsional atau staf.
2. Kerjasama dari semua orang atau apartemen yang berhubungan, termasuk staf prosedur dan unit – unit operasi serta rekonsiliasi dari pandangan – pandangan yang bertentangan.
3. Disiplin manajemen yang perlu untuk memastikan adanya ketaatan terhadap buku pedoman prosedur yang telah diterbitkan

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

MANAJEMEN PERSEDIAAN

Perencanaan persediaan berhubungan dengan penentuan komposisi persediaan, penentuan waktu atau penjadwalan, sertalokasi untukmemenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang diproyeksika. Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik persediaan. Banyak pertimbangan dalam pengelolaan persediaan : akan tetapi, disini kitapusatkan perhatian pada aspek-aspek yang berhubungan dengan fungsifinansial dan peranan controller.

PENTINGNYA PENGELOLAAN PERSEDIAAN

Perusahaan merupaakan investasi pentingdan meminta perhatian yang besardari controller dalam pengembangan teknik pengendalian dalam memelihara saldo persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Perseiaan merupaka harta yang sensitif terhadapkekunoan,penurunan harga pasar, pencurian,pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya sebagai akibat salah arus. Conrtoller harus menganalisis persediaan secara mendetail dan menyediakan kepada manajemen laporan yang cukup, sehingga kondisiyang kurtang baik dapat diperbaiki dengan segera.

BIAYA PENYELENGGARAAN PERSEDIAAN

Biaya bunga adalah dihitung apabila dipinjam uang mendapatkan persediaan atau modal kerja bunga atas persediaan atau modal kerja bunga atas pinjaman. Atau dapat dihitung imputed interest dengan menggunakan suatu tarif bunga yang setara denganhasil penghasilan atas investasi dalam alternatif lain. Biaya persediaan lain yang harus dikenal adalah: biaya asurans;pajak;biaya penggunaan dan pentimpanan serta penyelenggaraan;kerugian kecurian; kerusakan; pengusutan; kekunoan; dan lain-lain. Jumlah semua biaya ini plus bunga, mudah mencapai 25% sampai dengan 40%  dari nilai persediaan setahun. Oleh karena itu, controller mempunyai kesempatan untuk mengurangi biaya dengan cara meperbaiki pengelolaan persediaan.

MANFAAT MANAJEMEN PERSEDIAAN

Manajemen persediaan yang layak mempunyai berbagai keuntungan penting, antara lain :

1. Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum.
2. Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biayayang timbul dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpana, kekunoan, dan jarak serta jarak asuransi persediaan.
3. Mengurangi resiko kecurangan  atau kecurian persediaan.
4. Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan.
5. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan dengan cara selal menyediakan bahan atau barang yang diperlukan.
6. Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pegudangan.
7. Memungkinkan pemerataa produksi melalui penyelenggaraan persediaan yang baik merata sehingga dapat membantu stabilitas pekerjaan.
8. Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena penurunan harga.
9. Mengurangi biaya opname fisik persediaan tahunan.

10.  Melalui pengendalian yang wajar dan informasi yang tersedia untuk persediaan, dimungkinkan adanya pelaksanaan pembelian yang lebih baik unutk memperoleh keuntungan dari harga khusus dan dari perubahan harga.

11.  Mengurangi penjualan dan biaya administrasi, melalui pemberian jasa/ pelayanan yang lebih baik kepda para pelanggan.

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Manajemen harus memastikan bahwa akn dikebangkan rencana yang sesuai untuk menghasilkan produk yang dapat memenuhi permintaan pasar, bahwa rencana tersebut akan direvisi apabila kondisi perusahaan memerlukan, dan peralatan sesuai dengan rencana.

Dengan pengintergrasian sistem manajemen persediaan dengan pengendalian akuntansi, penganalisaan persediaan yang terinci, dan pelaporan periodik akan dapat tersedia mekanisme untuk mengarahkan perhatian terhadap masalah persediaan yang memerlukan tindakan perbaikan. Beberapa teknik pengendalian akuntansi dapat dipergunakan oleh manajemen untuk menjegah terjadinya kondisi-kondisi yang menyimpang. Teknik-teknik khusus yang dapat dipandang sebagai alat untuk mencapai pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :

1. Penetapa titik persediaan minimum dan maksimum.
2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turnover).
3. Pertimbangan manajemen.
4. Analisi nilai.
5. Pengendalian budget.

Dalam banyak persediaan, cara pengendalian tertentu dipergunakan untuk hanya beberapa jenis persediaan, dan cara yang lain dipergunakan untuk jenis persediaan lain yang mempunyai kebutuhan pengendalian yang berbeda..

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN PERSEDIAAN

Beberapa alasan mengapah fungsi penjualan harus bertanggung-jawab untuk pengendalian persediaan barang jadi, yaitu :

1. Departemen penjualan adalah, atau harus, dalam posoisi yang paling baik untuk memahami trens dan permintaan pasar. Jika esekutif penjualanlah yang bertanggung jawab untuk persediaan, maka dia mendapat insetif tambahan untuk menggunakan pengetahuan pasar sampai sepenuhnya.
2. Apabila para eksekutif penjualan mempunyai tanggung-jawab untuk pengendalian persediaan barang jadi, maka mereka lebih mungkin memberikan perhatian ynag lebih besar untuk menjalankan persediaan secara mutahir.
3. Tanggung jawab untukpersediaan barang jadi merupaakinsetif untuk penaksiran kebutuhan secara lebih baik dalam memproyeksikan kebutuhan penjualan dan permintaan-permintaan atas produksi.

SASARAN DAN KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN

Kebijaksanaan-kebijaksanaan umum yang akan mengatur akumulasi persediaan, dan juga fungsi-fungsi yang berhubungan dalam berbagi divisi perusahan, harus dibuat pada pimpinan tertinggi. Beberapa hal yang akan tercakup sbb;

1. Modal maksimum yang akan diinvestasikan dalam persediaan.
2. Luasnya pembelian spekulatif yang diperbolehkan.
3. Perubahan yang mungkin dalam moda, jasa/ Pelayanan kepada pelanggan, atau usaha penjualan.

FASILITAS PERGUDANGAN DAN PENGENDALIAN YANG CUKUP

Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas pergudangan dan penyelenggaraan/penanganan yang memadai. Oleh karena ada barang-barang yang tidak dapat ditemukan, maka akan dibeli bahan yang berlebihan atau yang sebenarnya tidak diperlukan. Kerugian karena kekunuoan dan kerusakan akan menjadi tinggi. Kondisi seperti itu akanmembuat catatan perpetual akan kehilangan artinya. Pengendalian persediaan yang baik jelas tidaklah mungkin. Sebaliknya fasilitas yang tersedia tidak boleh terlalu luas, sehingga menimbulkan biaya pengendalian yang tidak perlu.

STANDARISASI DAN SIMPLIFIKASI PERSEDIAAN

Standarisasi merupakan istilah yang lebih lazim yang berhubungan denganpenetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan penguranagan suatu produk menjadi beberapa jenis, ukuran, dan karakterisrik tetapyangdianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya jenis/unsur barang, untuk menetapakan kemungkinan dapat ditukarkannya berbagai bagian dan produk yang telah siap mdiolah, dan untukk menetapkan standar kualitas bahan.

CATATAN DAN LAPORAN YANG MEMADAI

Catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan para staf pembelian, produksi,penjualan, dan keuangan. Informasi yg mungkin diperlukan mengenai sesuatu jenis/kelas persediaan adalah sebagai berikut ;

• Kuantitas yang diperlukan untuk kontrak spesifik.
• Kuantitas yangdiperlukan untuk suatu siklus produksi tertentu.
• Kuantitas dalam pesanan.
• Kuantitas yang ada ditangan.
• Kuantitas yang ada di tangan.
• Kuantitas yang dipisahakan untuk kontrak, pelanggan, atu order produksi khusu.
• Pengalama historis.
• Harga pokok perunit.
• Kuantitas minimum dan maksimum.
• Kuantitas pemesanan standar.
• Titik reoder ( pemesanan kembali ).
• Titik reoder (pemesanan kembali).
• Data penjadwalan.
• Waktu penyerhaan.

TENAGA KERJA YANG MEMUASKAN

Manajemen persediaan bukan terlaksana melelui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan. Tetapi diperoleh melalui tindakan manusia, dan tidak ada yang dapat menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia. Seseorang harus mempunyai perhatiandan dan inisiatif yang cukup untuk menelaah catatan dan merekomendasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan ini tidak dapat hanya berada dijenjang manejer tetinggi, tetapi harus sampai pada mereka yang diberi tanggung-jawab khusus terhadap pengendalian persediaan.

MAKSIMUM DAN MINIMUM

Dalam menetapakan titik maksimum dan minimum,faktor berikut harus dipertimbangkan ;

1. Tingkat penggunaan atau penyerahan.
2. Waktu yang diperlukan untuk membeli atau memproduksi.
3. Kuantitas pesanan yang ekonomis.
4. Fasilitas pergudangan yang Ekonomis.
5. Modal kerja ynag tersedia.
6. Biaya penyelenggaraan persediaan.
7. Kemungkinan bahan yang disimpan mengalami kerusakan atau kekunoan.
8. Kondisi pasar secara umum dan luasnya spekulasi.
9. Pengaruh pada perputaran tenaga kerja.

PENGENDALIAN MELALUI PERPUTARAN

Perputaran dihitung dengan cara pembagian jumlah pemakaian oleh persediaan dapat ditentukan sbb;

Perputaran                    =         Jumlah Harga Pokok Penjualan

Barang Jadi                             Persediaan Rata-rata Barang Jadi

Perputaran Barang        =            Jumlah Hrga Pokok Produksi

dalam proses                          Persediaan Rata-rata Barang Jadi

Perputaran                   =             Jumlah Harga Pokok Penggunaan Bahan

Bahan Baku                                     Persediaan Rata-rata Bahan Baku

Perputaran Bahan        =     Jumlah Harga Pokok Bahan Pembantu yang Dipergunakan

Pembantu                                          Persediaan Rata-rata Bahan Pembantu

PENYUSUNAN ANGGARAN PERSEDIAAN BAHAN

Pada dasarnya ada 2 metode untuk mengembangkan anggaran persediaan bahan baku dan bahan perlengkapan, yaitu :

1. Menyusun anggaran untuk masing-masingunsur persediaan yang penting secara terpisah pada program produksi.
2. Menyusun anggara bahan untuk persediaan bahan  secara menyeluruh atau untuk golongan persediaannya, berdasarkan faktor produksi tertentu.

PENYUSUNAN ANGGARAN PER JENIS BAHAN

Dalam menyusunanggaran secara terpisah untuk masing-masing jenis utama harus ditempuh langkah-langkah sbb;

1. Menetapkan kuantitas bahan yang diperlukan untuk setiap unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk selalu program produksi.
2. Menetapkan untuk setia unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk program produksi.
3. Menetapkan untuk setiap unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk selalu program produksi.
4. Mengurangi persediaan bahan yang diharapkan pada awal peridode anggaran untuk dapat menetapakn total kuantitas yang akan dibeli.
5. Mengembangkan suatuprogram pembelian yang tepat menjamin bahwa bahan akan tersedia dengan kuantitas yang cukup pada saat diperlukan.
6. Menjabarkan persyaratan/kebutuhan persediaan dan pembelian dalam satuan fisik kedalam jumlah uang, dengan cara mengaplikasikan harga bahan yang diperkirakanterhadap kuantitas yangdianggarkan.

ANGGARAN YANG DIDASARKAN PADA FAKTOR PRODUKSI

Untuk berbagai unsur/jenis bahan dan perlengkapan yang tidak dapat ditaksir secara tersensiri, maka anggaranya harus disusun berdasarkan faktor umum dari kegiatan produksi yang diharapkan, seperti jumlah kerja yang yang ditaksir, jumlah jam produktif yang ditaksir, jumlah jam standar yang diperkenankan, jumlah pemakaian bahan, atau jumlah harga pokok barang yang diproduksi. Rasio persediaan terhadap musim yang berbeda harus dapat dipelajari sampai mendapat ketentuan hubungan standarnya . Proses inidapatdiperinci dengan menetapakanberbagai standar untuk berbagai golongan persediaan bahan yang berbeda.

Begitu rencana terssbut telah dijalanka, maka harus diperiksa secara ketat dengan membandingkan setiap bulan rasio yang sebenarnya terhadap  standar. Apabila timgkat perputaran berbeda di bawah standar, maka catatan untuk masing-masingjenis/unsur persediaan harus dipelajari untuk dapat mendeteksi barang yang lambat perputarannya.

PENGANGGARAN BARANG DALAM PROSES

Pengendalian persdiaan barang dalam pengolahan dapat dilaksanakan melalui pengecekan terus-menerusterhadap tingkat perputaran. Apabila proses, departemen,ataupabrik tertentumenunjukan persediaan yang terlalu besar, maka harus diadakan penyelidikan tersendiri.

Pengendalian persediaan berang dalam proses telah diabaikan dalam banyak perusahaan. Waktu yang dikeluarkan mulai dari saat bahan diasumsikan dalam pabrik sampai menjadi barang jadi,sering lebihlama dari pada waktu yangdiperlukan apabila operasi dilakukan secara efisien.

PENGANGGARAN BARANG JADI

Anggaran barang jadi pada harus didasarkan kepada anggaran penjualan. Sebagai contoh, apabila diharapkan bahwa selama masa anggaran akan dijual 500 unit barang A, maka harus ditetapkan berapakah jumlah persediaan seharusnya untuk dapat mendukung program penjualan tersebut.

Harus dapat dipertahankan margin ofsafely terhadap persediaanbarang jadi sehingga dapat dilakukan pengiriman barang secara memuaskan..

PENGANGGARAN BARANG JADI PER JENIS BARANG

Ada 2 metode yg digunakandalam penganggaran barang jadi:

Pertama ditetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing unsur/jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan pada berbagai tanggal dalam masa anggaran. Total anggaran diperoleh dengan hanya menjumlahkan anggaran unutk masing-masing unsur/ jenis barang. Kemudian total anggaran ini dapat diuji dengan menggunakan tingkat peraturan yang diinginkan, sebagai bukti bahwa akan dipertahankan hubungan yang memuaskan antara persediaan dan penjualan dan bahwa anggaran persediaan itu selaras dengan program keuangan secara umum.

SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN

Dalam pengembangan sebagian besar sistem persediaan, yang dipergunakan adalh konsep data base . Data basesystem tersebut tersebut akan mencalup banyak informasi sebagai berikut :

1. Data pelanggan-alamat, posisi kredit, banyaknya order, produk-produkyang lazim, diorde, dan informasi lain.
2. Persediaan- uraian, kode barang, kuantitsa yang tersedia dan pada jadwal yang mana,lama penyimpanan produk, lokasi penyimpanan dalam gudang, lokasi geofrafis, sejarah transaksi.
3. Perencanaa produksi-daftar uraian bahan untuk setiap jenis produk yang dihasilkan, standar waktu atau jadwal, urutan operasi.
4. Pengendalian kualitas- pengujian yang diperlukan, hasil menurut pengalaman untuk setiap jenis produk dan dasar pengujiannya.
5. Catatan dan data historis-memelihara secara tentang produksi penjualan, tingkat persediaan, data mengenai semua transaksi persediaan.
6. Laporan-catatan mengenai semua laporan yang diterbitkan dan tindakan yang telah diambil.

PENGENDALIAN INTERN DAN PERSEDIAAN

Pengendalian akuntansi terhadap persediaan merupakan salah satu masalah tersulit yang dihadapai controller. Departemen akuntansi harus mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dengan para tenaga kerja pada berbagai tingkat operasi.

Penyesuaian atau koreksi persediaan sering terjadi karena mengalami kekunuoan penyusutan, kecuruian, kerusakan , dan akuntansi yang tidak wajar. Beberapa koreksi penyesuaian timbul karena kesalahan pembukuan, tetapi banyak koreksi yang lain karena pengendalian yang tidak baik terhadap fisik persediaan.

Banyak masalah persediaan timbul apabila pengendalian agak longgar untuk memperlancar proses produksi. Catatan pembukuan perlu menggambarkan arus bahan mulai dari penerimaan sampai diserahkan sampai barang jadi. Masalah persediaan bukan saja menyangkut catatan persediaan yang tidak cermat tetapi juga kerugian yang tidak dibukukan karena operasi yang tidak efisien dan pemakaian yang berlebihan.

Controller harus menghargai dari pengendalian intern yang baik. Dan oleh karena itu, harus bekerja erat dengan bagian produksi untuk dapat mengembangkan prosedur yang ketat guna mengurangi kerugian dan memperkecil keperluan untuk melakukan penyesuaian terhadap persediaan.

CATATAN PERSEDIAAN

Jenis catatan persediaan yang akan diselenggarakan ditentukan oleh controller dengan bekerjasama dengan individu yang bertanggung jawab untuk fungsi manajemen persediaan.  Catatan harus diselenggarakan secara mutahir, dan transaksi yang terjadi harus dicatat secara wajar dalam catatan gudang atau persediaan.

LAPORAN PERSEDIAAN

Keberhasilan setiap sistem manajemen persediaan tergantung dari bagaimanakah informasi dan data dikomunikasikan dan dipergunakan. Inforamasi harus berguna bagi mereka yang menerimanya, mudah  dimengerti, dan disediakan tepat pada waktunya. Controller harus membuat pimpinan sadar akan efektivitas dari perencanaan dan pengendalian persediaan. Laporan yang dibuat harus menunjukkan perbandingan hasil yang sebenarnya dicapai dengan yang direncanakan, memberikan suatu analisa mengenai varians yang terjadi dan menjelaskan tindakan perbaikan/koreksi yang perlu diambil.

Perencanaan Dan Pengendalian : Biaya Penelitian dan Pengembangan (R&D)

Perencanaan Dan Pengendalian :

Biaya Penelitian dan Pengembangan (R&D)

Kegiatan Penelitian dan Pengembangan (R&D)

Penelitian merupakan semua kegiatan atau fungsi – fungsi yang berkaitan, seringkali terjadi didalam laboratorium, untuk menemukan produk baru atau proses baru. Sebaliknya, pengembangan disini di peruntukan bagi segala kegiatan proses baru. Sebaliknya, pengembangan disini di peruntukan bagi segala kegiatan yang mencoba menerapkan pengetahuan yang mencoba menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari penelitian pada bidang komersial.

Walaupun kegiatan – kegiatan R&D biasa dikelompokkan dalam berbagai cara, tetapi yang sering digunakan adalah cara pengelompokkan sebagai berikut :

–          Penelitian Dasar (basic / fundamental research)

–          Penelitian Terapan (Applied Research)

–          Pengembangan

Aspek Manajemen Keuangan Pada R&D

–          Penentuan seluruh jumlah yang akan datang untuk R&D

–          Penilaian keuangan, sejauh yang memungkinkan, atau proyek – proyek yang menelan pengeluaran R&D

–          Penyajian cara pembukuan yang memadai dalam laporan keuangan dan sejalan dengan pedoman pembukuan perusahaan

–          Penyusunan klesifikasi pembukuan yang baik, menurut jenis biaya dan jenis departemen sehingga laporan tentang pengeluaran yang sesungguhnya juga bisa dibuat menurut jenis proyek, jenis departemen dan sebagainya.

–          Perencanaan dan peranggaran biaya secara terperici

Kaitan Strategi Perusahaan Pada R&D

Apabila tujuan perusahaan adalah mengoptimalkan laba sepanjang masa, maka strategi yang dilakukannya memerlukan perencanaan R&D yang berbeda dengan yang diperlukan oleh perusahaan yang bertujuan memaksimumkan laba jangka pendek. Maka rencana R&D seharusnya diolah dan dikembangkan dari tujuan dan sasaran perusahaan. Jika tujuan dan rencana perusahaan seperti itu ternyata tidak ada, maka rencana R&D bisa saja sangat diwarnai oleh minat dan keinginan direktur R&D beserta seluruh ahli yang ada di dalamnya, yang mungkin menjadi minat dan keinginan perusahaan.

Perlakuan Akuntansi Terhadap R&D Dalam Laporan Keuangan

Sebelum mengambil keputusan mengenai perlakuan akuntansi mana yang akan diterpkan pada biaya – biaya R&D, prinsip akuntansi Amerika Serikat ( Financial Accounting Standards Board ) pada tahun  1973 mengajukan empat pilihan metode :

a)      Bebankan semua pengeluaran sebagai biaya dalam tahun yang bersangkutan

b)      Kepitalisasikan semua pengeluaran yang terjadi

c)      Jika keadaan tertentu bisa di penuhi. Kapitalisasikan semua pengeluaran yang terjadi, dan bebankan pegeluaran – pengeluaran yang lain sebagai biaya.

d)      Kumpulkan semua pengeluaran dalam kelompok khusus sampai saat tertentu manfaat baru bisa ditetapkan.

Dengan perkataan lain bisa dikatakan bahwa prinsip akuntansi tersebut sampai pada kesimpulan bahwa semua pengeluaran R&D harus dibebankan sebagai biaya pada saat terjadinya. Perlakuan seperti ini mulai berlaku mulai 1 Januari 1975.

Unsur – Unsur Biaya R&D

Unsur – unsur biaya yang berkaitan dengan kegiatan – kegiatan R&D meliputi biaya – biaya untuk:

a)      Bahan, peralatan dan fasilitas khusus

b)      Personalia

c)      Harta tak berwujud yang dibeli dari pihak lain

d)      Uang jasa kontrak

e)      Biaya – biaya tidak langsung

Merencanakan seluruh Biaya

Dalam menyusun perencanaan keuangan, yang harus dihitung tidak hanya pengeluaran yang langsung untuk proyek saja, tetapi juga pengeluaran – pengeluaran yang tidak langsung, seperti biaya aministrasi. Dengan demikian seluruh biaya yang dimasukkan adalah :

1. Biaya proyek
2. Biaya depertemen, menurut unsure – unsure seperti :
   1. Biaya administrasi umum
   2. Biaya administrasi keuangan
   3. Biaya perpustakaan
   4. Biaya – biaya yang diperlukan untuk penelitian

Dalam usaha menilai optimum tidaknya atau maksimum tidaknya biaya untuk sebuah proyek tertentu, berbagai jenis analisis keuangan bisa saja digunakan, walaupun tidak semua jenis sesuai untuk diterapkan. Akan tetapi, karena pada umumnya laba bersih yang diperoleh dari produk atau proses harus menutup biaya penelitian, menutup penanaman modal pada mesin – mesin dan modal kerja dan mampu menghasilkan tingkat pengembalian yang wajar, maka formula yang menghubungkan antara laba dan volume bida digunakan sebagai pedoman.

Formula yang bisa digunakan adalah :

R = 2 (YNS – P – W)

Keterangan :

R          = BIaya penelitian dan pengembangan maksimum untuk proyek

Y          = Jangka waktu (th) pengembalian investasi

N          = Tingkat laba bersih minimum, yang dinyatakan terhadap nilai penjualan (%)

S          = Nilai penjualan per tahun (Rp)

P          = Investasi pada mesin

W         = Investasi pada modal kerja

Pengendalian Biaya Administrasi Dan Finansial

Fungsi – fungsi administrasi

Fungsi administrasi umum berhubungan dengan penetapan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan eksekutif dan pengendalian secara menyeluruh. Kadang – kadang kegiatan admintrasi umum meliputi beberapa fungsi yang tidak persis bersifat administrative, tergantung pada struktur organisasii perusahaan.

Komponen – Komponen Biaya

Beberapa jenis biaya terutama adalah biaya – biaya yang umum dari departemen, dan terhadapnya dapat diterapkan teknik – teknik pengendalian yang normal. Jenis – jenis biaya seperti ini meliputi : gaji dan upah, alat – alat kantor, tunjangan, biaya perjalanan, iuran dan majalah, telepon dan telegram, biaya – biaya pemakaian dan penempatan seperti sewa, depresiasi dan lain – lain.

Fungsi Aministrasi Dalam Hubungannya Dengan Produksi dan Distribusi

Banyak perusahaan perhatian utama adalah mengendalikan biaya produksi dan biaya distribusi, karena menyangkut 2 kegiatan pokok dari perusahaan. Oleh karena itu, dapat dianjurkan agar ke dalam biaya produksi biaya distribusi masing – masing dimasukkan bagiannya dari  biaya administrasi umum. Akan tetapi, administrasi telah menjadi semakin rumit dan mahal, dan dapat dikemukakan bahwa ia merupakan suatu fungsi yang tersendiri dan harus dikendalikan secara terpisah.

Fungsi Controller

Dalam hal pengendalian biaya administrasi umum, fungsi controller tidak selalu sama dengan tugas pengendalian terhadap biaya – biaya lainnya. Controller adalah pengumpul fakta, dan untuk beberapa jenis biaya yang dikendalikan oleh para eksekutuf lini, dia bekerja dengan cara yang sama seperti dalam hal untuk biaya produksi dan biaya distribusi. Jadi, dia perlu memberikan bantuan dalam penyusunan anggaran, membuat laporan periodik mengenai prestasi pelaksanaan, dan memberikan informasi pengendalian untuk memungkinkan mereka yang bertanggung jawabkan mengendalikan biayanya dalam batas – batas anggaran.  Untuk berbagai jenis biaya administrasi umum, controller mempunyai tanggungjawab langsung. Biaya – biaya seperti ini meputi : pajak perseroan, pendapatan lain-lain dan biaya lain-lain, kontribusi-kontribusi atau pajak upah dan asuransi.

Kompensasi untuk para pejabat perusahaan

Kompensasi untuk para pejabat dan direktur meliputi gaji, bonus(jika ada) dan biaya direksi. Oleh karena biaya – biaya ini biasanya ditetapkan oleh dewan direksi atau komisi kompensasi maka tidak banyak masalah pengendaliannya. Controller perlu memastikan bahwa pembayaran telah dilakuan sesuai dengan persetujuan yang ada.

Rencana kompensasi Insentif

Rencana – rencana intensif dapat merupakan alat yang efektif untuk mencapai atau mendorong pengendalian biaya dan kenaikkan laba bersih. Imbalan financial bukan satu-satunya insentif, kepuasan yang diperoleh dari pekerjaan yang dilakukan dengan baik, kepuasan karena dianggap efisien oleh rekan sekerja, kegembiraan karena melebihi prestasi yang lalu atau melebihi berbagai standar lain. Semua ini dengan sendirinya merupakan intensif-intensif yang ada nilainya.

Kontibusi, Iuran dan Uang Langganan

Karena permintaan – permintaan derma kadang – kadang memuncak justru pada saat perusahaan dalam keadaan yang paling buruk, serta si donator dalam keadaan – keadaa yang paling tidak mampun untuk membayar, maka beberapa perusahaan membentuk yayasan. Kontribusi – kontribusi lalu dipercepat selama tahun-tahun yang lebih makmur dan di simpan dalam cadangan untuk pembayaran di kemudian hari. Iuran – iuran dan uang langganan kadang – kadang menunjukkan suatu tendensi yang sama untuk melampaui secara keseluruhan. Karena alasan ini perlu ada suatu catatan sederhana

Biaya Bunga, Pajak Penghasilan

Biaya bunga yang langsung berhubungan dengan dana pinjaman, dikendalikan  dalam batas-batas tertentu melalui pengendalian hutang perusahaan. Pengendali terhadap kewajiban berbunga mempengaruhi pengendalian biaya bunga.

Biaya penasehat hukum dan tenaga professional

Termasuk dalam klasifikasi ini adalah honorarium dan biaya untuk pare advokat/penasehat hokum, akuntan, insiyur, dan ekonom bebas yang diminta jasanya oleh para eksekutif umum. Mungkin jelas pengendalian yang paling sederhana meliputi penetapan suatu anggaran untuk biaya yang diketahui atau yang terjadi berulang – ulang yang dapat di antisipasikan untuk periode anggaran, delengkapi dengan penyesuaian – penyesuaian anggaran untuk setiap proyek tambahan yang dilaksanakan.

Biaya perseroan

Bagi perusahaan yang didirikan dengan bentuk perseroan terbatas ( PT ) terdapat banyak biaya – biaya perseroan yang perlu dilimpahkan pada eksekutif – eksekutif tertentu untuk tujuan – tujuan pengendalian.

Kerugian piutang tak tertagih

Setiap kerugian piutang ragu – ragu dapat dieliminasikan dengan hanya menjual secara kontan atau dengan membatasi penjualan secara kredit hanya kepada perusahaan  yang kuat posisinya. Kebijaksanaan seperti ini akan mendorong transaksi penjualan kepada para pesaing yang bersedia mengambil resiko kredit yang wajar.

Pendapatan lain-lain dan biaya lain – lain

Pada umumnya perusahaan mempunyai berbagai jenis biaya dan pendapatan yang bersifat non-operasional. Pendapatan lain – lain dapat meliputi pendapatan bunga, royalty, pendapatan sewa, dividen yang diterima, dan pendapatan penjualan bahan – bahan sisa. Biaya  lain-lain dapat meliputi kerugian penjualan aktiva tetap dan diskon penjualan.

PENGENDALIAN BIAYA PRODUKSI BAHAN DAN UPAH LANGSUNG

PENGENDALIAN BIAYA PRODUKSI

BAHAN DAN UPAH LANGSUNG

1. A. PENDAHULUAN

Merupakan suatu tanggung jawab penting untuk dapat menghasilkan produk bermutu, yang mengakibatkan pemuasan kebutuhan pelanggan dan yang menghasilkan pengambilan yang sesuai bagi para pemegang saham perusahaan.

1. Tujuan Akuntansi Biaya Produksi

Adapun tujuan – tujuan dasar dari suatu system biaya yang dapat berubah – ubah tekanannya dari sebuah organisasi ke organisasi yang lain, namun tujuan tersebut dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1. Untuk pengendalian biaya;
2. Untuk perencanaan dan pengukuran prestasi pelaksanaan;
3. Untuk penetapan harga; dan
4. Untuk penilaian persediaan

1. Controller Dan Masalah Manajemen Produksi

Suatu tanggung jawab dasar dari controller adalah untuk menjamin, bahwa telah ditetapkan system biaya produksi untuk melayani keinginan dan kebutuhan  para eksekutif produksi. Controller merupakan pengumpul fakta biaya, dan adalah menjadi penanggung jawab untuk melihat bahwa kepada kepada manajer produksi telah tersedia informasi biaya yang cukup pada waktu yang tepat untuk melaksanakan pengendalian dan perencanaan yang wajar. Adalah merupakan keharusan bahwa data biaya harus tepat /akurat dan bahwa terhadap manajemen produksi perlu disedaikan suatu interpretasi yang jelas mengenai fakta – fakta.

Untuk melaksanakan tanggung jawab ini dan melayani manajemen produksi sebagaimana mestinya, controller perlu meyakinkan diri bahwa telah dirancang system biaya yang benar dan telah dikembangkan prosedur – prosedur pelaksanaan yang memadai untuk mengakumulasikan dan mencatat informasi biaya.

1. Jenis – Jenis Sistem Biaya

Suatu system biaya yang tradisional yang dikenal sebagai ‘Job Order Cost System’, biasanya dipergunakan untuk pengolahan produk – produk yang dipesan pelanggan tertentu atau untuk produk yang unik.

System biaya lain dipergunakan secara luas dikenal sebagai ‘Process Cost System’. Sistem ini membebankan biaya pada satu pusat biaya dan bukan pada satu job tertentu.

Terdapat banyak factor yang menetapkan jenis system yang akan dipergunakan, seperti komposisi produk, lokasi perusahaan, keragaman produk, banyaknya order – order pelanggan khusus, dan kerumitan dari proses pengolahan.

1. B. BIAYA BAHAN – AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN
2. Ruang Lingkup Pengendalian Bahan

Pengendalian baha adalah penyediaan bahan dengan kuantitas dan kualitas yang disyaratkan dan pada waktu dan tempat yang diperlukan dalam proses produksi. Ini mengandung implikasi, bahwa bahan yang diperoleh tidak boleh berlebihan jumlahnya, dan mestinya dipertanggung jawabkan secara penuh dan dipergunakan sesuai dengan yang dimaksudkan.

1. Kebutuhan Akan Akuntansi Dan Pengendalian Bahan

Akuntansi yang layak untuk bahan serta pengendalian mempunyai keuntungan – keuntungan sebagai berikut:

–           Mengurangi penggunaan yang tidak efisien atau pemborosan bahan;

–          Mengurangi atau mencegah penundaan produksi karena kekurangan bahan;

–          Mengurangi resiko kecurian atau kecurangan;

–          Mengurangi investasi dalam persediaan;

–          Dapat mengurangi investasi yang diperlukan dalam fasilitas pergudangan;

–          Menyediakan laporan keuangan intern yang lebih cermat;dan

–          Membantu para departemen pembelian melalui program dan rencana pembelian yang dikoordinasikan dengan lebih baik.

1. Cara Pendekatan Dasar Bagi Pengendalian BIaya Bahan

Ada beberapa masalah atau pertimbangan yang perlu ditangani oleh controller adalah sebagai berikut:

1. Pembelian dan Penerimaan;
2. Pemakaian

1. C. UPAH TENAGA KERJA – AKUNTANSI DAN PENGENDALIANNYA

Tujuan – tujuan akuntansi biaya buruh dapat digariskan sebagai berikut:

• Penetapan secara cepat dan cermat, mengenai jumlah upah yang terhitung kepada karyawan;
• Analisa dan penetapan biaya tenaga kerja dengan cara sedemikian rupa seperti yang diinginkan oleh manajemen yaitu per produk, per operasi, per departemen, atau per kategori karyawan;dan
• Pemisahan untuk tujuan pengendalian, mengenai kondisi atau tendensi yang menguntungkan atau tidak menguntungkan dan perkembangan dalam efisiensi tenaga kerja.

1. Kontribusi Controller Teerhadap Pengendalian

• Menetapkan prosedur – prosedur untuk membatasi banyaknya pegawai yang dimasukkan dalam daftar upah sampai sejumlah yang diperlukan untuk rencana produksi;
• Menyediakan informasi pra-perencanaan yang akan dipergunakan dalam menetapkan standar regu kerja dengan menghitung standar jam manusia yang diperlukan untuk program produksi;
• Melaporkan per jam, per hari, atau per minggu prestasi kerja dari buruh yang sebenarnya dibandingkan dengan standar;
• Menetapkan prosedur – prosedur untuk pendistribusian yang cermat dari biaya buruh yang sebenarnya, termasuk pengklasifikasian tenaga kerja yang penting untuk menyediakan analisa biaya tenaga kerja yang informative;
• Menyediakan data tenaga prestasi pelaksanaan masa yang lalu dalam hubungannya dengan penetapan standar;
• Memelihara catatan yang memadai mengenai standar tenaga kerja dan tetap siap terhadap revisi yang diperlukan;

• Menyediakan laporan data tambahan mengenai tenaga kerja, seperti:

–           Jam dan biaya premi lebur

–          Biaya kontrak, komparatif;

–          Jam kerja rata – rata per minggu;

–          Analisa terperinci mengenai biaya tenaga kerja yang berada di atas atau di bawah standar;

–          Data statistic tentang perputaran tenaga kerja, masa kerja, biaya latihan.

1. Penggunaan Standar Tarif Upah

Beberapa alasan untuk perbedaan yang memerlukan tindakan perbaikan, meliputi:

1. Lembur yang melebihi ketentuan dalam standar;
2. Penggunaan (tenaga kerja yang lebih tinggi klasifikasinya pada suatu pekerjaan);
3. Kegagalan menempatkan atau mempekerjakan manusia atas dasar insentif;dan
4. Memakai komposisi tenaga kerja yang berbeda dari standar (lebih banyak klasifikasi yang tinggi dan lebih sedikit klasifikasi yang rendah).

1. D. RENCANA INSENTIF KERJA
2. Tujuan Rencana Upah Insentif

Ada dua rencana pokok mengenai pembayaran upah, yaitu (a.) pembayaran berdasarkan jam kerja, dan (b.) pembayaran berdasarkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Yang lainnya adalah merupakan suatu kombinasi atau cabang dari kedua rencana ini. Meskipun ada banyak jenis rencana upah insentif telah diciptakan, tetapi semuanya mempunyai dua tujuan pokok sebagai berikut:

–           Untuk memperoleh hasil tenaga kerja yang sebaik – baiknya dari para pekerja dalam memperoleh produk yang lebih banyak dan dengan demikian melindungi pengusaha terhadap kenaikan biaya tenaga kerja per unit;dan

–          Untuk memberikan imbalan kepada pekerja untuk kenaikan produktivitas.

1. Persyaratan Bagi Keberhasilan Upah Insentif
   1. Suatu system upah insentif harus didasarkan pada standar pelaksanaan studi waktu dan gerakan, evaluasi kerja dan penilaian manfaat;
   2. Rencana insentif harus dimengerti oleh semua pekerja sebelum dipergunakan;
   3. Semua tugas buruh langsung harus atas dasar insentif;
   4. Hanya produksi yang memenuhi standar atau kualitas yang harus diperhitungkan dalam menentukan bonus;
   5. Sekali standar telah ditetapkan, standar tersebut tidak boleh diubah kecuali jika metode telah berubah;
   6. Program insentif perlu diadmisistrasikan secara jujur dan bijaksana;
   7. Sangatlah perlu agar para tenaga tidak langsung ikut serta dalam rencana insentif;
   8. Suatu imbalan yang tinggi harus dibayar untuk prestasi kerja diatas standar;dan
   9. Harus dipergunakan insentif per individu kapan saja mungkin.

LAPORAN KEPADA LEMBAGA PEMERINTAH DAN BURSA SAHAM

Laporan kepada lembaga pemerintah dan bursa saham

Kontrol pemerintah

Profesi akuntansi sudah banyak mencapai kemajuan di dalam mengembangkan pelaporan financial intern, pada saat bidang usaha dibebani lebih banyak lagi peraturan pemerintah, control dan syarat-syarat pelaporan financial. Kadang-kadang peraturannya cukup jelas dan gamblang namun baru-baru ini nampak ada kecenderungan dikeluarkannya peraturan-peraturan yang saling bertentangan oleh bermacam-macam jawatan pemerintah.

Jawatan pemerintah yang bertugas mengatur

Peraturan pemerintah dapat diterapkan degnan pengontrolan secara langsung atas undang-undang, piagam (charter), intruksi presiden (inpres) atau cara-cara lain. Adalah menjadi tanggung jawab kontroler untuk memahami apa sebenarnya persyaratan laporan keuangan yang diminta oleh jawatan-jawatan pemerintah tersebut. Suatu perusahaan harus mengirimkan laporan secara periodik  akan mengetahui bahwa masing-masing laporan yang diminta itu meliputi informasi atau data-data statistik, dan pembuatannya tidak harus dari catatan –catatan akuntansi : bagaimanapun juga prosedur-prosedur harus dibuat untuk menjamin adanya pemeriksaan yang semestinya dan adanya persetujuan sebelum laporan dikirimkan. Selain itu adalah penting untuk menyusun daftar tentang semua laporan yang sudah dikirimkan kepada setiap jawatan pemerintah.

Dinas-dinas pemerintah lain begitu pula banyak komisi Negara bagian, mewajibkan dibuatnya laporan oleh jenis-jenis usaha tertentu yang dianggap sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Perkiraannya meliputi antar lain:

1. Suatu sistem perkiraan yang seragam, lengkap, terperinci yang mengemukakan data-data yang harus dimasukkan di masing-masing perkiraan dan prinsip-prinsip akuntasi yang harus diterapkan di situ.
2. Petunjuk-petunjuk yang luas tentang bentuk dan isi laporan, dan catatan-catatan yang harus diselenggarakan, tetapi bagan perkiraan tidak digariskan disitu.
3. Persyaratan administrasi yang sedikit sekali , yang hampir tak ada artinya pada formulir tentang cara-cara menyelenggarakan infromasi itu, dan menunjuk kepada informasi yang mungkin akan disimpan saja walaupun ada persyaratan pemerintah.

Komisi efek dan bursa AS (SEC = SECURITIES AND EXCHANGE COMMISSION)

Sebagai pejabat akuntansi yang utama di perusahaan industri, para kontroler terlibat langsung dalam urusan mematuhi persyaratan SEC. SEC adalah suatu badan pengatur dari pemerintah federal AS yang independen. Fungsinya terutama administratif menyangkut undang-undang surat berharga tahun 1933 dan undang-undang bursa saham tahun 1934. Tentu saja masih ada tanggung jawabnya yang lain-lain, menyangkut peraturan-peraturan yang lain pula, seperti misalnya undang-undang perjanjian trust tahun 1939 dan undang – undang perusahaan investasi tahun 1940. Undang-undang surat berharga tahun 1933 dapat dianggap sebagai undang-undang pengungkapan, yang menuntut diungkapkannya secara penuh dan wajar semua fakta penting mengenai perusahaan yang menerbitkan surat-surat berharga, sehingga calon investor bisa mengambil keputusan berdasarkan informasi yang benar.

SEC dan praktek akuntansi

Wewenang SEC dilaksanakan dengan menggunakan beberapa sarana:

1. Peraturan S-X (regulations S-X)
2. Keputusan formal
3. Aneka warta akuntansi

Keputusan, kaidah, atau kebijaksanaan SEC boleh dikatakan menyangkut tiga tahapan utama dari kegiatan akuntansi:

1. Masalah prinsip atau praktek akuntansi
2. Masalah auditing
3. Masalah perilaku profesional

Apabila laporan tersebut disusun secara tidak sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sudah lazim atau tidak memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan oleh SEC dalam salah satu segi yang penting maka dibuatlah apa yang disebut “surat pemberitahuan kurang memenuhi syarat” atau “ surat komentar “ yang ditujukan kepada regsitran yang mengirimkan laporan itu.

Corak kekurangan-kekurangan yang dilaporkan oleh SEC

Controller harus selalu waspada terhadap jenis-jenis kekurangan yang banyak terjadi supaya dapat mencegahnya. Mengenai kekurangan-kekurangan pada laporan keuangan, kebanyakan dari item-item kekurangan itu adalah akibat tidak dipenuhinya kaidah-kaidah tertentu, yang sebagian besar terdapat di dalam peraturan S-X.

Peninjauan tentang jenis-jenis item tertentu yang telah menyebabkan dibuatnya surat-surat komentar oleh SEC, menunjukkan bahwa item-item tersebut meliputi segala bidang. Beberapa diantara persoalan-persoalan yang paling banyak muncul adalah judul laporan, uraian atau pengungkapan yang tidak jelas, cadangan-cadangan untuk keperluan yang tidak diduga, cara mengkalkulasi harga persediaan barang-barang, klasifikasi harta, dan catatan kaki yang menyangkut peraturan pensiun dan pemebelian saham dengan penyerahan kemudian.

Bentuk-bentuk laporan kepada SEC

Suatu perseroan terbatas yang terkena undang-undang surat berharga, bertanggung jawab untuk selalu memberikan informasi kepada masyarakat tentang hal-hal penting mengenai perusahaan itu. Syarat-syarat pelaporan dilaksanakan untuk memastikan bahwa para investor mendapat infromasi yang cukup, agar berdasarkan fakta-fakta tersebut dapat digambarakan berapa nilai saham-sahamnya.

Melalui peraturan, SEC sudah menetapkan dalam rangkap berapa suatu laporan harus dikirimkan:

• Bentuk laporan tahunan 10-K- tiga copy lengkap.
• Bentuk laporan triwulan 10-Q – Delapan copy
• Bentuk laporan jangka pendek 8K – tiga copy lengkap.

Bentuk laporan tahunan 10-K dan laporan triwulanan 10-Q adalah yang mendapat perhatian utama dari controller

• Bentuk laporan tahunan 10K

Bagian I

Item      1. Bisnis

Item      2. Rangkuman operasi

Item      3. Kekayaan

Item      4. Perusahaan induk dan anak perusahaan

Item      5. Perkara-perkara hukum

Item      6. Kenaikan dan penurunan surat-surat berharga dan hutang yang belum diselesaikan

Item      7. Perubahan saham – saham dan perubahan hak atas saham atas nama

Item      8. Obligasi hutang yang gagal memenuhi kewajiban

Item      9. Taksiran jumlah pemegang saham

Item      10. Penyerahan persoalan kepada pemungutan suara pemegang saham

Item      11. Ganti rugi kepada para direktur dan pejabat

Item      12. Laporan keuangan untuk pemegang saham dan laporan formulir 8-K

Bagian II

Item      13. Pemilikan saham oleh mereka yang menjadi pemilik saham dan oleh manajemen

Item      14. Para direktur dan pejabat eksekutif

Item      15. Imbalan untuk para direktur dan pejabat

• Laporan triwulan bentuk 10Q

Bentuk 10-Q memerlukan laporan keuangan singkat yang berikut ini:

• Perhitungan rugi laba
• Neraca
• Sumber dan penggunaan dana
• Analisa manajemen tentang perhitungan rugi laba triwulanan
• Informasi financial lainnya
• Pemeriksaan oleh akuntan public yang independen

Bursa saham

SEC diberi wewenang yang luas sekali untuk menerapkan kebijaksanaan administratif dan kemudian mengambil kebijaksanaan kerjasama sukarela antara bursa-bursa, termasuk pula menggalakkan tata tertib yang memadai atau kaidah-kaidah mengenai bursa.

Syarat-syarat pemuatan di katalogus

Untuk bisa dicantumkan dalam katalogus, penerbit saham harus membuat dan menanda tangani permohonan yang mengikuti peraturan-peraturan bursa, permohonan mana harus diserahkan kepada bursa dan disetujui oleh bursa. Di bawah undang-undang bursa saham, permohonan pendaftaran harus dikirimkan kepada SEC dan juga kepada bursa, sesuai dengan peraturan-peraturan SEC.

Persyaratan pelaporan pada NEW YORK STOCK EXCHANGE

Jika saham-saham didaftarkan pada new York stock exchange, maka permohonan pendaftarannya mengandung pernyataan setuju untuk mempublikasikan laporan-laporan tahunan dan jangka pendek periodik tertentu.

Bentuk persetujuan pendaftaran yang sekarang ini pada bursa saham new York yang memperlihatkan berbagai syarat pelaporan dan pemenuhan syarat-syaratnya biasanya menjadi tanggung jawab controller dapat dilihat dibawah ini.

Tujuan persetujuan

Sesudah mempelajari bentuk persetujuan pendaftaran yang sekarang seperti di bawah ini maka jelas terbukti bahwa yang hendak dicapai apda umumnya adalah sasaran-sasaran berikut ini:

1. Mengungkapkan secepatnya kepada masyarakat umum dan kepada bursa, informasi yang akan dapat memperngaruhi nilai saham atau mempengaruhi keputusan investasi dan dalam hal mana para pemegang saham, masyarakat dan bursa mempunyai kepentingan dilindungi undang-undang.
2. Publikasi yang sering, teratur, dan segera, mengenai laporan keuangan yang disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sudah lazim dan cukup terperinci.
3. Memberikan kepada bursa, informasi yang segera supaya bursa dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan cepat, berupa penyelnggaraan pasaran yang tertib bagi saham-saham perusahaan, dan supaya dapat mengurus catatan-catatan yang diperlukan.
4. Menjauhi perbuatan-perbuatan tertentu yang umumnya tidak dapat dianggap wajar.
5. Memberi kesempatan kepada bursa untuk mengambil langkah-langkah mengenai hal-hal tertentu sebelum terlanjur menjadi fakta yang tidak dapat diubah.

Administrasi persetujuan

Tentu saja bursa menginginkan supaya persetujuan pendaftaran itu dipatuhi benar-benar. Namun ternyata bahwa kadang-kadang timbul situasi di mana sulit sekali atau malahan tidak mungkin, salah satu satu persyaratan bisa dipatuhi secara harfiah. Dalam keadaan demikian bursa cenderung untuk menitikberatkan jiwa persetujuan itu dan bukan kata-katanya, dan akan berupaya bersama-sama dengan perusahaan untuk mengatasu kesulitan tadi, sambil tetap mempertahankan maksud persetujuan tersebut.

LAPORAN YANG DISEDERHANAKAN DAN SEC

Dalam membahas soal laporan kepada pemegang saham, karyawan dan masyarakat umum, perlu adanya laporan keuangan yang disederhanakan yang memberi informasi kepada pemakai dan pembaca laporan. Walaupun laporan konvensional memang berguna, tetapi informasi hendaknya diberikan dalam bahasa yang sifatnya bukan teknis akuntansi, supaya masyarakat dapat lebih memahaminya. Persoalan seperti itu menyangkut pula persyaratan – persyaratan SEC; data-datanya harus mudah dipahami supaya para investor bisa memenuhi persyaratan yang dimaksud.

Sumber : Heckert J.B . “CONTROLLERSHIP Tugas Akuntan Manajemen“. Edisi ketiga, 1996

LAPORAN INTERN MANAJEMEN

LAPORAN INTERN MANAJEMEN

Lima Prinsip Dasar Penyajian Laporan

Dalam menyiapkan laporan yang efektif untuk tujuan manajemen intern, controller harus mematuhi berbagai prinsip umum. Beberapa dari prinsip-prinsip tersebut dianggap mendasar bagi pelaporan manajemen yang baik, dan yang lainnya dapat dianggap sebagai tambahan atau pelengkap. Ada 5 pedoman dasar yaitu :

1. Harus Diterapkan Konsep “Pertanggungjawaban”. Dalam laporan yang berdasarkan konsep pertanggungjawaban, maka penyebaran fakta-fakta dan angka-angka mengenai penjualan dan biaya akan dihubungkan dengan segmen organisasi yang sedang disiapkan laporannya. Jadi komunikasi itu adalah menyangkut biaya dan/atau penghasilan yang dapat dikendalikan oleh orang yang sedang disiapkan laporannya atau yang diakibatkan oleh usahanya.
2. Sedapat Mungkin harus Diterapkan Prinsip “Pengecualian”. Untuk tujuan pengendalian, secara umum harus ditonjolkan operasi-operasi yang menyimpang dari keadaan yang biasa. Apabila ruang lingkup suatu fungsi meluas, maka eksekutif yang bertanggung jawab tidak dapat mengawasi, mengecek, atau mengadakan tindak lanjut atasu setiap hal yang sangat kecil/mendetail. Oleh karena itu, dalam pelaporan harus dibedakan antara hal-hal yang berjalan secara memuaskan dan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu harus diterapkan prinsip pengecualian (Exception Principle).
3. Secara Umum, Angka-angka Harus Dapat Diperbandingkan. Data prestasi pelaksanaan yang sebenarnya saja, biasanya kecil artinya. Pelaksanaan yang sebenarnya lebih baik harus dibandingkan dengan suatu target atau tolok ukur yang wajar. Jadi, perlu dibandingkan dengan budget, standar atau pelaksanaan yang lalu.
4. Sejauh yang Dapat Dilaksanakan, Data harus Semakin Ringkas untuk Jenjang Pimpinan yang Semakin Tinggi. Mungkin jelas bahwa jenis informasi yang diperlukan oleh seorang tenaga salesman berbeda dari informasi yang akan disediakan bagi manajer penjualan. Dengan suatu pertanggungjawaban yang luas, manajer penjualan tidak dapat melihat setiap hal yang kecil-kecil pada masing-masing daerah. Sebagai aturan umum, laporan-laporan harus cenderung memuat informasi seringkas mungkin daripada sebanyak-banyaknya.
5. Laporan-laporan pada Umumnya harus Mencakup Komentar-komentar Interpretatif atau yang Jelas dengan Sendirinya. Tujuan utama suatu laporan adalah untuk mengkomunikasikan ide-ide. Setiap orang dalam profesi akuntansi dapat membaca dengan cepat arti penting dari angka-angka, tetapi tidak demikian halnya dengan orang-orang dengan bidang profesi yang lain. Sebagai akibatnya, biasanya diperlukan komentar yang dapat mengarahkan perhatian pembaca terhadap kejadian-kejadian penting dan membantu mereka memahami data yang disajikan.

Berbagai Pertimbangan Tambahan

Kelima prinsip di atas merupakan dasar bagi suatu sistem pelaporan keuangan yang baik. Selain itu, ada berbagai faktor lain yang dapat membantu untuk membuat tanggapan/penerimaan dari para pembaca laporan yang lebih baik. Fakta-fakta tersebut adalah sebagai berikut :

1. Laporan Harus Tepat Waktu
2. Laporan Harus Sesederhana dan Jelas
3. Laporan Harus Dinyatakan dalam Bahasa dan Istilah yang Dikenal oleh Pimpinan yang akan Memakainya
4. Informasi Harus Disajikan dalam Urutan yang Logis
5. Laporan Harus Akurat
6. Bentuk Penyajian Harus Disesuaikan dengan Pimpinan yang akan Menggunakannya
7. Selalu Distandardisasikan, Apabila Mungkin
8. Rancangan Laporan Harus Mencerminkan Sudut Pandangan Pimpinan
9. Laporan Harus Berguna

10. Biaya Penyiapan Laporan Harus Dipertimbangkan

11. Perhatian yang Diberikan untuk Penyiapan Laporan Harus Sebanding dengan Manfaatnya

Jenis Laporan Intern Manajemen

Berdasarkan pengalaman setiap controller mengetahui bahwa laporan-laporan dapat dibagi ke dalam tiga golongan, yaitu (1) laporan perencanaan (planning report), (2) laporan pengendalian (control report), dan (3) laporan informasi (information report). Laporan perencanaan berhubungan dengan program-program yang diantisipasikan dalam hubungan dengan operasi-operasi atau kondisi keuangan di masa yang akan datang. Laporan pengendalian bermaksud membantu mengendalikan operasi atau perusahaan dengan menunjukkan bidang-bidang yang memerlukan tindakan perbaikan. Laporan informasi lebih luas lingkupnya dan dipergunakan dalam maksud menyajikan dan menginterpretasikan fakta-fakta untuk dipergunakan manajemen dalam penetapan perencanaan dan kebijaksanaan.

Laporan Perencanaan (Planning Reports)

1. Taksiran atau Anggaran Jangka Pendek Perusahaan Secara Menyeluruh atau Per Divisi. Laporan-laporan seperti ini berhubungan dengan bagian-bagian perusahaan yang relatif luas, apakah mengenai seluruh operasi atau satu segmen utama, dan berisi proyeksi mengenai hasil-hasil dan kondisi-kondisi untuk suatu periode waktu yang relatif singkat biasanya satu tahun atau kurang dari itu. Berbagai contoh laporan perencanaan jangka pendek adalah sebagai berikut :
   1. Perhitungan Rugi/Laba yang ditaksir
   2. Laporan Arus kas yang ditaksir
2. Telaah Khusus Perencanaan Jangka Pendek mengenai Segmen Tertentu dari Perusahaan. Penggolongan ini bermaksud mencakup telaah-telaah khusus mengenai segmen-segmen perusahaan yang jelek atau yang menyimpang di bawah standar atas mana perlu difokuskan perhatian perencanaan untuk dapat mencapai program yang sesua.
3. Taksiran atau Anggaran Jangka Panjang. Ini akan mencakup proyeksi-proyeksi lima bahkan sepuluh tahun atau lebih dari aktivitas-aktivitas perusahaan secara menyeluruh atau dalam bidang-bidang atau area-area tertentu.

Laporan Pengendalian

1. Laporan Singkat Pengendalian (Summary control Reports)
2. Laporan Pengendalian Berjalan (Current Control Report)

Laporan Informasi

1. Laporan Trends
2. Laporan Analisis

Isi Laporan

Isi suatu laporan akuntansi jelas akan tergantung pada kebutuhan dari situasi. Tujuan laporan, personalitas mereka yang menerima laporan, subyeknya-semua faktor ini memungkinkan adanya perluasan yang sangat besar dalam isi laporan. Namun berbagai prinsip perlu dikemukakan sebagai berikut :

1. Akan dibatasi hanya mengenai fakta-fakta yang esensial
2. Menunjukkan perbandingan-perbandingan atau trends dan hubungan-hubungan
3. Menunjukkan bidang-bidang yang harus diperbaiki atau diubah

Frekuensi Laporan

Frekuensi penerbitan laporan juga tergantung dari kebutuhan. Apabila situasinya sangat kritis atau tidak memuaskan, maka harus lebih sering diterbitkan laporan dibandingkan apabila dalam situasi yang sebaliknya.

Bentuk Laporan Akuntansi

Bentuk laporan akuntansi sampai batas tertentu adalah ditentukan oleh isinya. Selain ini, pertimbangan utamanya adalah preferensi dari para eksekutif yang akan mempergunakan laporan.

Ikhtisar berikut menunjukkan bentuk-bentuk utama dari laporan-laporan akuntansi :

1. Tertulis
   1. Tabulasi

–         Laporan akuntansi formal

–         Statistik

1. Uraian/cerita singkat
2. Grafik
3. Suatu kombinasi dari berbagai bentuk di atas
4. Lisan
   1. Presentasi formal grup, ini dapat meliputi penggunaan berbagai alat visual
   2. Konferensi-konferensi individual

Penyajian Grafik

Penggunaan grafik-grafik telah menjadi semakin luas dalam menyajikan informasi informasi keuangan. Keuntungan utama dari penyajian grafik untuk data kuantitatif adalah mudah untuk dapat memperlihatkan trends dan hubungan-hubungan antara angka-angka. Berbagai bagan dan alat yang serupa mengurangi waktu yang harus dikeluarkan oleh pimpinan untuk memahami hubungan-hubungan yang penting atau titik-titik kesulitan. Sebaliknya grafik-grafik tidak memungkinkan untuk dengan mudah menetapkan jumlah yang pasti/tepat. Oleh karena itu, bilamana diperlukan angka yang tepat, maka bagan-bagan itu sering akan disertai dengan tabel-tabel statistik yang berhubungan.

Laporan “Sekilas”

Ketepatan waktu sering sangat penting dalam memanfaatkan angka-angka keuangan. Oleh karena itu, sering ternyata perlu untuk menyediakan informasi yang sebagian besar, tetapi belum seluruhnya, telah selesai sehingga dapat diambil tindakan yang sesuai. Penyebaran data seperti itu dapat berarti mengorbankan kecermatan dan menggunakan estimasi sebagai ganti dari hasil-hasil yang sebenarnya, bilamana estimasi tersebut tidak akan merusak, atau mengurangi kegunaan data. Laporan-laporan seperti itu sering dinamakan laporan “sekilas” dan dapat dipergunakan dalam beraneka ragam keadaan.

Laporan Lisan (Oral Reports)

Komunikasi lisan merupakan fase yang sangat penting dari fungsi pelaporan. Adalah penting bahwa kontak perorangan seperti itu memungkinkan suatu penghematan besar untuk waktu dari manajemen dengan adanya kesempatan untuk menunjukkan trends dan hubungan-hubungan penting. Di samping itu laporan lisan sering menjamin adanya interpretasi yang wajar mengenal data kuantitatif. Penggunaan alat-alat visual seperti grafik dan tabel dapat membantu sekali dalam melakukan proses komunikasi lisan.

BERBAGAI APLIKASI LAPORAN INTERN MANAJERIAL

Laporan Untuk Dewan Komisaris

Terdapat banyak variasi antara perusahaan-perusahaan dalam menyajikan informasi kepada dewan komisaris. Ini sebagian besar dapat berasal dari : (1) perbedaan dalam komposisi dewan komisaris, atau (2) perbedaan dalam filsafat manajemen, atau (3) perbedaan dalam kecanggihan atau pengalaman dalam penyajian laporan oleh controller atau dalam pembacaan laporan oleh para penerimanya.

Secara umum dewan komisaris berkepentingan dalam masalah kebijaksanaan yang luas, trends yang umum dari penjualan dan pendapatan, pelaksanaan yang kompetitif, dan rencana untuk jangka pendek dan panjang. Dalam keadaan-keadaan seperti itu, laporan yang bersifat finansial yang ditujukan kepada dewan komisaris, apakah oleh presiden direktur, pejabat utama keuangan, atau controller (tetapi biasanya disiapkan oleh controller) harus meliputi dan memberi dan memberi interpretasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

1. Hasil opersi (atau triwulan) dan hasil oerasi kumulatif sampai dengan sekarang untuk perusahaan secara menyeluruh dan untuk divisi-divisi utamanya
2. Laporan kondisi keuangan atau kutipan-kutipan daripadanya
3. Laporan arus kas
4. Taksiran/anggaran triwulan dan tahunan yang diperinci menurut pembagian yang penting
5. Status dari pengeluaran-pengeluaran modal
6. Penelitian-penelitian khusus tentang trends dan hubungan-hubungan penting

Laporan Untuk Para Eksekutif Utama

Perhatian eksekutif utama mencakup seluruh perusahaan. Bahkan para eksekutif yang ditugaskan membawahi divisi-divisi juga berhubungan dengan gambaran menyeluruh atau gabungan perusahaan. Dalam mengembangkan laporan-laporan untuk golongan eksekutif ini controller harus mengingat kepentingan-kepentingan mereka dalam hal-hal sebagai berikut :

1. Tingkat pengembalian atas investasi menyeluruh
2. Efisiensi operasi dari setiap divisi perusahaan
3. Pemeliharaan suatu keseimbangan atau koordinasi yang wajar diantara berbagai divisi
4. Posisi perusahaan sehubungan dengan jenis industri yang bersangkutan

Laporan-laporan reguler untuk para eksekutif umum biasanya menyajikan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

1. Laporan ikhtisar kondisi keuangan (neraca)
2. Analisa perubahan-perubahan penting dalam kondisi keuangan
3. Laporan posisi kas
4. Laporan perhitungan pendapatan dan biaya secara singkat
5. Laporan perhitungan rugi/laba menurut garis-garis produksi atau menurut divisi-divisi perusahaan
6. Ikhtisar perhitungan perubahan-perubahan dalam laba bersih
7. Ikhtisar penjualan menurut daerah geografis
8. Ikhtisar order-order yang diterima, order-order yang belum dipenuhi, penjualan dan produksi
9. Rasio-rasio, hubungan-hubungan, trends keuangan dan operasi

10. Ukuran umum mengenai efisiensi operasi menurut divisi-divisi utama

11. Perbandingan operasi yang sesungguhnya dengan program

12. Perbandingan operasi-operasi dengan indeks-indeks umum kondisi ekonomi

13. Taksiran/forecast periode berikutnya

Laporan Untuk Para Manajer Departemen dan Pengawas Umum

Tugas dan tanggung jawab para manajer departemen dan pengawas lebih terbatas dibandingkan dengan para eksekutif umum dan hanya berhubungan dengan departemen-departemen dan pusat-pusat biaya tertentu saja. Para eksekutif ini mempunyai dua fungsi utama, yaitu : (1) membawahi atau mengawasi para eksekutif minor yang bertanggung jawab kepadanya dan (2) mengkoordinasikan departemen-departemen di bawah kewenangannya sehingga dapat mencapai kesatuan dalam operasi.

Laporan Untuk Para Mandor

Para eksekutif pada jenjang supervisi yang terendah berada di barisan paling depan. Mereka berhubungan dengan masing-masing pelaksanaan yang salesman, operator, berani, teknisi laboratorium. Di sinilah pengendalian itu dimulai, dan disinilah uang benar-benar dipergunakan dan dapat dilakukan penghematan. Para pengawas/mandor terus menerus bertugas menyarankan bagaimana penjualan produk-produk tertentu dapat ditingkatkan, bagaimana kerugian bahan dapat dikurangi, bagaimana operasi harus dilaksanakan, dan bagaimana mesin harus dipergunakan. Para pengawas/mandor inilah yang terakhir melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Merekalah yang membina moral antara para pekerja, yang memberikan atau yang membangkitkan semangat dan gairah dari para pelaksana.

Para pengawas yang lebih rendah (mandor) berhubungan dengan pelaksanan dari masing-masing pekera salesman dan lain-lain, maka laporan-laporan tersebut harus menunjukkan pelaksanaan per individu. Meskipun dapat dipergunakan data biaya, tetapi penekanannya haruslah mengenai satuan-satuan output dan tidak perlu dengan jumlah uang (rupiah).

Struktur Laporan Yang Seimbang

Apabila perusahaan menjadi lebih tinggi kesadaran akan biaya atau akan laba (cost consciousness atau profit consciousness)-nya, maka mungkin akan timbul permintaan yang terus menerus dan semakin bertumbuh terhadap laporan-laporan akuntansi dan statistik. Lebih banyak informasi terus dikembangkan untuk dipergunakan oleh para eksekutif. Berdampingan dengan tendensi ini adalah sifat kedinamisan dari kebanyakan perusahaan, dengan kebutuhan-kebutuhannya yang selalu berubah-ubah. Dalam keadaan-keadaan seperti itu, selama suatu periode waktu tertentu, adalah relatif mudah terjadi bahwa laporan akan terus diterbitkan yang tidak selalu begitu berguna. Laporan-laporan lama diteruskan oleh karena tidak ada orang yang menghasilkan supaya itu diganti dengan laporan-laporan baru.

Dengan mengingat kemungkinan-kemungkinan seperti itu, sangat dikehendaki agar controller berusaha memelihara program atau struktur laporan yang seimbang dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Apabila diterima suatu permintaan untuk sebuah laporan baru, controller pantas untuk meneliti alasan diajukannya permintaan itu dan tujuan yang akan dipenuhi dengan informasi. Sering sekali laporan lain yang telah ada dapat diubah sedikit saja dan sudah dapat memenuhi kebutuhan. Penelahaan seperti itu juga dapat mencegah suatu laporan khusus atau laporan yang dibuat sesekali saja menjadi suatu laporan rutin.

Suatu laporan yang disarankan untuk ditambah adalah laporan intern tahunan untuk para pimpinan tertinggi. Laporan itu dapat terdiri dari dua bagian : Satu bagian mencakup komentar-komentar dan daftar-daftar perincian yang dibuat oleh masing-masing eksekutif operasional sehubungan dengan divisi atau fungsinya sendiri; bagian yang lain dipergunakan controller untuk mengumpulkan semua fakta dan angka finansial dalam suatu analisa menyeluruh.

Peran Aktif Controller

Dengan hanya menerbitkan laporan biar bagaimanapun tidak akan menyelesaikan tugas controller. Controller harus mengenal perusahaannya dan kebijaksanaan-kebijaksanaan serta metode-metodenya. Melalui kontak yang terus menerus dengan para eksekutif fungsional dan divisional, controller harus mencoba mempelajari bagaimana melihat masalah yang ada dari sudut pandangan para eksekutif tersebut. Dia harus mengetahui kesulitan-kesulitan mereka dan turut merasakan masalah-masalah mereka. Dalam beberapa hal dia merupakan penghubung antara manajemen pusat dan para eksekutif operasional. Controller yang dapat mewakili manajemen secara bijaksana dalam mengembangkan dan mendorong pelaksanaan program perusahan serta yang mendapat sambutan baik dari para pimpinan operasi, mempunyai kegunaan yang sangat tinggi bagi perusahaanya. Meskipun controller obyektif dalam cara pendekatannya terhadap masalah, tetapi tidaklah secara otomatis, seperti yang sering digambarkan oleh orang dari keuangan. Dia bagaikan seorang insinyur yang membangun jembatan pada jurang yang ada diantara banyak angka dan terjemahan yang tidak berarti untuk menjadi suatu kegiatan yang terarah. Kecerdasan dari para pegawai dalam departemen controller adalah sama pentingnya sebagaimana dalam departemen-departemen lain.

Dalam semua hal ini, laporan-laporan hanya sebagi suatu alat pembantu bagi manajemen dan bukan sebagai penggantinya.

AKUNTANSII DAN HUBUNGANNYA DENGAN MANAJEMEN

AKUNTANSII DAN HUBUNGANNYA DENGAN MANAJEMEN

TUJUAN PERUSAHAAN

Tujuan perusahaan dalam suatu perekonomian yang bersaing adalah untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya sesuai dengan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.

TUGAS MANAJEMEN

Adalah tugas ;impinan untuk menentukan kebutuhan dan keinginan-keinginan para pelanggan akan barang-barang dan jasa-jasa, mengumpulkan dan mengorganisasikan sarana produksi dan distribusi untuk memenuhi keinginan-keinginan tersebut serta mengarahkan dan mengkoordinasikan sarana tersebut secara efisien.

KERUMITAN YANG DIHADAPI MENAJEMEN SEMAKIN BERTAMBAH

Struktur ekonomi kita telah menjadi sangat rumit, dan kerumitannya akan terus meningkat. Seorang manajer yang memegang komando dari suatu perusahaan modern (diibaratkan sebagai sutau kapal) harus dapat mengemduikan kapal tersebut melewati arus dan gelombang social dan politik, yang arah alirannya selalu berubah dan semakin meningkat kecepatannya.

Apabila manajer memiliki kecakapan tetapi hanya digerakkan oleh tujuan-tujuan pribadi, dia kemungkinan sekali akan menjadi seorang pembajak ekonomi dan merupakan suatu ancamn bagi seluruh kegiatan yang syah. Hanya apabila para pimpinan telah bebas dari ketidakcakapan dan ketamakan, maka baru dapat diharapkan kapal-kapal perdagangan itu akan maju dengan kecapatan sepenuhnya kea rah pelabuhan kesejahtraan ekonomi.

PENTINGNYA KEAHLIAN MANAJEMEN

Tugas pimpinan perusahaan termasuk menerapkan prinisp-prinsip manajemen yagn sehat yang harus dilaksanakan oleh tenaga-tenaga yang kompeten dan berpengalaman. Memang seharusnya ada perbaikan yang berkesinambung dalam ilmu manajemen yaitu dengan perencanaan yang lebih baik, koordinasi dan fasilitas yang lebih efisien, pengarahan dan pengendalian usaha yang lebih efektif , pengukuran dan pemberian imbalan yang lebih cermat untuk pelaksanaan, dan jaminan yang lebih besar bagi para pekerja dan investor. Pemborosan dan ketidakefisienan dari pimpinan, seperti juga ketamakan, tidak dapt ditolerir. Ringkasnya, harus terdapat suatu tingkat keahlian dan kecakapan memimpin yang tinggi serta kejujuran dalam pencapaian tujuan.

AKUNTANSI SEBAGAI SUATU ALAT BANTU BAGI PEMIMPIN

Salah satu alat yang utama bagi pimpinan dalam membuat agar usahanya produktif adalah akutansi ayng modern. Pimpinan perusahaan harus lebih banyak mengharapkan dari akuntan kepala, controller, ketimbang para pejabat lainnya, untuk memperoleh bantuan dalam mengarahkan, mengendalikan dan melindungi perusahaan.

Perusahaan dan tujuan-tujuan ekonomi nasioanl

Tujuan – tujuan pokok dari suatu system ekonomi, dapat dikatakan meliputi

1. Melindungi system ekonomi ktia terhadap persaingan system-sistem ideology lain yang ada didunia.
2. Suatu standar hidup ayng semakin tinggi sehubungan dengan barang-barang dan jasa-jasa, termasuk sector public maupun sector swasta.
3. Suatu tingkat kesempatan kerja yang tinggi untuk memaksimisasikan penggunaan sumber dari tenaga kerja.
4. Akan tetapi, persaingan yang bebas dan tanpa ikatan itu perlu mempunyai kendala untuk mempertahanakan efektivitas ekonomi.
5. Suatu laju perumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan kontinu.
6. Memelihara kekuatan fiscal.
7. Menekan fluktuasi-fluktuasi konjungtur dalam kegiatan ekonomi.

Proses manajemen

Pekerjaan dari seorang manajer yang professional dapat dipisahkan menjadi empat:

1. Perencanaan (planning) : secara paling sederhana dapat diuraikan sebagai penetapan apa yang akan di lakukan, kapan akan dilakukan, dan bagaimana melakukannya.
2. Pengorganisasian (organizing) : dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu fungsi untuk mendapatkan tenaga kerja, fasilitas-fasilitas, peralatan, dan bahan-bahan yang diperlukan.
3. Pengarahan (directing) : berhubungan dengan fungsi mengefektifkan atau mengoperasikan atau melaksanakan kegiatan perusahaan, yaitu yang menyangkut pelaksanaan.
4. Pengukuran (measuring) : kegiatan ini berhubungan dengan pengukuran efisiensi atau efektivitas dalam menggerakkan bahan dan tenaga kerja serta sumber keuangan terhadap suatu tujuan.

Informasi akuntansi untuk pengambilan keputusan perusahaan

Sistem informasi keuangan merupakan suatu metode yang teratur untuk memperoleh dan menyediakan dat keuangan yang diperlukan oleh masing-masing manajer untuk mengambil keputusan perusaah yang menjadi tanggung jawab para manajer itu.

Seharusnya jelas bahwa informasi keuangan adalah penting sekali bagi proses manajemen, dan bahw suatu metode yang ekonomis dan teratur dan bukan suatu metode yang diinginkan perusahaan. System informasi akuntansi dan keuangan harus dibangun sesuai denga kebutuhan para pemakainya, dan bukan sesuai denga wujuad computer dan cita-cita dari seorang spesialis system yang penuh dengan angan-angan.

FUNGSI CONTROLLERSHIP

HAL YANG HAKIKI BAGI FUNGSI CONTROLLERSHIP

Hal yang penting untuk pemenuhan fungsi controllership secara wajar ialah adanya suatu sikap pemikiran yang memberi semangat dan menghidupkan financial dengan menerapkannya terhadap kegiatan di masa mendatang. Ini merupakan suatu konsep yang memandang ke depan, yaitu suatu cara pendekatan analitis yang terarahyang membawakan keseimbangan bagi system perencanaan dan pengendalian manajemen.

BERBAGAI SEBUTAN UNTUK JABATAN CONTROLLER

Banyak sebitan dipergunakan untuk jabatan kepala akuntansi; akan tetapi sebutan yang paling umun dan representatif adalah controller. Tugas-tugas controller kadang-kadang dipikul oleh seorang kepala kauntnasi , manajer kantor, controller, bendaharawan, asisten bendaharawan, atau sekretaris.

PRINSIP – PRINSIP CONTROLLERSHIP BERLAKU TERHADAP SEMUA JENIS PERUSAHAAN

Salah satu rintangan terhadap perkembangan fungsi controllership adalah perasaan pada sebagian pimpinan, bahwa perusahaannya berbeda dan tidak memerlukan metode pendalian yang modern.

Fungsi controllership tidak terbatas pada perusahaan – perusahaan besar saja. Sebuah perusahaan tidak perlu terlebih dahulu menjadi perusahaan besar untuk dapat memberikan kesempatan yang luas bagi seorang controller yang cakap untuk membuktikan kegunaan dan nilainya bagi perusahaan.

FUNGSI-FUNGSI DASAR CONTROLLERSHIP

1. Perencanaan (planning)

Menetapkan dan memelihata suatu rencan operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisa, merevisi, mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta menggunakan system-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.

1. Pengendalian (control)

Mengembangkan dan merevisi norma-norma yang memuaskan sebagai ukuran pelaksanaan dan menyediakan pedoman serta bantuan kepada para anggota manajemen yang lain dalam menjamin adanya penyesuaian hasil pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standard

1. Pelaporan (reporting)

Menyusun, menganalisa dan mengintepretasikan hasil-hasil keuangan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan, mengevaluasi data dalam hubungannya dengan tujuan perusahaan dan tujuan satuan orgnisasinya.

1. Akuntansi (accounting)

Mendisain, menetapkan dan memelihara system akuntansi keuangan dan biaya pada semua jenjang perusahaan, termasuk untuk perusahaan secara menyeluruh, per divisi, per pabrik dan per satuan, utnuk dapat mencatat secara wajar semua transaksi keuangan dalam pembukuan agar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang sehat, disertai dengan pengendalian intern yang memadai.

1. Tanggungjawab utama lainnya

Mengelola dan mengawasi fungsi-fungsi misalnya fungsi perpajakan, termasuk seling berhadapan dengan inspeksi pajak.

STATUS ORGNIATORIS

Apapun namanya status dari ontroller harus sedemikian rupa sehingga fungsinya dapat jelas Nampak secara penuh. Controller  yang sangat cakap tidak akan mempunyai kesulitan untuk memelihara hubngan yang wajar dengan para pimpinan lain, dan sesungguhnya dia dapat menduduki suatu posisi yang nomor dua pentingnya setelah pimpinan tertinggi.

SUMBER KEWENANGAN CONTROLLER

Kewenangan dan tanggung jawab controller dapat ditetapkan menurut salah satu dari ketiga cara berikut: (1) sesuai denan ketentuan dalam anggaran rumah tangga, (2) menurut resolusi dari komisi eksekutif atau (3) menurut perintah umum dari presiden direktur

CIRI – CIRI TUGAS CONTROLLERSHIP

1. Controller terutama merupakan seorang eksekutif staf, yang fungsi utamanya adealah mengembangkan suatu organisasi dan system perkiraan, kebijksanaan, catatan dan prosedur yang akan menyediakan data yang dapat dianalisa dan diintepretasikan oleh para pimpinan fungsional lain dalam pengambilan keputusan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
2. Meskipun tangungjawab untuk mengarahkan operasi dilimpahkan pada para pimpinan fungsional yang lain, tetapi controller harus sanggup memahami dan menjali hubungan dan masalah-masalah mereka, agar dia efektif dan dapat membantu untuk memecahkan masalahnya.
3. Agar dapat berguna, fakta-fakta, informasi dan dat harus dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga mudah dimnegerti oleh mereka yang membutuhkannya.
4. Controller harus memiliki kesanggupan untuk menerjemahkan fakta dan data statisitk ke dalam bentuk trens dan hubunga-hubungannya.
5. Controller harus cermat dalam temuan dan pelaporannya; akan tetapi dia juga harus memiliki kesanggupan untuk melihat ke depan dan sanggup memberi penilaian terhadap masa yang akan datang.

KUALIFIKASI CONTROLLER

Kualifikasi controller yang efektif adalah sebagai berikut:

1. Dasar teknis yang sangat baik dalam akuntansi dan akuntansi biya, disetai suatu pengertian dan pengetahuan yang menyeluruh mengenai prinsip-prinsip akuntansi.
2. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip perencanaan, pengorgnisasian dan pengendalian.
3. Pemahaman umum mengenadi jenis industry dalam mana perusahaan tergolong dan pemahaman terhadap kekuatan social , ekonomi dan politik yang terlibat
4. Pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan, termasuk teknologi, produk, kebijaksanaan, tujuan sejarah organisasi dan lingkungannya.
5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan semua tingkat manajemen dan suatu pemahaman dasar terhadap masalah fungsional lainnya yang berhubungan dengan teknik, produksi, pembelian, hubungan masyarakat dan pemasaran.
6. Kemampuan untuk menyatakan ide dengan jelas, secara tertulis ataupun dalam penyajian yang informative.
7. Kemampuan menggerakkan orang-orang lain untuk mencapai tindakan dan hasil yang positif.

STRUKTUR ORGANISASI UNTUK CONTROLLERSHIP YANG EFEKTIF

Suatu organisasi yang efektif dajpat didefinisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama mengambil tindakan-tindakan yang dapat mencapai suatu tujuan umum. Dalam membentuk suatu team akuntansi yang dapat menjawab kebutuhan-kebutuhan manajemen secara tepat waktu, controller harus mempertibangkan setidak-tidaknya tiga factor berikut ini.

1. Struktur organisasi yaitu pengelompokan yang wajar dri fungsi-fungsi untuk dapt melaksanakan tugas-tugas secara paling efektif, penetapn hubungan-hubungan yang wajar di dalam keompok yang bersangkutan dan dalam perusahaan secara keseluruhan dan menjamin adanya unsure-unsur pengendalian yang wajar.
2. Pendelegasian tanggungjawab dan kewenangan yang wajar kepada setiap tingkat organisasi dan setiap unit.
3. Seleksi individu-individu yang tepat untuk setiap pekerjaan.

ORGANISASI AKUNTANSI YANG DISENTRALISASIKAN VS YANG DIDESENTRALISASIKAN

Perusahaan yang mempunyai cabang-cabanglah yang terutama menghadapi masalah desentralisasi. Desentralisasi yang dimaksudkan di sini berhubungan dengan kecenderungan untuk memusatkan kewenangan yang semakin besar kepada para pejabat rendahan bidang operasi yang terletak pada lokasi-lokasi yang jauh. Tentunya jelas bahwa sentralisasi berhubungan dengan kecenderungan untuk memusatkan kewenangan pengendalian yang semakin besar pada pimpinan kantor pusat.

Terdapat mungkin lima pertimbangan yang mempengaruhi pengambilan keputusan mengenasi derajat sentralisasi pada struktur akuntansi yaitu :

1. Filasafat manajemen mengenai tanggungjawab divisi
2. Ketersediaan  data operasi
3. Besarnya divisi atau unit operasi
4. Lokasi geografis dati unit operasi
5. Ekonomis tidaknya situasi

PENDELEGASIAN TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN

Suatu masalah sulit yang dihadapi setiap controller dan sesungguhnya setiap pimpinan,adalah yang menyangkut sejauh mana dia dapat mendelegasikan tanggungjawab dan kewenangannya. Oleh karena itu, dia harus melimpahkan kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dan melimphkan tanggungjawab untuk pelaksanaannya, meskipun pada akhirnya controller harus tetap memikul tanggung jawab. Hanya melalui pendelagasian yang demikianlah dia dapat membebaskan diri sehingga dapat memnyumbangkan waktu dan tenaganya terutama pada hal-hal yang paling dapat melayanu kepentingan manajemen.

KEWENANGAN CONTROLLER TERHADAP KEGIATAN AKUNTANSI DAN STATISTIK

Suatu masalah organisasi yang akan diselesaikan dengan jelas adalah mengenai kewenangan controller dan ini mencakup dua pertanyaan berikut: (1) apakah kantor atau pabrik cabang didasarkan pada akuntansi yang didesentralisir, apakah kewenangan yang harus dimkiliki controller perusahaan dalam hubungannya dengan manajer divisi dan controller divisi? Dan (2) apakah kewenangan yang harus dimiliki controller mengenai kegiatan akuntansi statistic, atau lain-lain yang tidak berada di bawah departemennya ? jawaban umum terhadap kedua pertanyaan tersebut ialah bahwa controller harus memiliki pengendalian fungsional control dan tanggung jawab untuk seluruh catatan.

PRINSIP DAN PRAKTEK AKUNTANSI

PRINSIP AKUNTANSI YANG LAZIM DITERIMA

Lazim menurut definisi berarti pada umumnya, umum, biasa secara ekstensif atau luas, dan paling sering menunjukkan suatu praktek yang agak universal. Sesuai dengan itu maka suatu prinsip atau praktek akuntansi yang lazim diterima, yaitu yang paling sering atau secara luas diikuti dianggap mempunyai kewenangan kuat yang mendukungnya.

Inventory of generally accepted principles for business enterprises, dalam accounting research study no 7 mengemukakan definisi dari akuntansi sebagai berikut:

Akuntansi adalah kumpulan daripengetahuan dan fungsi-fungsi yang berhubungan denga pencarian asal mual, pembuktian keaslian, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, pengikhtisaran, penganalisaan, pengintepretasian dan penyediaan informasi yang dapat diandalkan dan yang penting secara sistematis atas transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya sebagian bersifat financial yang diperoleh untuk pengelolaan (management) dan pengoperasian dari suatu kesatuan dan untuk membuat laporan-laporan yang harus disajikan dalam memenuhi tanggungjawab yang dipercayakan kekpada kesatuan (entity) itu dan memenuhi tanggungjawab – tanggungjawab lainnya.

PENGEMBANGAN PRINSIP AKUNTANSI

Pengembangann prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima telah merupakan suatu fungsi utama dari AICPA.

Aturan – aturan itu secara singkat dinyatakan sebagai berikut:

1. Laba yang belum direalisir tidak boleh dikredit pada keuntungan apakah secara langsung ataupun tidak langsung dengan cara membebankan terhadap laba-laba yang belim direalisir, hal-hal yang biasanya akan dibebankan terhadap perkiraan keuntungan.
2. Surplus modal, bagaimanapun terjadinya, tidak boleh dipergunakan untuk membebaskan perkiraan laba tahun sekarang atau yang akan datang dari beban-beban yang seyogyanya dibebankan terhadap pendapatan.
3. Saldo laba yang ditahan yang telah terbentuk dalam suatu ank perusahaan sebelum diperoleh oleh induk perusahaan, bukan merupakan suatu bagian saldo laba yang ditahan dalam laporan konsolidasi perusahaan.
4. Dividen-dividen atas treasury stock tidak boleh dikredit pada perkiraan pendapatan.
5. Wesel tagih dan piutang kepada para pejabat, pegawai atau perusahaan – perusahaan afiliasi harus ditunjukkan secara terpisah.

FINANCIAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD (FASB)

FASB sebagai perumus norma akuntansi keuangan merupakan suatu badan yang tidak berujuan mencari laba, yang terpisah dari badan-badan akuntansi yang telah ada, dan mempunyai sumber-sumber pembiayaan sendiri.

MENGUBAH PRINSIP DAN PRAKTENK AKUNTANSI

Akuntansi merupakan hal yang hakiki bagi pelaksanaan fungsi organisasi perusahaan secara efektif, dan prinsip-prinsip akuntansi harus berubah untuk memenuhi kebutuhan dinamis dari para pemasi, yaitu masyarakat  pada umumnya.

FASB telah memberi kesempatan bagi perusahaan untuk berpartisipasi dalam proses penetapan standard. Rekomendasi-rekomendasi dapat diajukan kepada financial accounting standards advisory council untuk diteliti dan dipertimbangkan. Council tersebut memainkan peranan penting dalam membantu board (FASB) untuk mengidentifikasikan masalah – masalah akuntansi yang memerlukan norma-norma. Sesuai dengan proses yang harus ditempuh untuk melakukan perubahan-perubahan dalam prinsip-prinsip akuntansi, maka satu unit kerja dari board perlu melakukan riset yang ekstensif atas sesuatu masalah dan menyiapkan suatu nota diskusi yang menganalisa berbagai pokok persoalan yang terlibat. Baik board FASB maupun unit kerjanya sama – sama tidak mencoba memberi kesimpulan apapun mengenai pokok-pokok dan menganai argumentasi serta implikasi yang dikemukakan dalam nota diskusi.

KERANGKA KONSEPSIONAL

Ketua FASB Donald J. Kirk, menyatakan:

Statements of financial accounting standards dari FASB yang ada sampai sekarang telah dikembangkan secara kasus demi kasus. Akan tetapi dalam menangani masalah – masalah akuntansi, board telah mengenal sejak berdirinya, kebutuhan untuk mengembangkan suatu kerangka kerja tetap. Perselisihan politis yang terjadi berulang-ulang mengenai proses akuntnasi telah terjadi sebagian besar dari kurangnya persesuaian umum tentang pokok-pokok persoalan seperti tujuan-tujuan pelaporan financial, definisi mengenai unsure-unsur laporan keuangan, yang meliputi harta, hutang dan pendapatan serta basis-basis pengukuran akuntansi, yang meliputi pelaporan mengenai akibat inflasi.

“ scope and implications  of the conceptual framework project” memberikan pandangan singkat tentang “tentative conclusions on objectives of financial statements” dati boards (FASB) dan tentang nota diskusinya atas “ elements of financial  statement and their measurement”, yang secara singkat menemukakan pokok-pokok persoalan berikut:

1. Mengapa diperlukan suatu kerangka konsepsional?
2. Pengalokasian modal
3. Keterandalan.
4. Beberapa keuntungan khusus.
5. Kesimpulan sementara.
6. Unsure laporan keuangan.
7. Karakteristik kualitatif dari informasi keuangan.
8. Pengukuran terhadap unsur laporan keuangan.
9. Apakah current value accounting merupakan suatu kesimpulan atau akibat yang tidak dapat dielakkan?
10. Beberapa implikasi luas dari pandangan konsepsional terhadap laba.

Untuk menunjukkan arti dan pentingnya conceptual framework project, board dalam brosurnya telah menyatakan bahwa:

Karena proyek ini akan menetapkan arah tujuan dari akuntansi dan pelaporan financial selama bertahun-tahun, maka proyek ini perlu mendapat pertimbangan yang teliti dari semua pimpinan perusahaan dan masyarakat keuangan di amerika serika, tidak hanya para akuntan saja.

Proyek tersebut dapat melahirkan pernyataan FASB tentang hal-hal berikut:

• Tujuan laporan keuangan.
• Karakteristik kualitatif dari informasi laporan keuangan.
• Unsur-unsur pokok akuntansi
• Basis pengukuran
• Satuan pengukuran

PERNYATAAN MENGENAI KONSEP AKUNTANSI KEUANGAN

FASB telah menerbitkan serangkaian pernyataan mengenai konsep akuntansi keuangan (statements of financial accounting concepts). Statements of financial accounting concepts no 1, “onjectives of financial reporting by business enterprises” telah diterbitkan pada bulan November 1978. Pokok-pokoknya adalah sebagai berikut:

• Laporan keuangan itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan kahir, tetapi ia dimaksudkan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan perusahaan dalam ekonomi.
• Tujuan pelaporan financial tidak bersifat tetap, tetapi dipengaruhi oleh lingkungan ekonomi, hukum, politik, dan social di mana pelaporan financial itu terjadi.
• Tujuan-tujuan tersebut juga dipengaruhi oleh karakteristik dan pembatasan – pemabatasan dari jenis informasi yang dapat disediakan melalui laporan financial.
• Tujuan pernyataan ini adalah pelaporan financial ekstern oleh perusahaan untuk tujuan umum.
• Tujuan tersebut menyatakan, bahwa laporan keuangan harus menyediakan informasi yagn berguna bagi para investor dan kreditor yang ada sekarang dan yang potensial serta para pemakai lain dalam membuat investasi yang rasional, mengambil keputusan kredit dan keputusan-keputusan lain yang serupa.
• Istilah “ investor dan “kreditor” dipergunakan secara luas dan tidak hanya meliputi mereka yang mempunyai atau bermaksud mempunyai suatu tuntutan terhadap sumber daya perusahaan, tetapi juga mereka yang memberi advis atau mewakilinya.
• Meskipun keputusan-keputusan investasi kredit mencerminkan pengharapan investor dan kreditor mengenai pelaksanaan perusahaan dimasa mendatang, tetapi pengharapan –pengharapan tersebut pada umumnya didasarkan )setidak-tidaknya pada evaluasi terhadap pelaksanaan perusahaan yang telah lalu.
• Focus utama dari pelaporan keuangan adalah informasi mengenai pendapatan komponen-komponennya.
• Informasi mengenai pendapatan perusahaan yang berdasarkan accrual accounting, pada umumnya menyediakan suatu indikasi yang lebih baik mengenai kemampuan sekarang .
• Pelaporan keuangan diharapkan menyediakan informasi mengenai prestasi pelaksanaan keuangan suatu perusahaan selama suatu periode, dan mengenai bagaimana manajemen perusahaan telah melaksanakan tanggungjawab pengurusannya kepada para pemilik.
• Akuntansi keuangan tidak direncanakan untuk mengukur secara langsung nilai dari suatu perusahaan, tetapi informasi yang disediakannya mungkin berguna bagi mereka yang ingin menaksir nilai tersebut.
• Para investor, kreditor, dan lain-lain dapat mempergunakan pendapatan yang dilaporkan dan informasi mengenai unsur-unsur laproan keuangan dalam berbagai cara untuk memperkirakan prospek arus kas.
• Pimpinan mengetahui lebih banyak mengenai perusahaan dan urusan-urusannya daripada para investor, kreditor atau “pihak-pihak luar lainnya”.

PERANAN KOMPUTER DALAM ANALISIS USAHA DAN KEUANGAN

LINGKUNGAN BARU

Perusahaan selalu mengalami suatu perubahan lingkungan, tetapi apa yang selama ini berjalan dengan mulus sekarang kelihatan menjadi perlombaan yang cepat. Pada masa sekarang pimpinan mengenal adanya perkembangan untuk memperluas dan memajukan peranan computer dalam kemampuannya membuat keputusan. Manajer harus membuat asumsi dan memeriksa hasil-hasil computer terhadap pengalaman dan intuisinya, tetapi computer harus mengumpulkan banyak data, menghubungkan serta menganalisa data-data tersebut. Kemampuan computer ini, sekarang tersedia bagi manajemen perusahaan. Para pengusaha yang berpengetahuan luas menggunakan kemampuan baru ini untuk, antara lain, membuat keputusan – keputusan strategis yang baik, dan memungut hasil penggunaan informasi secara lebih itnelijen dan agresif.

TINJAUAN PENYELURUH ATAU PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Dengan adanya kemajuan teknologis dan kemampuan computer untuk menangani banyak data dengan biaya relative kecil dibandingkan dengan penggunaan metode-metode tangan, maka mungkin dalam dasawarsa 1980an akan dijumpai usaha-usaha yang lebih baik dalam mengaitkan atau menghubungkan berbagai bidang pengelolaan suatu perusahaan.

PERANAN CONTROLLER

Dapat dilihat bahwa controller harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut:

1. Memahami penerapan computer dalam fungsi – fungsi keuangan dan akuntansi yang tradisional, yaitu dalam manatusahakan yaitu:
2. Cakap dalam penggunaan computer secara real time.
3. Mengenal dan mengarahkan penggunaan teknik-teknik computer yang lebih rumit dan baru dalam perencanaan dan pengambilan keputusan keuanga, termasuk adanya fasilitas yang wajar dalam penggunaan model-model keuangan.
4. Mengikuti secara up to date jenis peralatan dan perkembangan yang lebih baru yang menajuhi penggunaan computer besar.
5. Sehubungan dengan hal-hal diatas, harus mengenali secara wajar beberapa istilah yang lazim dipergunakan dalam bidang computer dengan cara terbatas dan mengenali bahasa-bahasa teknik dalam perkembangannya.
6. Bersedia melakkukan tinjauan atau pemeriksaan yang berkesinambungan terhadap instalasi computer / biaya-biaya program, biaya anggaran atau taksiran terhadap biaya yang sesungguhnya.
7. Menyediakan audit trails yang perlu untuk membantu baik para akuntan independen maupun auditor intern pada saat system dikembangkan.
8. Akhirnya dalam pengaplikasian computer atau pengembangan system, memikul tanggungjawab untuk meneliti system agar melihat system bahwa system – system tersebut mengandung keamanan yang perlu dan perlindungan yang meyakinkan.

APLIKASI KOMPUTER

Terdapat banyak pengaplikasian financial, sebagian daripadanya ditunjukkan dalam daftar berikut:

Akuntansi

Pajak-pajak

Perencanaan

Pengendalian

Pengelolaan kas

Rencana pensiun-pembayaran pensiun pegawai

Asuransi

Pelaporan

Keuangan

Lain-lain

MODEL PERSEROAN

Model – model perseroan dapat dikategorikan menjadi tiga tipe dasar, tergantung pada pemakaian yang dimaksudkan dan jenjang pimpinan dari si penerima (pemakai utama):

1. Model deterministic
2. Model probabilistic
3. Model optimasi

MODEL – MODEL PERENCANAAN KEUANGAN

Model – model perencanaan keuangan dapat berupa salah satu dariketiga kategori tersebut diatas. Dan model-model itu diklasifikasikan menurut tujuan manajemen

Suatu model strategis merupakan keuangan dengan suatu wawasan perencanaan jangka panjang, misalnya dari 5 tahun samapi 15 tahun, yang akan di pergunakan dalam menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan. Model itu dapat menyangkut factor-faktor luar, seperti pendapatan nasional (GNP) atau anggaran pertahanan Negara, dan juga menyangkut data intern. Model taktis lebih terinci dan biasanya menyangkut periode yang lebih singkat, misalnya satu. Model tersebut dipergunakan untuk berbagai keputusan dengan pengaruh yang segera, yaitu mengalokasikan sumber daya, merubah jumlah biaya riset dan pengemabangan atau mengerjakan program baru. suatu model operasional dapat dipergunakan setiap hari untuk memonitor pelaksanaan dan rencana yang sebenarnya sehingga apabila  perlu, dapat diambil tindakan perbaikan. Model-model ini biasanya menyangkut banyak hal yang mendetail dan berbeda dalam line items yang diaplikasikan.

KOMPONEN DARI MODEL-MODEL KEUANGAN

Struktur atau bagian-bagian pokok dari suatu model keuangan terdiri dari lima bagian sebagai berikut:

1. Dokumentasi
2. Asumsi-asumsi input
3. Rasio manajerial
4. Proyeksi-proyeksi
5. Base case.

ANALISA KEPEKAAN  (SENSITIVITY ANALYSIS)

Melalui alat matematis yang demikian, maka setiap komponen dari suatu keputusan dapat diubah, sehingga manajer dapat meneliti efek adanya perubahan-perubahan pada masing-masing factor input terhadap hasil yang akan dicapai. Analisa ini memungkinkan konsentrasi pada variabel-variabel penting. Untuk mengerti dampak dari masing-masing variabel, analisa kepekaan dapat memberikan beberapa pengarahan.

SISTEM TERDISTRIBUSI (DISTRIBUTED SYSTEMS)

Distributed systems yang mempunyai kemampuan pengolahan didalam atau dekat dengan kantor pemakai dan bukan dalam suatu lokasi pusat saja dicirikan oleh tiga atribut sebagai berikut:

• Distribusi fisik. Terminal-terminal dipasang pada tempat-tempat yang membutuhkan dan biasanya merupakan bagian dari sesuatu jaringan yang dapat menghubungi sentral atau terminal lain yang berada, katakanlah pada profit center alin.
• Distribusi secara fungsional. Artinya setiap fungsi, seperti keuangan, riset atau teknik mempuyai hak terhadap sumber perhitungan.
• Distribusi dari tanggungjawab organisatoris. Dengan adanya distribusi secara fisik dan secara fungsional, maka hubungan organisasi berubah dan peranan deprtemen management information systems (MIS) berubah.

DATABASE

Suatu database yang dimiliki oleh semua perusahaan dapat didefinisikan sebagai koleksi dari file (arsip, berkas) baik yang computer based dan juga yang noncomputer based mendukung system informasi.

Pembangunan dan pengoperasian sesuatu base yang sehat dan terintegrasi mungkin mencakup lima fungsi yaitu :

1. Perumusan base
2. Penyusunan data base
3. Pengklasifikasian dan pengodean data.
4. Pengendalian data
5. Pengelolaan base.

PENGAMANAN DAN KERAHASIAAN KOMPUTER

Apapun yang terjadi, controller akan mempunyai suatu tanggungjawab tertentu mengenai system-sistem computer dan kerahasiaan untuk data keuangan yang diakumulasikan. Sehubungan dengan keamanan informasi, dia harus menyadari hal-hal sebagai berikut:

1. Informasi sensitive apakah yang sedang dikumpulkan dan dianalisa
2. Siapakah yang berhak terhadap informasi, atau dengan bahasa lain, “ siapakah perlu mengetahui informasi?”
3. Prosedur-prosedur apakah harus dipergunakan untuk melindungi data –  misalnya dengan cara sering merubah kode – kode yang dipergunakan ; merahasiakan berkas-berkas yang berlaku dan hal-hal lain yang berhubungan.

BEBERAPA ALAT PENTING YANG BERGUNA DALAM PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN KEUANGAN

AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN (RESPONSIBILITY ACCOUNTING)

Ditinjau secara luas, akuntansi melayani tiga tujuan yang berlainan yaitu:

1. Laporan keuangan (financial reporting)
2. Penilaian inventory (inventory reporting)
3. Evaluasi prestasi kerja (performance evaluation)

Tujuan pertama terutama berhubungan dengan pelaporan hasil menyeluruh dari operasi dan kondisi keuangan perusahaan kepada manajemen dan masyarakat keuangan seperti para pemegang saham, para pemegang saham, bank-bank, dan sebagainya. Tujuan kedua memungkinkan pengalokasian dan pembebanan biaya-biaya dan ongkos-ongkos secara wajar terhadap persediaan dan harga pokok penjualan atau terhadap biaya berjalan lainnya. Tujuan ketiga memungkinkan pengukuran pelaksanaan per individu atau per kelompok terhadap tujuan – tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Ada tiga jenis pusat – pusat pertangungjawaban ini. Pertama pusat pertanggungjawaban dapat merupakan suatu “pusat biaya (cost center)”, jika pengawas hanya diharuskan bertanggungjawab terhadap biaya belaka, yaitu terhadap ongkos-ongkos dari departemennya sendiri atau terhadap biaya bahan baku atau upah tenaga kerja langsung yang terjadi. Kedua, pusat pertanggungjawaban dapat diperluas menjadi suatu “pusat laba (profit center)”, jika pengawas diharuskan bertanggungjawab untuk mencapai suatu kontribusi laba (profit contribution) yang ditetapkan.

Dan yang terkahir, jika seorang manajer diharuskan bertanggungjawab tidak hanya untuk laba tetapi juga terhadap investasi yang diperlukan untuk menghasilkan margin atau laba, maka pusat pertanggungjawaban tersebut merupakan suatu “pusat investasi (investment center)”.

PERILAKU BIAYA (COST BEHAVIOUR)

Yang agak mendasar bagi seluruh proses perencanaan dan pengendalian, atau kadang-kadang disebut “perencanaan laba (profit planning)”, atau juga “manajemen menurut sasaran (management by objectives)”, adalah suatu pemahaman yang jelas mengenai bagaimanakah biaya-biaya, khususnya biaya overhead pabrikase (manufacturing overhead) atau ongkos-ongkos lain akan berubah jika dihubungkan dengan volume usaha.

LAPORAN ATAS PENYIMPANGAN / KEKECUALIAN

Fungsi controllership dapat dikatakan efektif sejauh bila dapat mengidentifikasikan pelaksanaan operasi manajemen yang menyimpang dari sesuatu sasaran yang dapat diterima – apakah berupa rencana, atau norma atau pelaksanaan di masa yang lalu . salah satu fungsi dari controller adalah untuk mengorganisasikan informasi sehingga fakta-fakta dapat dimengerti dan dapat bertindak sesuai dengan itu. Penyimpangan atau varians (exceptions and variances) dari norma atau standarlah yang harus diperhatikan.

PENILAIAN MENYELURUH TERHADAP PERUSAHAAN:

BEBERAPA TOLOK UKUR ATAS PRESTASI MENYELURUH

UNSUR-UNSUR PERUSAHAAN

Fakto-faktor yang atau unsur-unsur berikut ini harus dievaluasi dalam proses analisa:

1. Berbagai tujuan dan kebijakan
2. Organisasi
3. Produk
4. Pasar
5. Program distribusi
6. Program produksi
7. Program penelitian dan pengembangan
8. Struktur keuangan, kebijakan dan praktek akuntansi, dan trends serta hubungan-hubungan keuangan
9. System pengendalian (control system)

TUJUAN DAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN

Tujuan perusahan tidak saja harus diketahui tetapi harus juga terdapat tujuan-tujuan spesifik untuk setiap devisi operasi: pemasaran, produksi riset, teknik, akuntansi dan lain-lain dan jika perusahaan telah diorganisasikan secara desentralisasi, maka setiap grup operasi harus memilikisasaran.

Jika tujuan perusahaan tidak secara tertulis maka controller seharusnya mendorong agar dibuat secara tertulis.

Kebijaksanaan – kebijaksanaan perusahaan dapat diklasifikasikan sebagai yang umum, yang utama, yang minor (general, major, atau minor policies). Tentunya kebijksanaan umum mengatur jalannya perusahaan secara keseluruhan; mereka merupakan prinsip-prinsip dasar yang akan diikuti perusahaan.

Kebijksanaan utama mengatur pelaksanaan dan pengendalian dari fungsi – fungsi pokok perusahaan.

ORGANISASI

Beberapa hal khusus yang menyangkut permasalahan organisasi ini diterapkan sebagai berikut:

1. Manajemen
2. Bagan organisasi
3. Pedoman organisasi
4. instruksi praktek standar
5. ketaatan pada hukum perburuhan yang berlaku
6. hubungan perburuhan
7. seleksi tenaga kerja
8. latihan tenaga kerja
9. pengkoordinasian fungsi-fungsi

PRODUK PERUSAHAAN

1. Tren dalam volume penjualan
2. Keunggulan dalam bersaing
3. Laba koto
4. Kelengkapan lini produk
5. Harga
6. Diversifikasi produk
7. Kualitas
8. Rancangan dan corak
9. Identifikasi

PASAR

Informasi pasar yang disarankan harus dimiliki oleh sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Data tentang pelanggan sekarang
2. Potensi pasar
3. Kebiasaan membeli atau preferensi pembelian dari pelanggan
4. Aktivitas persaingan
5. Kemajuan-kemajuan teknis

PROGRAM DISTRIBUSI

Pokok – pokok yang disarankan untuk dicakup dalam penelitian atau penelaahan adalah sebagai berikut:

1. Seleksi dan latihan para penjual(salesman)
2. Seleksi saluran distribusi dan metode penjualan
3. Penetapan quota penjualan
4. Wilayah penjualan
5. Perjalanan para penjual
6. Advertensi dan bantuan promosi penjualan
7. Kompensasi gaji para penjual
8. Kebijksanaan harga
9. Kebijksanaan – kebijksanaan penjualan yang lain
10. Biaya distribusi

RENCANA PRODUKSI

Terdapat tiga subdivisi utama, yaitu:

1. Bahan-bahan, suku cadang dan perlengkapan
2. Pabrik dan fasilitas-fasilitasnya
3. Proses produksi

PROGRAM RISET DAN PENGEMBANGAN (RESEARCH AND DEVELOPMENT PROGRAM)

Hal – hal berikut akan memberikan lata belakang untuk menilai fungsi riset dan pengembangan ini:

1. Produk-produk baru atau yang telah diperbaiki apakah yang telah dikembangan dalam lima tahun terakhir? Berapakah bagian produk-produk tersebut dari penjualan total?
2. Apakah sifat dari program riset? Apakah proyek – proyek khusus telah ditetapkan untuk tujuan riset dan ditinjau kemajuannya  secara periodic? Apakah manfaat yang diperoleh diukur terhadap biayanya ?
3. Sejauh mana korelasi yan ada antara deprtemen riset dan departemen penjualan mengenai produk baru? apakah terdapat pemindahan yang lancer dari produk yang masih bersifat percobaan menjadi produk komersial ?
4. Bagaimanakah pengeluaran untuk riset dan pengembangan dibandingkan dengan jenis industry yang bersangkutan atau saingan, baik dalam jumlah maupun mengenai prosentasinya?
5. Sejauh mana laboratorium luar dipergunakan untuk menambah fleksibilitasstaf riset?

ORGANISASI DAN KEMAMPUAN FINANSIAL

Sebagai syarat survey umum mengenai aspek ini, hal – hal berikut harus diteliti:

1. Baik buruknya struktur keuangan
2. Trend operasi
3. Organisasi dan funsi financial
4. Profitabilitas

SISTEM PENGENDALIAN (CONTROL SYSTEM)

Pada dasarnya, proses yang terjadi adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan suatu norma standar pengukuran
2. Membandingkan pelaksanaan yang sebenarnya terhadap norma standar
3. Mencari sebab-sebab terjadinya penyimpangan atau varians
4. Mengambil tindakan koreksi yang perlu

TOLOK UKUR PRESTASI KEUANGAN SECARA MENYELURUH

BEBERAPA TOLOK UKUR UMUM

1. Tolok ukur profitabilitas (kemampulabaan)
2. Tolok ukur pertumbuhan

PERSENTASE HASIL PENGEMBALIAN ATAS PENJUALAN BERSIH

Salah satu ukuran profitabilitas yang paling lazim dijumpai adalah hubungan antara penghasilan / laba bersih terhadap penjualan bersih. Rasio ini, yang biasanya dinyatakan sebagai suatu prosentase, menunjukkan berapakah bagian dari penjualan yang direalisir menjadi laba.

Laba sebagai suatu prosentasi dari penjualan bersih mempunyai nilai yang banyak, tetapi kalau dipergunakan sendiri saja merupakan suatu ukuran profitabilitas yang belum mencukupi.

PERSENTASE MARGIN OPERASI DIHUBUNGKAN DENGAN PENJUALAN

Ukuran ini menghubungkan margin operasi atau laba kotor perusahaan dengan penjualan bersih. Ukuran inimencoba mengidentifkasikan trend dalam profitabilitas, yang tidak dipengaruhi oleh perubahan dalam tariff pajak penghasilan atau penghasilan lain-lain dan biaya – biaya lain- lain.

PERSENTASE HASIL PENGEMBALIAN ATAS HARTA YANG DIPERGUNAKAN

Prosentase hasil pengembalian atas seluruh modal yagn dipergunakan, sering dipergunakan sebagai ukuran intern, baik bagi perusahaann secara keseluruhan dan juga per lini produksi atau per segmen organisasi.

KETERBATASAN DALAM PENGGUNAAN TINGKAT PENGEMBALIAN ATAS HARTA AKTIVA (ROA/RETURN ON ASSET)

Penggunaan tingkat pengembalian atas seluruh harta atau seluruh investasi , merupakan suatu cara yang cocok untuk mengukur prestasi yang lalu dari perusahaan – perusahaan sejenis. ROA menyediakan alat untuk mengukur prestasi kerja manajemen dibandingkan dengan para saingan. Rasio ini terbatas kegunaannya dalam mengadakan perbandingan di antara perusahaan-perusahaan dalam jenis industry yang berbeda

PENGEMBALIAN ATAS MODAL PEMEGANG SAHAM (RETURN ON SHARE HOLDERS EQUITY)

Meskipun manajemen perusahaan mempunyai tanggungjawab untuk menghasilkan suatu tingkat pengembalian yang wajar atas seluruh harta yang dipergunakan dalam perusahaan tetapi ada pendapat-pendapat tertentu yang mengatakan bahwa tugas manajemen adalah untuk mengoptimisasikan atau memaksimisasikan tingkat hasil pengembalian atas modal sendiri.

Tingkat penghasilan atas modal pemegang saham dapat dihitung dengan hanya menambahkan pada formula “tingkat pengembalian atas jumlah harta atau investasi dengan factor prosentase dariahrta dalam hubungannya dengan modal pemegang saham.

Tingkat hasil pengembalian atas harta (return on assets)digambarkan oleh factor-faktor sebagai berikut:

Tingkat pengembalian atas jumlah harta =

Untuk menghitung tingkat hasil pengembalian atas modal sendiri, kita akan menambah satu langkah lebih lanjut sebagai berikut :

Hasil pengembalian atas modal sendiri  =

TINGKAT PENGEMBALIAN ATAS TOTAL MODAL

Tolok ukur prestasi yang lain berhubungan dengan total investasi modal jangka panjang dalam arti hutang jangka panjang plus modal sendiri. Ini kadang-kadang disebut “pengembalian atas investasi (return on investment atau ROI) atau pengembalian atas modal yang dipergunakan (return on capital employed). Rasio ini mencoba mengukur hasil pengembalian atas dana jangka panjang yang telah diinvestasikan dalam perusahaan.

KENAIKAN PERSENTASE PENJUALAN

Didalam perusahaan sendiri, controller dapat mengembangkan angka-angkalebih terperinci sebagai berikut:

1. Bagian kenaikan penjualan yang disebabkan harga yang lebih tinggi dan kuantum penjualan yang lebih besar.
2. Bagian kenaikan penjualan yang disebabkan kondisi-kondisi abnormal atau “ yang tidak disangka-sangka.

LABA PER SAHAM (EARNINGS PER SHARE ATAU EPS)

Penghasilan per saham merupakan penghasilan bersih yang tersedia bagi saham biasa, dibagi dengan banyaknya saham biasa yang beredar. Karena alasan ini, banyak manajemen memandang perubahan dalam EPS sebagai indicator dari ada tidakyna pertumbuhan. Dan kalangan keuangan lebih menekankan pentingnya pertumbuhan EPS.

EPS vs ROI

Dalam mengevaluasi tolok ukur ini harus dipertimbangkan, mengapa EPS berubah dan juga trend dalam tolok ukur lain. Komentar-komentar berikut mungkin berguna:

1. EPS dapat dipengaruhi antara lain, oleh factor – factor berikut:
   1. Penanaman kembali penghasilan
   2. Pembelian kembali saham biasa melalui penggunaan surplus kas
   3. Menyatakan leverage melalui penggunaan hutang jangka panjang
   4. Mengambil alih perusahaan yang mempunyai price earnings ratio (PE ratio) yang rendah.

Maka hal-hal ini harus diteliti untuk mengetahui, apakah perubahan EPS terjadi karena sebab-sebab yang penting ataukah karena manipulasi saham.

1. Suatu kenaikan EPS tidak selalu menandakan adanya peningkatan dalam tingkat pengembalian atas modal panjang saham (ROE)  atau jumlah modal jangka panjang yang dipergunakan (ROI)
2. Untuk jangka waktu panjang, penghasilan atas jumlah modal sendiri merupakan fungsi penggerak atau penentu, diikuti dengan EPS dengan asumsi tidak ada factor – factor lainnya yang bekerja.

RASIO, TREND DAN HUBUNGAN FINANSIAL SERTA OPERASI

PENGGUNAAN RASIO

Untuk mengetahui kemajuan atau kondisi relative, kita perlu mempunyai berbagai ukuran perbandingan. Dan bagi pimpinan perusahaan tidak ada yang lebih wajar daripada keinginan untuk membandingkan dirinya dengan perusahaan lain secara individen atau dengan rata-rata bagi jenis industry yang bersangkutan. Beberapa dari perbandingan-perbandingan ini hanya akan dipergunakan oleh pimpinan keuangan, dan yang lain akan berguna bagi para pimpinan fungsional atau pimpinan perusahaan secara menyeluruh.

RASIO YANG TERSEDIA

Ada tiga golongan utama yaitu rasio keuangan, rasio operasi keuangan, dan rasio operasi

Rasio keuangan menyatakan suatu hubungan antara berbagai unsure yang terdapat pada neraca yang sama.

Rasio operasi keuangan menyatakan suatu hubungan antara unsur-unsur yang terdapat pada laporan perhitungan rugi/laba (statement of income and expense) dengan unsur-unsur pada neraca (balance/sheet).

Rasio operasi menyatakan suatu hubungan antara unsur-unsur yang berbeda dalam laporan perhitungan rugi/laba

KEBUTUHAN AKAN RASIO STANDAR

Analisa-analisa rasio dan trend akan kehilangan banyak arti pentingnya kecuali bila dinilai/ditimbang menurut patokan (standard) rasio standar yang wajar. Patokan perbandingan dapat meliputi salah satu atau semua dari yang berikut ini:

1. Rasio dari jenis indutri yang bersangkutan di mana perusahaan tergolong.
2. Rasio dari perusahaan-perusahaan saingan, khususnya saingan-saingan yang lebih maju.
3. Pengalaman perusahaan sendiri di masa yang lalu.
4. Hubungan-hubungan umum yang dikembangkan oleh controller atau orang-orang lain, yang didasarkan pada observasi dan pengalaman.

TREND YANG DINYATAKAN DENGAN PRESENTASE

Sebelumm mulai meninjau secara mendetail beberapa rasio yang biasa dipergunakan dalam mengevaluasi laporan keuangan, akan lebih baik jika kita terlebih dahulu mempertimbangkan beberapa alat yang sederhana dan lebih efektif yang tersedia untuk dipergunakan salah satu yang telah disebutkan adalah hubungan antara angka-angka dalam laporan yang sama, atau dalam laporan operasi yang berhubungan. Yang lain adalah kompilasi trends dnegan menggunakan prosentase-prosentase. Metode ketiga adalah penyiapan laporan-laporan prosentase.

Controller sering terlalu asyik dalam masalah-masalah sehari-hari, sehingga mereka mungkin tidak memperhatikan trend. Trend dapat diamati melalui penghitungan prosentase-prosentase. Tekniknya kira-kira sama dengan teknik yang dipergunakandalam menghitung angka-angka indeks.

LAPORAN PERSENTASE

Controller mungkin sering perlu membandingkan laporan keuangan dari berbagai perusahaan dalam jenis industry yang sama, dan dalam mengecek distribusi biaya-biaya dalam laporan perhitungan rugi/laba, atau distribusi harta dan hutang dalam neraca. Ini lebih mudah tercapai dengan menggunakan prosentase-prosentase ketimbang bagi jumlah uang. Metode yang demikian merupakan cara pendekatan lain dalam menganalisa laporan yaitu dengan menggunakan komponen-komponen prosentase, yang sering disebut dengan “common size statement”

RASIO – RASIO KEUANGAN

RASIO LANCAR

Salah satu rasio yang paling luas digunakan khususnya bagi mereka yang bergerak di bidang perkreditan ialah rasio lancer. Rasio ini dihitung dengan membagikan jumlah harta (total current assets) dari sebuah perusahaan dengan jumlah hutang lancer (total current liabilities)

RASIO CEPAT (QUICK RATIO)

Suatu rasio tambahan bagi rasio lancer dikenal sebgai “quick” ratio atau “acid test” ratio. Ini menyatakan hubungan antara kas/bank, plus piutang dan investasi sementara (temporary investments) dengan hutang lancer (current liability)

RASIO HUTANG JANGKA PANJANG TERHADAP EKUITAS PARA PEMEGANG SAHAM YANG BERWUJUD

Rasio ini menyatakan hubungan antara hutang jangka panjang dengan hak kepentingan para pemegang saham (modal sendiri) setelah dikurangi setiap intangibles yang ada (misalnya goodwill). Para investor jangka panjang, dan juga bank-bank komersial, membandingkan rasio ini dengan standar-standar industry yang dapat diterima.

RASIO HUTANG SELURUHNYA TERHADAP EKUITAS PARA PEMEGANG SAHAM YANG BERWUJUD

Rasio ini mengukur hutang seluruhnya dari perusahaan terhadap hak kepentingan para pemegang saham (modal sendiri) setelah dikurangi harta tak berwujud (intangibles). Juga di sini bila terdapat terlalu banyak hutang yang bagaimanapun sifatnya dihubungkan dengan hak dan kepentingan para pemegang saham (net worth), menimbulkan masalah-masalah mengenai kelangsungan hidup perusahaan dalam waktu-waktu yang menyulitkan, seperti dalam waktu terjadi kemuduran usaha.

RASIO HARTA TETAP TERHADAP EKUITAS PARA PEMEGANG SAHAM YANG BERWUJUD

Suatu rasio antara harta terhadap hak kepentingan yang berwujud dari para pemegang saham yang besarnya kurang dari satu menunjukkan, bahwa para pemegang saham telah ikut menyediakan sebagian dari modal kerja (working capital).

HUBUNGAN KEUANGAN DAN OPERASI

RASIO PENJUALAN BERSIH TERHADAP PIUTANG

Investasi dalam piutang dagang dan wesel tagih harus mempunyai suatu hubungan yang wajar terhadap penjualan bersih (net sales). Factor ini sering dinamakan “turn over of receivables (perputaran piutang)”, yang dihitung dengan membagi penjualan bersih (atau penjualan kredit bersih bilamana data tersedia dan penjualan kredit tidak merupakan bagian terbesar dari penjualan)dengan piutang pada akhir periode.

PERPUTARAN PERSEDIAAN (TURNOVER OF INVENTORIES)

Perputaran persediaan barang jadi (finished goods) akan diukur sebagai berikut:

Dan perputaran persediaan bahan baku dapat dihitung sebagai berikut:

PERPUTARAN HARTA LANCAR (TURN OVER OF CURRENT ASSETS)

Suatu indikasi umum mengenai efisiensi dan profitabilitas dalam penggunaan harta lancer dapat diukur melalui tiga hubungan. Perputaran harta lancer dapat diukur dengan cara membagi jumlah harga pokok penjualan (cost of goods sold) biaya usaha/ operating expenses dengan jumlah harta lancer rata-rata yang ada pada awal dan akhir periode akuntansi. Yang erat berhubungan dengan perputaran adalah profitabilitas, yang dapat dihitung dengan membagi pendapatan bersih (net income) oleh jumlah harta lancar rata-rata.

RASIO PENJUALAN BERSIH TERHADAP MODAL KERJA (RATIO OF NET SALES TO WORKING CAPITAL)

Suatu kenaikan dalam volume penjualan biasanya disertai dengan kenaikan dalam piutang dan persediaan. Karena hubungan ini, para analis telah mengembangkan rasio penjualan bersih terhadap modal kerja sebagai suatu ukuran mengenai efisiensi dalam penggunaan modal kerja.

Perputaran yang rendah dapat diakibatkan oleh besarnya jumlah persediaan atau piutang

RASIO PENJUALAN BERSIH TERHADAP HARTA TETAP

Suatu indikasi mengenai ada tidaknya tendensi menuju expansi atau tingkat penggunaan harta tetap yang berlebihan, adalah rasio penjualan bersih terhadap harta tetap operasional (operating fixed assets). Rasio ini harus dipertimbangkan bersama-sama dengan laba usaha (operating profit) dalam menetapkan pengaruh dari investasi harta tetap.

RASIO PENJUALAN BERSIH TERHADAP HARTA SELURUHNYA (RATIO OF NET SALES TO TOTAL ASSETS)

Suatu ukuran mengenai efisiensi manajemen adalah hubungan dari penjualan bersih terhaap seluruh harta yang dipergunakan dalam perusahaan. Dianggap makin besar volume penjualan telah dilakukan, makin efisiensi pula dalam penggunaan harta.

RASIO BIAYA PERBAIKAN DAN PEMELIHARAAN TERHADAPHARTA TETAP (RATIO OF REPAIRS AND MAINTANCE TO FIXED ASSETS)

Biaya pemeliharaan merupakan suatu unsur penting dalam sebagian besar perusahaan, dan semakin penting bila investasi dalam mesin dan peralatan bertamabh. Rasio biaya perbaikan dan pemeliharaan terhadap harta tetap ini merupakan pedoman yang berguna dalam mengecek kebijaksanaan pemeliharaan.

RASIO BIAYA PENYUSUTAN TERHADAP HARTA TEAP (RATIO OF DEPRECIATION TO FIXED ASSETS)

Rasio ini merupakan suatu ukuran yang kasar tentang kewajaran dari kebijksanaan penyusutan. Rasiko ini memberikan alat yang sederhana untuk mengadakan perbandingan dnegna perusahaan-perusahaan lain.

RASIO LABA BERSIH TERHADAP MODAL SENDIRI (RATIO OF NET PROFIT TO SHAREHOLDER EQUITY)

Bagi para pemilik perusahaan, salah satu ukuran umum terpenting adalah hubungan dari laba bersih setelah dipajak terhadap hak kepentingan para pemegang saham. Karena tujuan perusahaan adalah laba bersih, maka rasio ini merupakan salah satu ukuran mengenai kemajuan.

RASIO OPERASI

RASIO PENJUALAN RETUR DAN PENGURANGAN HARGA TERHADAP PENJUALAN BRUTO

Rasio penjualan retur dan potongan-potongan terhadap penjualan bruto berguna dalam menetapkan tanggungjawab atas variasi-variasi dalam laba bersih, karena rasio itu mencerminkan sebab terjadinya perubahan dalam laba kotor melalui pengurangan hasil penjualan.

RASIO LABA KOTOR TERHADAP PENJUALAN BERSIH (RATIO OF GROSS PROFIT TO NET SALES)

Rasio laba kotor terhadap penjualan bersih biasanya dinyatakan sebagai suatu prosentase dari penjualan bersih. Kebanyakan controller menganggapnya sebagai rasio yang sangat tepat/ berguna dan menganalisanya setiap bulan. Perusahaan harus mendapatkan laba kotor yang cukup tinggi untuk dapat menutupi biaya-biaya operasi dan memberikan suatu laba yang normal.

Suatu laba kotor yang rendah dapat terjadi, antara lain karena kompetisi harga yang kuat, kelemahan dalam kebijaksanaan harga, atau volume yang tidak cukup untuk menutupi biaya produksi.

RASIO BIAYA USAHA TERHADAP PENJUALAN BERSIH (RATIO OF OPERATING EXPENSES TO NET SALES)

Rasio ini dapat dihitung perjenis biaya, per golongan biaya atau per fungsi dalam hubungan dengan penjualan besih prosentase yang dihasilkan, memberikan beberapa petunjuk tentang kemampuan manajemen untuk menyesuaikan biaya dengan volume yang berubah-ubah.

RASIO LABA BERSIH TERHADAP PENJUALAN BERSIH

Rasio ini berguna unutk tujuan-tujuan pengendalian secara menyeluruh dan biasanya dimasukkan dalam laporan intern.

RASIO LAINNYA

PERBANDINGAN BEBAN TETAP TERHADAP “PENDAPATAN” (NUMBER OF TIMES FIXED CHARGES ARE EARNED)

Perbandingan beban tetap terhadap “pendapatan” (laba bersih ditambah beban tetap) digunakan untuk menunjukkan margin keamanan (margin of safety) bagi pemegang obligasi. Rasio ini ditentukan dengan cara membagi laba bersih setelah dikenakan pajak (net profit after taxes) dengan bunga atas hutang jangka panjang, termasuk amortisasi disagio (discountnya).

LABA PER SAHAM BIASA (EPS OF COMMON STOCK)

Pada dasarnya ini dihitung dengan mengurangkan dari laba bersih, setiap dividen untuk saham prioritas (preffered stock), lalu membagikan seldonya dnegna banyaknya saham biasa yang masih beredar pada akhir periode. Penghasilan per saham biasa dapat dinyatakan juga sebagai suatu prosentase dari nilai pari (per value) atau nilai pasar (market value) dari saham.

NILAI BUKU SAHAM BIASA (BOOK VALUE OF COMMON STOCK)(

Nilai buku ari saham biasa ditentukan dnegan cara membagikan jumlah modal sendiri oleh banyaknya saham biasa (common stock) yagn beredar, denga asumsi bahwa tidak ada saham preferen yang beredar.

PENYAJIAN ANALISIS

Prosedur yang ditempuh adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan rasio-rasio apakah yang harus disajikan.
2. Menetapkan trend dari rasio-rasio yang dipilih untuk jangka waktu yang wajar.
3. Sejauh mungkin, dapatkan rasio-rasio untuk tujuan perbandingan.
4. Menyajikan rasio dalam bentuk yang sesuai.
5. Mengintepretasikan data dalam laporan yang menyertai rasio-rasio yang disajikan dengan menyajikan sifat-sifat yang luar biasa dan mengusulkan tindakan perbaikan.

PROSEDUR OPNAME FISIK PERSEDIAAN

PEMELIHARAAN DAN PEMUSNAHAN CATATAN

Salah satu aspek khusus dari penyimpanan catatan adalah pemeliharaan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif lagi. Tugas menentukan mana catatan yang harus ditahan adalah sangat sukar dan memerlukan banyak pertimbangan. Kebutuhan masa depan dan nilai catatan harus ditinjau terhadap biaya penggudangan dan penyimpanan catatan tersebut. Agar efektif, program manajemen catatan harus dipikirkan baik-baik, dan kebijakan serta prosedur yang layak harus dikembangkan dan secara tepat dikomunikasikan ke semua tingkat organisasi. Ada tiga hal pokok yang perlu dipertimbangkan:

1)      Catatan apa yang harus disimpan?

2)      Berapa lama harus disimpan?

3)      Bagaimana seharusnya cara penyimpanannya?

TANGGUNGJAWAB ATAS PENYMPANAN DAN PNGATURAN CATATAN

Manajemen harus memastikan bahwa tanggungjawab atas program penyimpangan dan pengaturan catatan yang besar telah dibebankan kepada eksekutif fungsional tertentu. Ada beberapa cara pendekatan untuk masalah ini:

1)      Membentuk komite

2)      Melimpahkan tanggungjawab kepada pejabat tertentu

3)      Mendesentralisasi tanggungjawab kepada kepala divisi atau departemen

4)      Menetapkan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan

PROSEDUR

Bilamana tanggungjawab telah ditetapkan dan organisasi untuk penyimpanan catatan telah dibentuk, kebijakan yang sesuai harus ditetapkan oleh manajemen dan prosedur yang layak dan tepat harus dikembangkan. Program manajemen catatan yang menyeluruh, yang mencakup penyimpanan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif, sedikitnya harus meliputi hal-hal berikut:

1. Penyiapan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan.
2. Penyiapan rencana penyimpanan dan pemusnahan semua catatan.
3. Provisi untuk pengaturan catatan yang tidak tercakup dalam jadual penyimpanan.
4. Provisi untuk rencana perawatan, pemutakhiran (peng-update-an) dan perbaikan catatan jika diperlukan.
5. Pembentukan pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efisien.
6. Prosedur untuk proses administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluwarsa).
7. Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan.
8. Adanya audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program.

Dianjurkan agar prosedur-prosedur ini disertakan dalam prosedur operasi standar peusahaan.

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN

Tidak ada patokan mengenai periose atau prosedur penyimpanan; tetapi, ada beberapa foktor dan pertimbangan pokok dalam mnentukan catatan mana yang harus disimpan dan untuk berapa lama. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Tanggal kadaluwarsa
2. Persyaratan berdasarkan peraturan pemerintah atua undang-undang
3. Sifat catatan atau dokumen itu sendiri
4. Jenis usaha
5. Persyaratan kontrak

Sifat catatan merupakan factor penting dalam menentukan pengaturan atua penyimpanan catatan. Sebagai contoh, sertifikat perusahaan adalah sangat berbeda dengan salinan ketiga dari faktur penjual. Aspek-aspek yang dapat mempengaruhi nilai suatu catatn meliputi yang berikut:

1. Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang
2. Ketersediaan salinan yang serupa atau identik
3. Sejauh mana data dapat diringkaskan atua dimasukkan ke dalam dokumen lain
4. Sejauh mana catatan merupakan bukti asli suatu transaksi tertentu – dokumen pokok

Jenis bisnis juga dapat menjadi factor dalam penyimpanan catatan. Jadi,jika suatu produk harus diperam (aged) selama beberapa tahun sebelum digunakan atau dijual, lembaran laporan yang menyertai proses barangkali akan disimpan jauh lebih lama dibandingkan dengan lembaran laporan pembuatan untuk fabrikasi fiston. Bilamana perimbangan pengendalian mutu sangat penting, seperti pada pembuatan pesawat terbang catatan seperti itu dapat disimpan untuk periode tak terbatas atau hingga pesawat terbang yang bersangkutan tidak lagi dgunakan. Jenis usaha juga dapat mennetukan jenis peraturan pemerintah berkenaan dengan penyimpanan catatan untuk, misalnya utilitas (perusahaan listrik, gas dan air minum).

Persyaratan kontrak dapat menentukan bahwa catatan tertentu harus disimpan sampai pembayaran terakhir pada kontrak atau dapat membuat perusahaan tunduk pada undang-undang atau peraturan tertentu yang mensyaratkan penyimpanana yang lebih lama. Ini misalnya jika pelanggan mempunyai hak kontrak untuk mengaudit catatan biaya selam periode waktu tertentu setelah penyelesaian kontrak.

MENGELOMPOKKAN CATATAN UNTUK PENYIMPANAN

Ada beberapa cara untuk mengelompokkan catatan, tetapi disarankan untuk menggunakan suatu cara yang membaginya menjadi 5 kelompok:

1. Vital atau sangat penting

Catatan ini tidak bisa digantikan atau tidak bisa digantikan dengan segera dan dibutuhkan untuk kelangsungan operasi perusahaan. Kelompok ini mengikuti yang berikut:

Akte pendirian perusahaan

Anggaran dasar atau perjanjian monopoli

Catatan saham modal,dan sebagainya.

1. Bernilai

Catatan yang bernilai adalah catatan yang diperlukan untuk mencegah kerugian keuangan atau untuk memperoleh kembali uang atau kekayaan. Beberapa contoh adalah buku piutang, buku harta tetap, berkas klaim, catatn persediaan, polis asuransi, kontrak, pengembalian SPT dan laporan pajak, laporan audit, dan sebagainya.

1. Penting

Catatan penting adalah alat administratif yang dapat diperoleh setelah usaha atau penundaan yang hebat dan tidak mempunyai pengaruh yang merugikan operasi pokok sampai tingkat yang serius. Hasil penelitian biaya dan ringkasan catatan akuntansi termasuk dalam kategori ini. Contohnya adalah penelitian biaya dan kemampulabaan, laporan kredit, catatan harga, data operasi, catatan data pelanggan, catatan personalia dan pembayaran gaji, buku pedoman (manual) dan petunjuk kebijakan, cek mundur, laporan pemerintah, dan dokumen pengiriman (shipping documents).

1. Berguna

Catatan yang berguna adalah catatan yang tidak diperlukan untuk operasi saat ini tetapi berguna untuk referensi dan kegunaan serupa. Catatan seperti ini biasanya akan dimusnahkan bila kegunaannya telah berakhir.

1. Tidak pokok

Catatan tidak pokok adalah catatan yang bleh dimusnahkan dengan segera dan tidak mempunyai nilai jangka panjang.

PERSYARATAN PEMERINTAH

Dalam mempertimbangkan penyimpanan, perawatan dan pengaturan catatan, berbagai persyaratan dari banyak badan pemerintah harus ditinjau secara terinci untuk memastikan pemenuhannya. Dengan makin kompleks dan barangkali makin tidak definitifnya persyaratan tersebut, bisnis ahrus menerapkan pertimbangan yang bijaksana dalam mengembangkan program manajemen catatan mereka.

Controller barangkali akan menganggap perlu untuk meninjau peraturan tertentu dari pemerintah yang berlaku bagi bisnisnya dan mengkonsultasikannya dengan penasihat hukum yang bersangkutan. Sebagai contoh, menurut IRC adalah disarankan agar dokumentasi pendukung tersesdia sampai akhir suatu tahun pajak. Kebanyakan akan merinci periode penyimpanan untuk catatan gaji, kontrak dengan pemerintah, kesepakatan serikat kerja, dan dokumen-dokumen hukum lainnya.

MENTRANSFER CATATAN

Beberapa perusahaan mentransfer berkas mereka sekali setahun dan menata berkas baru untuk tahun berjalan. Kecenderungannya adalah untuk mengirim semua berkas ke kotak penyimpanan, berharap dapat mempunyai waktu untuk memusnahkan yang tidak berguna lagi nantinya. Tetapi, waktu yang tepat untuk menyiapkan catatan adalah di saat catatan tersebut ada. Banyak material yang bersifat sementara dimasukkan ke dalam berkas yang seharusnya tidak perlu diberkaskan pertama kali. Contohnya adalah surta pengiriman, laporan atau formulir sementara dan lain-lain. Beberapa perusahaan telah menyusun prosedur yang sangat praktis yang menunjukkan tanggal pemusnahan begitu catatan masuk ke dalam berkas. Beberapa di antaranya mempunyai kegunaan sementara dan dapat ditempatkan dalam berkas 30 atau 60 hari dan kemudian dimusnahkan. Jika catatan tersebut tercampur dengan catatan permanen, penarikan dan pemusnahan dapat dilakukan sedikit-sedikit setiap hari setelah pemberkasan regular diselesaikan. Sebagai saran lain, bilamana laporan disiapkan, maka dianjurkan agar mempertimbangkan sebuah sebagai permanen dan menetapkan periode penyimpanan yang singkat bagi yang lainnya. Seringkali departemen pemula menyimpan salinan permanennya.

TEMPAT PENYIMPANAN

Pembahasan yang lengkap tentang rincian mengenai memilih dan melengkapi tempat penyimpanan permanen berada di luar cakupan buku ini. Tetapai dapat di berikan beberapa saran sebagai berikut:

1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api
2. Cadangan ruang yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan dating
3. Gang-gang dalam daerah penyimpanan harus diberi angka atau huruf untuk memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya cukup besar; juga tiap-tiap peti kemas harus di beri nomor atau huruf untuk memudahkan identifikasi lanjutan
4. Tiap lemari harus diberi tanda/label yang jelas untuk menunjukkan isi : nama catatan, periode yang dicakup, departemen, dan sebagainya.
5. Catatan rahasia mungkin memerlukan fasilitas yang dilengkapi dengan kunci
6. Tanggungjawab untuk menjaga arsip material harus dengan jelas ditetapkan, dan arsip material hanya boleh diperoleh dengan permintaan yang sudah disetujui
7. Kotak tertutup lebih dianjurkan; tong terbuka dan rak biasanya tidak memuaskan

Tempat penyimpanan yang ideal tentu saja adalah tempat yang mudah dijangkau, tahan api, tahan banjir, dan diperlengkapi dengan peralatan yang fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan. Bahaya dari tikus dan kutu dapat menimbulkan masalah yang serius.

INDEKS CATATAN YANG TIDAK AKTIF

Sekedar menyimpan catatan tidak aktif dengan cara yang cocok tidaklah cukup. Bilamana catatan ini dibutuhkan, maka harus dapat ditemukan dengan segera dan mudah. Untuk memudahkan pencarian dokumen ini, suatu indeks yang sederhana dapat mempunyai fungsi ganda: (1) catatan lokasi dan tempat penyimpanan, dan (2) catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan.

PEMUSNAHAN AKHIR DARI CATATAN

Berkas indeks untuk catatan tidak aktif dapat digunakan sebagai berkas pengingat untuk mengeluarkan catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan, selain juga menjadi catatan tanggal pemusnahan untuk material yang sudah dihancurkan.

Tiap-tiap catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan harus diperiksa, karena sangat mudah terjadi pemusnahan catatan vital akibat kekeliruan pemberkasan. Tidak boleh pernah terjadi pemusnahan lemari catatan atas dasar label semata; isi lemari harus diperiksa.

Walaupun beberapa catatan dapat dipotong-potong dan dijual sebagai kertas buangan (waste paper), namun seringkali pembakaran lebih baik. Beberapa perusahaan diharuskan oleh peraturan permerintah untuk menerapkan sertifikat pembakaran. Meskipun tanpa keharusan seperti itu, namun praktek ini lebih baik.

PENGGANDAAN CATATAN

Banyak perusahaan yang menggunakan metode mikrofilm sebagai cara untuk memprediksi catatan mereka. Ini merupakan cara yang bermanfaat untuk merekam, mengolah, menyimpan dan mencari kembali dalam bentuk yang diperkecil. Ada banyak keunggulan teknik ini, seperti:

1. Memerlukan ruang penyimpanan yang kecil
2. Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar
3. Ketepatan—citra aktual dokumen
4. Relatif bersifat permanen
5. Penyederhanaan prosedur
6. Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti utuk dokumen asli

PENGENDALIAN PENJUALAN

PENGENDALIAN PENJUALAN

MASALAH MANAJEMEN PENJUALAN

Setiap fungsi manajemen mempunyai banyak masalah yang beraneka macam serta cukup rumit. Tentunya manajemen penjualan juga menghadapi problem – problem  yang khas. Penjualan merupakan bidang yang dinamis, disertai dengan kondisi yang selalu berubah – ubah, sehingga terjadi masalah yang baru dan berbeda.

Meskipun banyak jenis masalah yang tercahup dalam fungsi pengolahan penjualan, tetapi ada beberapa problema yang umum, antara lain sebagai berikut :

1. 1. Produk

Produk apa yang akan dijual dan berapakah jumlahnya? Apakah kualitas harus yang tertinggi atau yang terendah dalam bidang yang bersangkutan apakah produk tersebut yang khusus atau yang umum?

1. 2. Penetapan harga

Berapakah harga jual dari produk?  Apakah perusahaan akan mengikuti suatu kebijaksanaan untuk memenuhi setiap dan semua persaingan harga? Bagaimanakah syarat penjualan yang akan diberikan?

1. 3. Distribusi

Kepada siapakah produk akan dijual , yaitu apa perusahaan akan menjual langsung kepada konsumen terakhir atau melalui saluran lain seperti grosir? Saluran distribusi apakah yang harus dipergunakan.

1. 4. Metode penjualan

Bagaimana produk akan dijual? Apa melalui penjualan pribadi, advertensi, atau pengiriman langsung? Atau promosi penjualan apakah yang akan dipergunakan?

1. 5. Organisasi

Bagaimanakah menseleksi salsmen? Dan bagaimana melatih mereka? Bagaimana mengenai organisasinya? Apakah diadakan kantor – kantor cabang? Apakah pengawasan penjualan akan menangani semua jenis produk , atau dispesialisasikan? Dalam departemen – departemen apakah organisasi penjualan akan dibagi – bagi? Berapakah tenaga salesmen ( wiraniaga ) yang akan dipekerjakan?

1. 6. Perencanaan dan pengendalian

Bagaimana daerah penjualan ditetapkan? Apakah norma standard penjualan akan dipergunakan sebagai alat pengukur prestasi? Apakah dengan gaji? Komisi? Bonus? Pengendalian apakah yang diterapkan?

PENGENDALIAN PENJUALAN

Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik – baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimun akan dapat direalisasi hanya bila terdapat hubungan yang wajar terhadap ke empat faktor berikut :

1. Investasi dalam modal kerja dan fasilitas – fasilitas
2. Volume penjualan
3. Biaya operasi ( operating expenses )
4. Laba kotor

Oleh karena itu pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan – laporan yang menganalisa kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan – hubungan dan penyimpangan – penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau ari standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.

Controller dan para stafnya dapat membantu dan memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analitis sebagai berikut :

1. Analisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa lalu – dalam hubungannya dengan harga dan volume – untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.
2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuaian pelaksanaan dengan rencana.
3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
4. Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga – harga produk.

ANALISIS PENJUALAN

A. MENDAPATKAN FAKTA

Adalah sangat jelas, bahwa dalam setiap perusahaan, gambaran menyeluruh atau angka rata – rata saja tidaklah mencukupi. Informasi umum seperti ini kecil kegunaannya dalam mengambil keputusan pokok mengenai pemasaran dan pengarahan usaha penjualan. Data harus spesifik dan berhubungan langsung dengan masalah yang harus dicari pemecahannya.

B. JENIS  ANALISA PENJUALAN YANG DIPERLUKAN

Jenis – jenis yang sering dipergunakan adalah sebagai berikut :

1. Produk – jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barang – barang yang dijual.
2. Daerah – wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan – Propinsi, Kota, Desa, area pemasaran lain.
3. Saluran distribusi – grosir, pengencer, makelar, agen.
4. Metode penjualan – pengiriman langsun, kunjungan dari rumah kerumah, dan sebagainya.
5. Pelanggan – dalam negeri dan luar negeari, konsumen industri dan konsumen akhir, pelanggan swasta dan pelanggan pemerintah, yang ditbulasikan menurut volume penjualan.
6. Besarnya order – ukuran rata – rata dari setiap pembelian
7. Syarat penjualan – kontan, C.O.D ( cash on delivery ) secara kredit ( piutang ), secara cicilan dan lain sebagainya.
8. Organisasi – cabang, departemen.
9. Tenaga Wiraniaga – perorangan atau perkelompok.

C. POTONGAN PENJUALAN

Dalam setiap analisis penjualan,pentingnya potongan / pengurangan penjualan tidak boleh diabaikan. Walaupun penelaahan mungkin berhubungan dengan penjualan bersih, tetapi adanya laba yang menyimpang mungkin saja terletak dalam pengurangan penjualan, antara lain karena adanya biaya pengangkutan yang tinggi, potongan – potongan khusus atau diskon penjualan. Faktor – faktor ini dapat mengungkapkan, mengapa harga per unit rendah.

D. MANFAAT LAINNYA DARI ANALISIS PENJUALAN

Kegunaan – keguanaan lain dari analisis penjualan yang dapat dipertimbangkan adalah sebagai berikut :

1. Untuk perencanaan penjualan dan penetapan Quota penjualan.
2. Untuk pengendalian persediaan
3. Untuk penetapan berbagai standar penjualan
4. Untuk distribusi yang lebih baik dari usaha penjualan dari berbagai Daerah.
5. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk
6. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan.

E. ANALISIS PENJUALAN DAN LABA KOTOR

Usaha – usaha penjualan sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, harus diarahkan dan difokuskan pada volume panjualan yang menguntungkan. Untuk mengcapai ini terhadap para manajemen penjualan harus disediakan semua fakta yang berhubungan dengan laba.

F. KETERBATASAN ANALISIS PENJUALAN

Analisis penjualan hanya merupakan suatu  alat yang dipergunakan oleh para eksekutif penjualan. Akan tetapi, analisis tersebut tidak dapat menggantikan manajemen yang profesional yang diperlukan untuk mengarahkan dan mengelolah fungsi penjualan. Artinya analisa volume penjualan yang sebenarnya harus dipergunakan dalam hubungannya dengan faktor – faktor lain seperti : potensi penjualan, rencana, anggaran, standar, pelaksanaanhistoris, perbandingan dalam jenis industri yang sama, biaya pengolahan, dan biaya usaha. Yang terpenting lagi ialah bahwa eksekutif penjualan harus menggunakan data untuk mengambil keputusan yang efektif.

STANDAR PENJUALAN

A. DEFENISI STANDAR PENJUALAN

Suatu standard telah didefenisikan sebagai suatu tolak ukur prestasi pelaksanaan yang telah dikembangkan secara ilmiah. Selanjutnya dapat dilihat bahwa standar dapat digunakan untuk mengukur prestasi penjualan menurut cara yang hampir serupa dengan cara yang digunakan untuk menilai prestasi pelaksanaan didalam pabri. Tiga pernyataan utama dalam mengembangkan alat – alat untuk para eksekutif penjualan adalah sebagai berikut :

1. Standar penjualan merupakan hasil dari penelitian dan analisis yang teliti terhadap prestasi yang lalu.
2. Standar penjualan harus merupakan tolak ukur yang adil dan wajar dari prestasi pelaksanaan.
3. Standar penjualan perlu ditinjau kembali dan direverisi dari waktu ke waktu.

B. KUOTA PENJUALAN SEBAGAI STANDAR

Standar penjualan yang paling luas dipergunakan ialah kuota penjualan. Kuota penjualan merupakan jumlah volume penjualan yang ditetapkan bagi seorang tenaga salesmen. Suatu departemen, cebang, daerah, atau devisi lain sebagai tolak ukur dari pelaksanaan yang memuaskan. Akan tetapi kuota ini dapat meliputi pertimbangan – petimbangan lain, seperti : laba kotor, penagihan atau biaya perjalanan, dan dengan demikian menggambarkan standar prestasi pelaksanaan gabunganatau kolektif.

LAPORAN PENJUALAN

A. ISI LAPORAN PENJUALAN

Hal – hal yang dapat dimasukkan dalam suatu laporan penjualan mencakup  bidang yang luas, Laporan tersebut mungkin meliputi :

1. Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya, dengan angka – angka dengan bulan berjalan dan sampai bulan dua tahun berjalan.
2. Penjulan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode yang berjalan.
3. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka – angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi persentase dari total.
4. Analisis penyimpangan ( variances ) antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab – sebab terjadinya penyimpangan.
5. Hubungan antara penjualan dan biaya, misalnya per order yang diterima.
6. Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dan kuota per salesmen.
7. Data harga jual per unit.
8. Data laba kotor.

Data yang sering dapat dinyatakan dalam unit fisik atau dalam unit uang. Terlepas dari pelaksanaan penjualan yang sebenarnya atau standar penjualan sebagian data yang lain mungkin berhubungan dengan order, pembatalan, retur, potongan.

B. BIAYA SEBAGAI DASAR PENETAPAN HARGA

Terdapat tendensi yang kuatuntuk menganggap remeh atau memandang terlalu tinggi arti  “ biaya “ sebagai suatu faktor dalam penetapan harga. Sering terdengar pernyataan bahwa “ harga didasrkan pada persaingan “. Kurang sering terdengar pernyataan dahwa “ harga didasarkan pada harga pokok “. Tentunya kadang – kadang pernyataan itu berlaku. Akan tetapi jarang harga pokok dapat diabaikan sama sekali.

FIKTOR.K                                                                                 EDNA.J

CONTROLLERSHIP