PEMELIHARAAN DAN PEMUSNAHAN CATATAN

Salah satu aspek khusus dari penyimpanan catatan adalah pemeliharaan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif lagi. Tugas menentukan mana catatan yang harus ditahan adalah sangat sukar dan memerlukan banyak pertimbangan. Kebutuhan masa depan dan nilai catatan harus ditinjau terhadap biaya penggudangan dan penyimpanan catatan tersebut. Agar efektif, program manajemen catatan harus dipikirkan baik-baik, dan kebijakan serta prosedur yang layak harus dikembangkan dan secara tepat dikomunikasikan ke semua tingkat organisasi. Ada tiga hal pokok yang perlu dipertimbangkan:

1)      Catatan apa yang harus disimpan?

2)      Berapa lama harus disimpan?

3)      Bagaimana seharusnya cara penyimpanannya?

TANGGUNGJAWAB ATAS PENYMPANAN DAN PNGATURAN CATATAN

Manajemen harus memastikan bahwa tanggungjawab atas program penyimpangan dan pengaturan catatan yang besar telah dibebankan kepada eksekutif fungsional tertentu. Ada beberapa cara pendekatan untuk masalah ini:

1)      Membentuk komite

2)      Melimpahkan tanggungjawab kepada pejabat tertentu

3)      Mendesentralisasi tanggungjawab kepada kepala divisi atau departemen

4)      Menetapkan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan

PROSEDUR

Bilamana tanggungjawab telah ditetapkan dan organisasi untuk penyimpanan catatan telah dibentuk, kebijakan yang sesuai harus ditetapkan oleh manajemen dan prosedur yang layak dan tepat harus dikembangkan. Program manajemen catatan yang menyeluruh, yang mencakup penyimpanan dan pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif, sedikitnya harus meliputi hal-hal berikut:

  1. Penyiapan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan.
  2. Penyiapan rencana penyimpanan dan pemusnahan semua catatan.
  3. Provisi untuk pengaturan catatan yang tidak tercakup dalam jadual penyimpanan.
  4. Provisi untuk rencana perawatan, pemutakhiran (peng-update-an) dan perbaikan catatan jika diperlukan.
  5. Pembentukan pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efisien.
  6. Prosedur untuk proses administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluwarsa).
  7. Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan.
  8. Adanya audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program.

Dianjurkan agar prosedur-prosedur ini disertakan dalam prosedur operasi standar peusahaan.

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN

Tidak ada patokan mengenai periose atau prosedur penyimpanan; tetapi, ada beberapa foktor dan pertimbangan pokok dalam mnentukan catatan mana yang harus disimpan dan untuk berapa lama. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Tanggal kadaluwarsa
  2. Persyaratan berdasarkan peraturan pemerintah atua undang-undang
  3. Sifat catatan atau dokumen itu sendiri
  4. Jenis usaha
  5. Persyaratan kontrak

Sifat catatan merupakan factor penting dalam menentukan pengaturan atua penyimpanan catatan. Sebagai contoh, sertifikat perusahaan adalah sangat berbeda dengan salinan ketiga dari faktur penjual. Aspek-aspek yang dapat mempengaruhi nilai suatu catatn meliputi yang berikut:

  1. Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang
  2. Ketersediaan salinan yang serupa atau identik
  3. Sejauh mana data dapat diringkaskan atua dimasukkan ke dalam dokumen lain
  4. Sejauh mana catatan merupakan bukti asli suatu transaksi tertentu – dokumen pokok

Jenis bisnis juga dapat menjadi factor dalam penyimpanan catatan. Jadi,jika suatu produk harus diperam (aged) selama beberapa tahun sebelum digunakan atau dijual, lembaran laporan yang menyertai proses barangkali akan disimpan jauh lebih lama dibandingkan dengan lembaran laporan pembuatan untuk fabrikasi fiston. Bilamana perimbangan pengendalian mutu sangat penting, seperti pada pembuatan pesawat terbang catatan seperti itu dapat disimpan untuk periode tak terbatas atau hingga pesawat terbang yang bersangkutan tidak lagi dgunakan. Jenis usaha juga dapat mennetukan jenis peraturan pemerintah berkenaan dengan penyimpanan catatan untuk, misalnya utilitas (perusahaan listrik, gas dan air minum).

Persyaratan kontrak dapat menentukan bahwa catatan tertentu harus disimpan sampai pembayaran terakhir pada kontrak atau dapat membuat perusahaan tunduk pada undang-undang atau peraturan tertentu yang mensyaratkan penyimpanana yang lebih lama. Ini misalnya jika pelanggan mempunyai hak kontrak untuk mengaudit catatan biaya selam periode waktu tertentu setelah penyelesaian kontrak.

MENGELOMPOKKAN CATATAN UNTUK PENYIMPANAN

Ada beberapa cara untuk mengelompokkan catatan, tetapi disarankan untuk menggunakan suatu cara yang membaginya menjadi 5 kelompok:

  1. Vital atau sangat penting

Catatan ini tidak bisa digantikan atau tidak bisa digantikan dengan segera dan dibutuhkan untuk kelangsungan operasi perusahaan. Kelompok ini mengikuti yang berikut:

Akte pendirian perusahaan

Anggaran dasar atau perjanjian monopoli

Catatan saham modal,dan sebagainya.

  1. Bernilai

Catatan yang bernilai adalah catatan yang diperlukan untuk mencegah kerugian keuangan atau untuk memperoleh kembali uang atau kekayaan. Beberapa contoh adalah buku piutang, buku harta tetap, berkas klaim, catatn persediaan, polis asuransi, kontrak, pengembalian SPT dan laporan pajak, laporan audit, dan sebagainya.

  1. Penting

Catatan penting adalah alat administratif yang dapat diperoleh setelah usaha atau penundaan yang hebat dan tidak mempunyai pengaruh yang merugikan operasi pokok sampai tingkat yang serius. Hasil penelitian biaya dan ringkasan catatan akuntansi termasuk dalam kategori ini. Contohnya adalah penelitian biaya dan kemampulabaan, laporan kredit, catatan harga, data operasi, catatan data pelanggan, catatan personalia dan pembayaran gaji, buku pedoman (manual) dan petunjuk kebijakan, cek mundur, laporan pemerintah, dan dokumen pengiriman (shipping documents).

  1. Berguna

Catatan yang berguna adalah catatan yang tidak diperlukan untuk operasi saat ini tetapi berguna untuk referensi dan kegunaan serupa. Catatan seperti ini biasanya akan dimusnahkan bila kegunaannya telah berakhir.

  1. Tidak pokok

Catatan tidak pokok adalah catatan yang bleh dimusnahkan dengan segera dan tidak mempunyai nilai jangka panjang.

PERSYARATAN PEMERINTAH

Dalam mempertimbangkan penyimpanan, perawatan dan pengaturan catatan, berbagai persyaratan dari banyak badan pemerintah harus ditinjau secara terinci untuk memastikan pemenuhannya. Dengan makin kompleks dan barangkali makin tidak definitifnya persyaratan tersebut, bisnis ahrus menerapkan pertimbangan yang bijaksana dalam mengembangkan program manajemen catatan mereka.

Controller barangkali akan menganggap perlu untuk meninjau peraturan tertentu dari pemerintah yang berlaku bagi bisnisnya dan mengkonsultasikannya dengan penasihat hukum yang bersangkutan. Sebagai contoh, menurut IRC adalah disarankan agar dokumentasi pendukung tersesdia sampai akhir suatu tahun pajak. Kebanyakan akan merinci periode penyimpanan untuk catatan gaji, kontrak dengan pemerintah, kesepakatan serikat kerja, dan dokumen-dokumen hukum lainnya.

MENTRANSFER CATATAN

Beberapa perusahaan mentransfer berkas mereka sekali setahun dan menata berkas baru untuk tahun berjalan. Kecenderungannya adalah untuk mengirim semua berkas ke kotak penyimpanan, berharap dapat mempunyai waktu untuk memusnahkan yang tidak berguna lagi nantinya. Tetapi, waktu yang tepat untuk menyiapkan catatan adalah di saat catatan tersebut ada. Banyak material yang bersifat sementara dimasukkan ke dalam berkas yang seharusnya tidak perlu diberkaskan pertama kali. Contohnya adalah surta pengiriman, laporan atau formulir sementara dan lain-lain. Beberapa perusahaan telah menyusun prosedur yang sangat praktis yang menunjukkan tanggal pemusnahan begitu catatan masuk ke dalam berkas. Beberapa di antaranya mempunyai kegunaan sementara dan dapat ditempatkan dalam berkas 30 atau 60 hari dan kemudian dimusnahkan. Jika catatan tersebut tercampur dengan catatan permanen, penarikan dan pemusnahan dapat dilakukan sedikit-sedikit setiap hari setelah pemberkasan regular diselesaikan. Sebagai saran lain, bilamana laporan disiapkan, maka dianjurkan agar mempertimbangkan sebuah sebagai permanen dan menetapkan periode penyimpanan yang singkat bagi yang lainnya. Seringkali departemen pemula menyimpan salinan permanennya.

TEMPAT PENYIMPANAN

Pembahasan yang lengkap tentang rincian mengenai memilih dan melengkapi tempat penyimpanan permanen berada di luar cakupan buku ini. Tetapai dapat di berikan beberapa saran sebagai berikut:

  1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api
  2. Cadangan ruang yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan dating
  3. Gang-gang dalam daerah penyimpanan harus diberi angka atau huruf untuk memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya cukup besar; juga tiap-tiap peti kemas harus di beri nomor atau huruf untuk memudahkan identifikasi lanjutan
  4. Tiap lemari harus diberi tanda/label yang jelas untuk menunjukkan isi : nama catatan, periode yang dicakup, departemen, dan sebagainya.
  5. Catatan rahasia mungkin memerlukan fasilitas yang dilengkapi dengan kunci
  6. Tanggungjawab untuk menjaga arsip material harus dengan jelas ditetapkan, dan arsip material hanya boleh diperoleh dengan permintaan yang sudah disetujui
  7. Kotak tertutup lebih dianjurkan; tong terbuka dan rak biasanya tidak memuaskan

Tempat penyimpanan yang ideal tentu saja adalah tempat yang mudah dijangkau, tahan api, tahan banjir, dan diperlengkapi dengan peralatan yang fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan. Bahaya dari tikus dan kutu dapat menimbulkan masalah yang serius.

INDEKS CATATAN YANG TIDAK AKTIF

Sekedar menyimpan catatan tidak aktif dengan cara yang cocok tidaklah cukup. Bilamana catatan ini dibutuhkan, maka harus dapat ditemukan dengan segera dan mudah. Untuk memudahkan pencarian dokumen ini, suatu indeks yang sederhana dapat mempunyai fungsi ganda: (1) catatan lokasi dan tempat penyimpanan, dan (2) catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan.

PEMUSNAHAN AKHIR DARI CATATAN

Berkas indeks untuk catatan tidak aktif dapat digunakan sebagai berkas pengingat untuk mengeluarkan catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan, selain juga menjadi catatan tanggal pemusnahan untuk material yang sudah dihancurkan.

Tiap-tiap catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan harus diperiksa, karena sangat mudah terjadi pemusnahan catatan vital akibat kekeliruan pemberkasan. Tidak boleh pernah terjadi pemusnahan lemari catatan atas dasar label semata; isi lemari harus diperiksa.

Walaupun beberapa catatan dapat dipotong-potong dan dijual sebagai kertas buangan (waste paper), namun seringkali pembakaran lebih baik. Beberapa perusahaan diharuskan oleh peraturan permerintah untuk menerapkan sertifikat pembakaran. Meskipun tanpa keharusan seperti itu, namun praktek ini lebih baik.

PENGGANDAAN CATATAN

Banyak perusahaan yang menggunakan metode mikrofilm sebagai cara untuk memprediksi catatan mereka. Ini merupakan cara yang bermanfaat untuk merekam, mengolah, menyimpan dan mencari kembali dalam bentuk yang diperkecil. Ada banyak keunggulan teknik ini, seperti:

  1. Memerlukan ruang penyimpanan yang kecil
  2. Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar
  3. Ketepatan—citra aktual dokumen
  4. Relatif bersifat permanen
  5. Penyederhanaan prosedur
  6. Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti utuk dokumen asli