MANAJEMEN PERSEDIAAN

Perencanaan persediaan berhubungan dengan penentuan komposisi persediaan, penentuan waktu atau penjadwalan, sertalokasi untukmemenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang diproyeksika. Pengendalian persediaan meliputi pengendalian kuantitas dan jumlah dalam batas-batas yang telah direncanakan dan perlindungan fisik persediaan. Banyak pertimbangan dalam pengelolaan persediaan : akan tetapi, disini kitapusatkan perhatian pada aspek-aspek yang berhubungan dengan fungsifinansial dan peranan controller.

PENTINGNYA PENGELOLAAN PERSEDIAAN

Perusahaan merupaakan investasi pentingdan meminta perhatian yang besardari controller dalam pengembangan teknik pengendalian dalam memelihara saldo persediaan yang cukup dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Perseiaan merupaka harta yang sensitif terhadapkekunoan,penurunan harga pasar, pencurian,pemborosan, kerusakan, dan kelebihan biaya sebagai akibat salah arus. Conrtoller harus menganalisis persediaan secara mendetail dan menyediakan kepada manajemen laporan yang cukup, sehingga kondisiyang kurtang baik dapat diperbaiki dengan segera.

BIAYA PENYELENGGARAAN PERSEDIAAN

Biaya bunga adalah dihitung apabila dipinjam uang mendapatkan persediaan atau modal kerja bunga atas persediaan atau modal kerja bunga atas pinjaman. Atau dapat dihitung imputed interest dengan menggunakan suatu tarif bunga yang setara denganhasil penghasilan atas investasi dalam alternatif lain. Biaya persediaan lain yang harus dikenal adalah: biaya asurans;pajak;biaya penggunaan dan pentimpanan serta penyelenggaraan;kerugian kecurian; kerusakan; pengusutan; kekunoan; dan lain-lain. Jumlah semua biaya ini plus bunga, mudah mencapai 25% sampai dengan 40%  dari nilai persediaan setahun. Oleh karena itu, controller mempunyai kesempatan untuk mengurangi biaya dengan cara meperbaiki pengelolaan persediaan.

MANFAAT MANAJEMEN PERSEDIAAN

Manajemen persediaan yang layak mempunyai berbagai keuntungan penting, antara lain :

  1. Menekan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum.
  2. Mengeliminasi atau mengurangi pemborosan dan biayayang timbul dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpana, kekunoan, dan jarak serta jarak asuransi persediaan.
  3. Mengurangi resiko kecurangan  atau kecurian persediaan.
  4. Menghindari resiko penundaan produksi dengan cara selalu menyediakan bahan yang diperlukan.
  5. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan dengan cara selal menyediakan bahan atau barang yang diperlukan.
  6. Dapat mengurangi investasi dalam fasilitas dan peralatan pegudangan.
  7. Memungkinkan pemerataa produksi melalui penyelenggaraan persediaan yang baik merata sehingga dapat membantu stabilitas pekerjaan.
  8. Menghindarkan atau mengurangi kerugian yang timbul karena penurunan harga.
  9. Mengurangi biaya opname fisik persediaan tahunan.

10.  Melalui pengendalian yang wajar dan informasi yang tersedia untuk persediaan, dimungkinkan adanya pelaksanaan pembelian yang lebih baik unutk memperoleh keuntungan dari harga khusus dan dari perubahan harga.

11.  Mengurangi penjualan dan biaya administrasi, melalui pemberian jasa/ pelayanan yang lebih baik kepda para pelanggan.

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Manajemen harus memastikan bahwa akn dikebangkan rencana yang sesuai untuk menghasilkan produk yang dapat memenuhi permintaan pasar, bahwa rencana tersebut akan direvisi apabila kondisi perusahaan memerlukan, dan peralatan sesuai dengan rencana.

Dengan pengintergrasian sistem manajemen persediaan dengan pengendalian akuntansi, penganalisaan persediaan yang terinci, dan pelaporan periodik akan dapat tersedia mekanisme untuk mengarahkan perhatian terhadap masalah persediaan yang memerlukan tindakan perbaikan. Beberapa teknik pengendalian akuntansi dapat dipergunakan oleh manajemen untuk menjegah terjadinya kondisi-kondisi yang menyimpang. Teknik-teknik khusus yang dapat dipandang sebagai alat untuk mencapai pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :

  1. Penetapa titik persediaan minimum dan maksimum.
  2. Penggunaan rasio perputaran persediaan (inventory turnover).
  3. Pertimbangan manajemen.
  4. Analisi nilai.
  5. Pengendalian budget.

Dalam banyak persediaan, cara pengendalian tertentu dipergunakan untuk hanya beberapa jenis persediaan, dan cara yang lain dipergunakan untuk jenis persediaan lain yang mempunyai kebutuhan pengendalian yang berbeda..

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN PERSEDIAAN

Beberapa alasan mengapah fungsi penjualan harus bertanggung-jawab untuk pengendalian persediaan barang jadi, yaitu :

  1. Departemen penjualan adalah, atau harus, dalam posoisi yang paling baik untuk memahami trens dan permintaan pasar. Jika esekutif penjualanlah yang bertanggung jawab untuk persediaan, maka dia mendapat insetif tambahan untuk menggunakan pengetahuan pasar sampai sepenuhnya.
  2. Apabila para eksekutif penjualan mempunyai tanggung-jawab untuk pengendalian persediaan barang jadi, maka mereka lebih mungkin memberikan perhatian ynag lebih besar untuk menjalankan persediaan secara mutahir.
  3. Tanggung jawab untukpersediaan barang jadi merupaakinsetif untuk penaksiran kebutuhan secara lebih baik dalam memproyeksikan kebutuhan penjualan dan permintaan-permintaan atas produksi.

SASARAN DAN KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN

Kebijaksanaan-kebijaksanaan umum yang akan mengatur akumulasi persediaan, dan juga fungsi-fungsi yang berhubungan dalam berbagi divisi perusahan, harus dibuat pada pimpinan tertinggi. Beberapa hal yang akan tercakup sbb;

  1. Modal maksimum yang akan diinvestasikan dalam persediaan.
  2. Luasnya pembelian spekulatif yang diperbolehkan.
  3. Perubahan yang mungkin dalam moda, jasa/ Pelayanan kepada pelanggan, atau usaha penjualan.

FASILITAS PERGUDANGAN DAN PENGENDALIAN YANG CUKUP

Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas pergudangan dan penyelenggaraan/penanganan yang memadai. Oleh karena ada barang-barang yang tidak dapat ditemukan, maka akan dibeli bahan yang berlebihan atau yang sebenarnya tidak diperlukan. Kerugian karena kekunuoan dan kerusakan akan menjadi tinggi. Kondisi seperti itu akanmembuat catatan perpetual akan kehilangan artinya. Pengendalian persediaan yang baik jelas tidaklah mungkin. Sebaliknya fasilitas yang tersedia tidak boleh terlalu luas, sehingga menimbulkan biaya pengendalian yang tidak perlu.

STANDARISASI DAN SIMPLIFIKASI PERSEDIAAN

Standarisasi merupakan istilah yang lebih lazim yang berhubungan denganpenetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan penguranagan suatu produk menjadi beberapa jenis, ukuran, dan karakterisrik tetapyangdianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya jenis/unsur barang, untuk menetapakan kemungkinan dapat ditukarkannya berbagai bagian dan produk yang telah siap mdiolah, dan untukk menetapkan standar kualitas bahan.

CATATAN DAN LAPORAN YANG MEMADAI

Catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan para staf pembelian, produksi,penjualan, dan keuangan. Informasi yg mungkin diperlukan mengenai sesuatu jenis/kelas persediaan adalah sebagai berikut ;

  • Kuantitas yang diperlukan untuk kontrak spesifik.
  • Kuantitas yangdiperlukan untuk suatu siklus produksi tertentu.
  • Kuantitas dalam pesanan.
  • Kuantitas yang ada ditangan.
  • Kuantitas yang ada di tangan.
  • Kuantitas yang dipisahakan untuk kontrak, pelanggan, atu order produksi khusu.
  • Pengalama historis.
  • Harga pokok perunit.
  • Kuantitas minimum dan maksimum.
  • Kuantitas pemesanan standar.
  • Titik reoder ( pemesanan kembali ).
  • Titik reoder (pemesanan kembali).
  • Data penjadwalan.
  • Waktu penyerhaan.

TENAGA KERJA YANG MEMUASKAN

Manajemen persediaan bukan terlaksana melelui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan. Tetapi diperoleh melalui tindakan manusia, dan tidak ada yang dapat menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia. Seseorang harus mempunyai perhatiandan dan inisiatif yang cukup untuk menelaah catatan dan merekomendasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan ini tidak dapat hanya berada dijenjang manejer tetinggi, tetapi harus sampai pada mereka yang diberi tanggung-jawab khusus terhadap pengendalian persediaan.

MAKSIMUM DAN MINIMUM

Dalam menetapakan titik maksimum dan minimum,faktor berikut harus dipertimbangkan ;

  1. Tingkat penggunaan atau penyerahan.
  2. Waktu yang diperlukan untuk membeli atau memproduksi.
  3. Kuantitas pesanan yang ekonomis.
  4. Fasilitas pergudangan yang Ekonomis.
  5. Modal kerja ynag tersedia.
  6. Biaya penyelenggaraan persediaan.
  7. Kemungkinan bahan yang disimpan mengalami kerusakan atau kekunoan.
  8. Kondisi pasar secara umum dan luasnya spekulasi.
  9. Pengaruh pada perputaran tenaga kerja.

PENGENDALIAN MELALUI PERPUTARAN

Perputaran dihitung dengan cara pembagian jumlah pemakaian oleh persediaan dapat ditentukan sbb;

Perputaran                    =         Jumlah Harga Pokok Penjualan

Barang Jadi                             Persediaan Rata-rata Barang Jadi

Perputaran Barang        =            Jumlah Hrga Pokok Produksi

dalam proses                          Persediaan Rata-rata Barang Jadi

Perputaran                   =             Jumlah Harga Pokok Penggunaan Bahan

Bahan Baku                                     Persediaan Rata-rata Bahan Baku

Perputaran Bahan        =     Jumlah Harga Pokok Bahan Pembantu yang Dipergunakan

Pembantu                                          Persediaan Rata-rata Bahan Pembantu

PENYUSUNAN ANGGARAN PERSEDIAAN BAHAN

Pada dasarnya ada 2 metode untuk mengembangkan anggaran persediaan bahan baku dan bahan perlengkapan, yaitu :

  1. Menyusun anggaran untuk masing-masingunsur persediaan yang penting secara terpisah pada program produksi.
  2. Menyusun anggara bahan untuk persediaan bahan  secara menyeluruh atau untuk golongan persediaannya, berdasarkan faktor produksi tertentu.

PENYUSUNAN ANGGARAN PER JENIS BAHAN

Dalam menyusunanggaran secara terpisah untuk masing-masing jenis utama harus ditempuh langkah-langkah sbb;

  1. Menetapkan kuantitas bahan yang diperlukan untuk setiap unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk selalu program produksi.
  2. Menetapkan untuk setia unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk program produksi.
  3. Menetapkan untuk setiap unsur/jenis bahan yang diperlukan untuk selalu program produksi.
  4. Mengurangi persediaan bahan yang diharapkan pada awal peridode anggaran untuk dapat menetapakn total kuantitas yang akan dibeli.
  5. Mengembangkan suatuprogram pembelian yang tepat menjamin bahwa bahan akan tersedia dengan kuantitas yang cukup pada saat diperlukan.
  6. Menjabarkan persyaratan/kebutuhan persediaan dan pembelian dalam satuan fisik kedalam jumlah uang, dengan cara mengaplikasikan harga bahan yang diperkirakanterhadap kuantitas yangdianggarkan.

ANGGARAN YANG DIDASARKAN PADA FAKTOR PRODUKSI

Untuk berbagai unsur/jenis bahan dan perlengkapan yang tidak dapat ditaksir secara tersensiri, maka anggaranya harus disusun berdasarkan faktor umum dari kegiatan produksi yang diharapkan, seperti jumlah kerja yang yang ditaksir, jumlah jam produktif yang ditaksir, jumlah jam standar yang diperkenankan, jumlah pemakaian bahan, atau jumlah harga pokok barang yang diproduksi. Rasio persediaan terhadap musim yang berbeda harus dapat dipelajari sampai mendapat ketentuan hubungan standarnya . Proses inidapatdiperinci dengan menetapakanberbagai standar untuk berbagai golongan persediaan bahan yang berbeda.

Begitu rencana terssbut telah dijalanka, maka harus diperiksa secara ketat dengan membandingkan setiap bulan rasio yang sebenarnya terhadap  standar. Apabila timgkat perputaran berbeda di bawah standar, maka catatan untuk masing-masingjenis/unsur persediaan harus dipelajari untuk dapat mendeteksi barang yang lambat perputarannya.

PENGANGGARAN BARANG DALAM PROSES

Pengendalian persdiaan barang dalam pengolahan dapat dilaksanakan melalui pengecekan terus-menerusterhadap tingkat perputaran. Apabila proses, departemen,ataupabrik tertentumenunjukan persediaan yang terlalu besar, maka harus diadakan penyelidikan tersendiri.

Pengendalian persediaan berang dalam proses telah diabaikan dalam banyak perusahaan. Waktu yang dikeluarkan mulai dari saat bahan diasumsikan dalam pabrik sampai menjadi barang jadi,sering lebihlama dari pada waktu yangdiperlukan apabila operasi dilakukan secara efisien.

PENGANGGARAN BARANG JADI

Anggaran barang jadi pada harus didasarkan kepada anggaran penjualan. Sebagai contoh, apabila diharapkan bahwa selama masa anggaran akan dijual 500 unit barang A, maka harus ditetapkan berapakah jumlah persediaan seharusnya untuk dapat mendukung program penjualan tersebut.

Harus dapat dipertahankan margin ofsafely terhadap persediaanbarang jadi sehingga dapat dilakukan pengiriman barang secara memuaskan..

PENGANGGARAN BARANG JADI PER JENIS BARANG

Ada 2 metode yg digunakandalam penganggaran barang jadi:

Pertama ditetapkan suatu anggaran untuk masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dilakukan dengan mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan masing-masing unsur/jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada ditangan pada berbagai tanggal dalam masa anggaran. Total anggaran diperoleh dengan hanya menjumlahkan anggaran unutk masing-masing unsur/ jenis barang. Kemudian total anggaran ini dapat diuji dengan menggunakan tingkat peraturan yang diinginkan, sebagai bukti bahwa akan dipertahankan hubungan yang memuaskan antara persediaan dan penjualan dan bahwa anggaran persediaan itu selaras dengan program keuangan secara umum.

SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN

Dalam pengembangan sebagian besar sistem persediaan, yang dipergunakan adalh konsep data base . Data basesystem tersebut tersebut akan mencalup banyak informasi sebagai berikut :

  1. Data pelanggan-alamat, posisi kredit, banyaknya order, produk-produkyang lazim, diorde, dan informasi lain.
  2. Persediaan- uraian, kode barang, kuantitsa yang tersedia dan pada jadwal yang mana,lama penyimpanan produk, lokasi penyimpanan dalam gudang, lokasi geofrafis, sejarah transaksi.
  3. Perencanaa produksi-daftar uraian bahan untuk setiap jenis produk yang dihasilkan, standar waktu atau jadwal, urutan operasi.
  4. Pengendalian kualitas- pengujian yang diperlukan, hasil menurut pengalaman untuk setiap jenis produk dan dasar pengujiannya.
  5. Catatan dan data historis-memelihara secara tentang produksi penjualan, tingkat persediaan, data mengenai semua transaksi persediaan.
  6. Laporan-catatan mengenai semua laporan yang diterbitkan dan tindakan yang telah diambil.

PENGENDALIAN INTERN DAN PERSEDIAAN

Pengendalian akuntansi terhadap persediaan merupakan salah satu masalah tersulit yang dihadapai controller. Departemen akuntansi harus mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dengan para tenaga kerja pada berbagai tingkat operasi.

Penyesuaian atau koreksi persediaan sering terjadi karena mengalami kekunuoan penyusutan, kecuruian, kerusakan , dan akuntansi yang tidak wajar. Beberapa koreksi penyesuaian timbul karena kesalahan pembukuan, tetapi banyak koreksi yang lain karena pengendalian yang tidak baik terhadap fisik persediaan.

Banyak masalah persediaan timbul apabila pengendalian agak longgar untuk memperlancar proses produksi. Catatan pembukuan perlu menggambarkan arus bahan mulai dari penerimaan sampai diserahkan sampai barang jadi. Masalah persediaan bukan saja menyangkut catatan persediaan yang tidak cermat tetapi juga kerugian yang tidak dibukukan karena operasi yang tidak efisien dan pemakaian yang berlebihan.

Controller harus menghargai dari pengendalian intern yang baik. Dan oleh karena itu, harus bekerja erat dengan bagian produksi untuk dapat mengembangkan prosedur yang ketat guna mengurangi kerugian dan memperkecil keperluan untuk melakukan penyesuaian terhadap persediaan.

CATATAN PERSEDIAAN

Jenis catatan persediaan yang akan diselenggarakan ditentukan oleh controller dengan bekerjasama dengan individu yang bertanggung jawab untuk fungsi manajemen persediaan.  Catatan harus diselenggarakan secara mutahir, dan transaksi yang terjadi harus dicatat secara wajar dalam catatan gudang atau persediaan.

LAPORAN PERSEDIAAN

Keberhasilan setiap sistem manajemen persediaan tergantung dari bagaimanakah informasi dan data dikomunikasikan dan dipergunakan. Inforamasi harus berguna bagi mereka yang menerimanya, mudah  dimengerti, dan disediakan tepat pada waktunya. Controller harus membuat pimpinan sadar akan efektivitas dari perencanaan dan pengendalian persediaan. Laporan yang dibuat harus menunjukkan perbandingan hasil yang sebenarnya dicapai dengan yang direncanakan, memberikan suatu analisa mengenai varians yang terjadi dan menjelaskan tindakan perbaikan/koreksi yang perlu diambil.