PENGENDALIAN BIAYA DISTRIBUSI

DEFINISI BIAYA DISTRIBUSI

Dalam suatu pengertian yang luas biaya distribusi dapat didefinisikan sebagai biaya yang berhubungan dengan semua kegiatan, mulai dari saat barang-barang telah dibeli/ diproduksi sampai barang-barang tiba di tempat pelanggan –  jadi adalah biaya pemasaran atau penjualan.. namun dalam pembahasan di sini, yang dimaksud dengan biaya distribusi adalah biaya-biaya yang lazim berada di bawah pengendalian eksekutif pemasaran atau penjualan, tidak termasuk biaya administrasi dan biaya finanasial. Biaya distribusi demikian dapat meliputi, tetapi tidak terbatas hanya pada, klasifikasi-klasifikasi umum sbb :

  1. Biaya Langsung Penjualan (Direct Selling Expense). Demua biaya langsung untuk memperoleh order, termasuk biaya langsung dari para salesmen, manajemen dan pengembalian penjualan, kantor-kantor caang, dan jasa penjualan – yaitu semua biaya yang lazim berhubungan dengan mencari order.
  2. Biaya Periklanan dan Promosi Penjualan. Semua pengeluaran media advertensi, biaya-biaya yang berhubungan dengan berbagai jenis promosi penjualan, pengembangan padar dan publisitas.
  3. Biaya Transportasi. Semua beban transporatasi untuk pengiriman batang kepada para pelanggan dan atas barang yang dikembalikan, serta biaya untuk mengelola dan memelihara bekerjanya fasilitas-fasilitas transportasi keluar.
  4. Biaya Pergudangan dan Penyimpanan(Warehousing and Storage Expanse). Termasuk semua biaya untuk penggudangan, penyimpanan, penanganan persediaan, pemenuhan order, dan pembukuan serta penyiapan pengiriman.
  5. Biaya  Distribusi Umum. Semua biaya lain yang berhubungan dengan fungsi-fungsi distribusi di bawah manajemen penjualan yang tidak termasuk pada klasifikasi 1 sampai dengan 4 di atas. Ini dapat meliputi biaya umum pengelolaan penjualan, pelatihan, riset pasar, dan fungsi-fungsi staf seperti akuntansi.

PENTINGNYA BIAYA DISTRIBUSI

Biaya distribusi telah menjadi semakin penting pada tahun-tahun terakhir ini.  Dalam kenyataannya pada banyak perusahaan, biaya distribusi malah melebihi biaya produksi atau biaya perolehan / pembelian. Secara umum dapat dikatakan, bahwa biaya produksi telah semakin menurun, sedangkan biaya distrbusi semakin menaik. Sampai tingkat trtentu, kenaikan biaya penjualan yang menyebabkan peningkatan volume penjualan telah memungkinkan perusahaan mencapai efisiensi yang besar dalam proses pabrikase.

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPERSULIT PENGENDALIAN BIAYA

Setiap controller yang menangani masalah pengendalian biaya distribusi akan menemukan, bahwa masalahnya di bidang ini biasanya lebih rumit daripada masalah yang  berhubungan dengan biaya produksi. Pertama, factor-faktor psikologi  memerlukan lebih banyak pertimbangan. Dalam menjal, sikap pembeli dan juga penjual sangat bervariasi, dan reaksi persaingan tidak dapat diabaikan. Ini merupakan pertentangn yang tajam dengan produksi, di mana pekerja umumnya merupakan satu-satunya unsure manusiawi. Selain itu, dalam kegiatan pemasaran metode-metodenya lebih fleksibek dan lebih banyak dibandingkan dengan kegiata produksi, dan berbagai agen atau saluran distribusi dipergunakan. Kondisi-kondisi demikian mengakibatkan kegiatannya lebih sulit untuk dibakukan (distandarisasi) daripada kegiatan produksi. Juga, prubahan-perubahann yang berkesinambungan dalam metode penjualan atau saluran distribusi merupakan factor-faktor yang menyebabkan sulit diperolehnya informasi pokok. Bahkan bila informasi telah diperoleh, harus diberi perhatian yang lebih besat dalm interpretasinya. Akhirnya sifat kegiatannya membutuhkan jenis biaya yang berbeda daripada biaya-biaya yang diperlukan untuk produksi. Jika biaya tidak langsung besar / penting, maka analisanya dalam berbagai keadaan memerlukan suatu cara pendekatan biaya yang lebih relative marjinal atau incremental.

MANAJER PENJUALAN DAN BIAYA DISTRIBUSI

Manajer penjualan bertanggungjawab untuk dua fungsi utama dalam sebuah perusahaan, yaitu : 1) volume penjualan yang diperlukan untuk produk-produk yang tepat, dan 2) pengendalian biaya distribusi. Ini kelihatannya seperti dua tujuan yang sama sekali bertentangan. Akan tetapi, situasi tersebut dapat diuraikan sebagai suatu masalah kesimbangan: Jika lebih banyak uang yang dikeluarkan untuk usaha penjualan, apakah yang diterima oleh perusahaan sebagai imbalannya? Biasanya manajer pernjualan akan terus-menerus berada di bawah tekanan untuk menaikkan penjalan dan malahan mengurangi biaya distribusi. Dengan demikian jelas dia harus berada dalam suatu posisi untuk mengetahui, apakah biaya distribusi benar-benar terlalu tinggi, dan jika memang terlalu tinggi di mana saja – siapakah tenaga penjual?  Di daerah manakah? Biaya apakah? Usaha penjualan harus diarahkan dengan bijaksana, dan jika ini akan dilakukan, controller harus menyediakan fakta-fakta yang perlu. Manajer penjualan harus mempunyai analisa yang tepat mengenai biaya distribusi sebagai dasar dia bekerja. Keputusan pemasaran harus didasarkan pada pengetahuan yang memadai.

CARA PENDEKATAN DASAR DALAM PENGENDALIAN BIAYA DISTRIBUSI

Banyaknya variable sebagaimana yang telah dikemukakan sehubungan dengan biaya distribusi akan membuatnya lebih jelas bahwa masalah pengendalian adalah rumit dan sulit. Dalam pengendalian biaya produksi, suatu prosedur yang biasa ditempuh, ialah dengan cara membandingkan biaya yang sesungguhnya dengan standar atau anggaran biaya, dan member tekanan terus-menerus pada biaya yang sesungguhnya sampai biaya iru sesuai dengan standar atau anggaran. Sampai batas tertentu, ini dapat dilakukan terhadap biaya distribusi, terutama terhadap biaya-biaya yang bersifat rutin dan terjadi berulang-ulang dan ni\on-penjualan, seperti biaya penanganan order ataru pergudangan. Tetapi pada umumnya diperlukan suatu cara pendekatan yang lebih positing, untuk menghindarkan bahaya mengurangi jasa-jasa distribusi yang diperlukan. Cara pendekatan tersebut terdiri dari pencapaian efektifitas sebesar-besarnya yang mungkin dalam operasi penjualan atau pemasaran.

ANALISIS BIAYA DISTRIBUSI

APA PERLUNYA MENGANALISA BIAYA DISTRIBUSI?

Biaya distribusi dianalisa untuk tiga tujuan utama, yaitu :

  1. Penetapan harga pokok,
  2. Pengendalian biaya, dan
  3. Perencanaan dan pengarahan usaha distribusi.

Mungkin yang paling tidak penting dari ketiga ini adalah penetapan harga pokok. Namun biaya-biaya harus dipastikan untuk menentukan harga jual, merumuskan kebijaksanaa distribusi, dan menyiapkan berbagai laporan operasi. Akan tetapi, tujuan yang terpenting adalah untuk menyediakan kepada para eksekutif pemasaran informasi yang diperlukan dalam perencanaan, pengarahan, dan pengendalian usaha distribusi. Rencana-rencana penjualan harus dikembangkan berdasarkan program atau proyek-proyek yang kelihatan akan memberikan laba yang wajar. Usaha penjualan harus diarahkan ke saluran yang paling menguntungkan dan keridak-efisienan dielininasikan. Suatu analisa biaya distribusi tidak akan memberikan semua jawaban terhadap semua masalah manajer penjualan, tetapi dapat memainkan peranan yang terpenting dalam pengambilan keputusan.

JENIS ANALISA

Ada tiga metode pokok untuk menganalisa biaya distribusi, yaitu :

  1. Menurut sifat biaya atau obyek pengeluaran.
  2. Menurut fungsi-fungsi atau operasi-operasi fungsional yang dilaksanakan.
  3. Menurut difat pengaplikasian usaha distribusi.

Pengarahan dan pengendalian yang efektif dari usaha penjualan biasanya, memerlukan semua jenis analisa ini, agar terhadap manajer dapat disediakan informasi yang perlu.

ANALISA MENURUT SIFAT BIAYA

Secara umum perkiraan buku besar dalam  perusahaan yang terkecil sekalipun menyediakan pencatatan mengenai biaya distribusi menurut sifat biaya, atau obyek pengeluaran. Sebagai contoh, gaji, pajak upah, suku cadang, sewa, biaya perjalanan, dan biaya advertensi biasanya dicatat dalam perkiraan-perkiraan yang tersendiri. Ini sering merupakan analisa yang pertama, dan kadang-kadang satu-satunya analisa yang dilakukan terhadap biaya distribusi.

Jelaslah bahwa analisa menurut sifat biaya hanya mempunyai kegunaan yang terbatas. Yang diketahui adalah biaya distribusi secara umum. Tetapi controller tidak dapat memberitahu kepada manajer penjualan, bahwa biaya advertensinya terlalu tinggi atau bahwa biaya perjalanannya terlalu besar. Manajer harus diberi tahu mengenai biaya penjaualan siapa yang terlalu tinggi harus dapat ditetapkan dengan jelas dan ditentukan tanggungjawabnya, dan bahkan cara pemecahannya. Controller tidak dapat mengharapkan kerjasama dari manajer penjualan atau pimpinan utama atas dasat data yang bersifat umum. Biaya yang tinggi dari operasi khusus atau biaya yang terlalu tinggi untuk mendapatkan hasil-hasil tertentu, harus diuraikan jika memang ada niat untuk mengurangi biaya atau memperbaiki efektifitas usaha.

Jadi, ditinjau dari segi pengendalian biaya, adalah jelas bahwa analisa menurut sifat biaya mempunyai kegunaan yang terbatas. Dan disebabkan informasi yang tersedia bersifat umum, maka hanya sedikit membantu untuk pengarahan usaha penjualan.

ANALISA MENURUT OPERASI FUNGSIONAL

Suatu analisa yang ternyata memang berguna, terutama untuk pengendalian biaya distribusi, adalah menurut fungsi atau operasi fungsional. Analisa demikian dapat membantu dalam mengukur pelaksanaan menurut tanggungjawab per individu, terutama dalam aplikasi-aplikasi di mana organisasinya kompleks atau besar.

Cara pendekatannya sebagian besar serupa dengan cara yang dipergunakan dalam menganalisa biaya produksi, dan ini dapat digariskan sbb :

  1. Menetapkan operasi fungsional yang akan diukur dengan memperhatikan bahwa fungsi-fungsi telah dipisahkan secara wajar menurut tanggungjawab per individu. Beberapa contoh mengenal operasi fungsional adalah sbb:
    1. Kunjungan para salesman kepada para pelanggan atau pelanggan prospektif.
      1. Pengiriman-pengiriman dari gudang.
      2. Pengiriman brosur atau catalog.
      3. Melakukan suatu pemisahan biaya untuk fungsi-fungsi ini. Dalam hubungab ini, klasifikasi biayanya harus memisahkan biaya-biaya yang langsung berhubungan dengan fungsi. Untuk penetapan harga pokok, mungkin alokasi-alokasi biaya harus dilakukan. Akan tetapi, untuk tujuan-tujuan pengendalian biaya pada umumnya tekanan harus diletakkan hanya paa biaya langsung. Jadi dalam suatu cabang gudang yang kecil biaya-biaya seperti upah tidak langsung, gaji pegawas, dan bahan bakar harus diketahui, tetapi biaya-biaya ini harus dibedakan dari biaya yang merupakan bagian yang dialokasikan dari biaya kantor penjalan setempat.
      4. Menetapkan unit-unit pengukuran dari jasa fungsional (bilamana praktis). Sebagai contoh, kilogram dapat merupakan ukuran dari baya pengiriman, atau banyaknya kunjungan yang dilakukan oleh para tenaga penjual dapat merupakan ukuran dari biaya langsung salesman lapangan.
      5. Menghitung harga pokok per unit dari operasi, dengan cara membagi total biaya fungsional yang dapat dikendalikan terhadap banyaknya unit.
      6. Mengambil tindakan perbaikan, jika terjadi kondisi-kondisi yang menyimpang. Situasi dapat menjadi lebih jelas, apabila telah ditetapkan standar, dan prestasi kerja yang sebenarnya dibandingkan terhadapnya.

ANALISIS MENURUT SIFAT APLIKASI

Suatu hal yang penting ditinjau dari segi pelaksanaan masing-masing fungsi adalah untuk memiliki suatu organisasi yang egisien, dan hal lain adalah untuk melihat bahwa pelaksanaan telah diarahkan sedemikian rupa, sehingga produktif untuk mencapai hasil-hasil yang paling menguntungkan. Pada umumnya kegiatan penjualan harus dihubungkan dengan kemunginan penjualan, dan factor-faktor ini harus diseimbangkan. Analisa menurut sifat aplikasi terutama bertujuan menyediakan informasi dalam pengarahan usaha penjualan. Pendapatan dari suatu factor akan diukur dengan biaya distribusi dari daerah-daerah, produk-produk, pelanggan-pelanggan, saluran-saluran distribusi, metode-metode penjualan, atau tenaga penjualan yang berbeda

Biaya semi langsung adalah biaya yang dapat dihubungkan, menurut beberapa cara yang dapat diukur, dengan segmen-segmen tertentu yang sedang dipelajari/ditelaah. Factor variabilitas yang bertanggung jawab untuk jumlah biaya diketahui dan dicatat secara kuantitatif, dan biayanya dapat didisribusikan sesuai dengan jasa yang diperlukan. Dengan demikian factor biaya dari fungsi pergudangan mungkin adalah kilogram barang yang ditangani. Dengan perkataan lain, basis alokasi adalah kurang bersifat sebarang dibandingkan dengan basis yang telah dipilih secara random, seperti misalnya penjualan bersih, dan oleh karena itu biaya yang dihasilkan menjadi lebih penting artina. Ini dapat dikatakan merupakan perbedaan antara biaya semi langsung dengan biaya-biaya umum lain atau biaya bersama (joint costs), yang disini dinamakan sebagai biaya tidak langsung.

Biaya tidak langsung merupakan suatu beban umum terhadap perusahaan dan harus dialokasikan menurut basis yang lebih kurang bersifat sebarang. Tidak tersedia ukuran yang sederhana untuk mengindenrifikasikan biaya demikaian dengan suatu daerah atau prodik. Contoh-contoh umum adalah advertensi institusional atau gaji para eksekutif umum penjualan. Mungkin hanya sedikit hubungan yang ada antara advertensi institudional dengan penjualan di daerah barat, jika dibandingkan dengan daerah timur.

CARA PENDEKATAN MARJIN KONTRIBUSI

“Marjin kontribusi (contribution margin)” dihitung dengan mengurangkan dari hasil penjualan, biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperolih bagian hasil penjualan yang sedang dianalisia. Ini dapat merupakan penjualan dan biaya dari suatu daerah, produk atau pelanggan tertentu dan tidak perlu berhubungan dengan seluruh penjualan perusahaan untuk suatu periode.

Marjin kontribusi adalah kontribusi yang diberikan oleh sesuatu aktivitas untuk memenuhi/menutupi biaya tetap atau biaya kontinu serta laba. Penggunaan suatu vara pendekatan yang demikian tidak mengabaikan period cost. Melainkan mengakui, bahwa (1) pemisahan biaya-biaya umum dalam hubungannya dengan keputusan perusahaan sedang ditelaah hanya sedikit kegunaannya, (2) tekanan harus diberikan pada “kontribusi” yang disediakan oleh suatu segmen untuk biaya-biaya bersama (joint expenses) dan laba.

Cara pendekatan merjin kontribusi dan “direct costing” yang bersangkutan mempunyai berbagai keuntungan sbb :

  1. Mengukur keuntungan langsung bagi laba perusahaan secara menyeluruh yang dihasilkan oleh transaksi atau segmen yang sedang ditelaah.
  2. Mempermudah pengambilan keputusan manajemen karena biaya-biaya yang bersifat variable telah dipisahkan dari biaya-biaya yang tidak dipengaruhi.
  3. Mengindarkan kesalahan-kesalahan dan controversial yang timbul karena alokasi biaya dank arena metode alokasi.
  4. Kesederhanaan aplikasi, karena biaya langsung biasanya dapat diidentifikasikan dengan lebih mudah dibandingkan dengan biaya total, termasuk alikasi-alokasi yang diperlukan.
  5. Data dapat diperoleh dengan lebih cepat dan dengan usaha yang lebih sedikit.

TEKNIK ANALISA MENURUT SIFAT APLIKASI

Terdapat cukup pengalaman dengan analisa biaya distribusi menurut sifat aplikasi untuk membuktikan nilai dari teknik tersebut. Meskipu tingkat ketelitian dapat berbeda dalam perusahaan-perusahaan yang berlainan, tetapi pendekatan secara umum dapat digariskan sbb :

  1. Tetapkan analisa atau analia-analisa yang perlu dilakukan. Tentukan yang manakah mungkin diperlukan dalams uatu aplikasi tertentu, seperti analisa menurut metode pengiriman. Beberapa mungkin dilakukan berulan-ulan, sedangkan yang lain mungkin hanya pada saat ditemukan adanya kelemahan-kelemahan.
  2. Klasifikasikan biaya-biaya distribusi menjadi biaya langsung, semi langsung, dan tidak langsung.
  3. Pilih dan tetapkan basis –basis alokasi terhadap biaya-biaya semi langsung dan tidak langsung. Ini meliputi suatu pemisahan dan cara perlakuan / pembukuan yang wajar untuk biaya variable, sebagai lawan dari biaya tetap, bilamana pmisahan tersebut merupakan suatu factor.
  4. Siapkan analisa dan komentar untuk dipergunakan oleh eksekurif yang berhubungan. Ini akan meliputi langkah-langkah berikut dalam mencapai hubungan yang besar artinya antara biaya dan laba :
    1. Tetapkan laba kotor per segmen (per daerah, per produk, per ukuran order, dll)
    2. Akumulasikan biaya langsung per segmen, dan kurangkan ini dari laba kotor untuk mendapatkan laba setelah biaya langsung.
    3. Distribusikan biaya-biaya semi langsung, dan kurangkan ini untuk mencapai laba setelah biaya semi langsung.
    4. Distribusikan biaya tidak langsung untuk mencapai laba bersih (kadang-kadang langkah c dan d akan digabung)
    5. Siapkan subanalisa yang perlu untuk meunjukkan kondisi-kondisi yang memerlukan koreksi/perbaikan.

ANALISA MENURUT WILAYAH

Bilamana kelemahan-kelemahan diketemukan melalui analisa, maka tindakan perbaian perlu diambil. Beberapa kemungkinan untuk itu adalah sbb:

  1. Mengorganisasi wilayah-wilayah untuk memungkinkan dilakukannya kegiatan yang lebih sejalan dengan potensi yang tersedia.
  2. Mereorganisasi batas-batas daerah untuk mengurangi biaya penjaualan, memperolih ruang lingkup yang lebih baik, dll.
  3. Mengadakan pemindahan tenaga salesman (penjual)
  4. Menaikkan tekanan pada lini produk atau para pelanggan yang diabaikan dalam daerah yang bersangkutan.
  5. Merubah metode penjualan atau saluran distribusi (merubah dari melalui tenaga penjual menjadi agen,dsb)
  6. Merubah  fasilitas-fasilitas fisik (gudang ; dll) dalam daerah yang bersangkutan
  7. Mengeliminasikan daerah-daerah yang ridak menguntungkan
  8. Merubah kebijaksanaan periklanan atau pengeluaran dalam daerah.

ANALISA MENURUT PRODUK

Dalam melakukan analisa biaya produksi, banyak controller yang menemukan bahwa laba bersih atas suatu garis produk seluruhnya tidak mencukupi atau bahkan menderita kerugian. Bilamana ditemukan kondisi-kondisi sperti itu, biasanya diambil langkah-langkah untuk menaikkan marjin produk itu, karena perusahaan mungkin belum siap untuk melepaskan lini produk tersebut. Ini merupakan cara lain untuk mengemukakan,bahwa analisa merupakan suatu alat pengendalian biaya, karena biaya produksi atau biaya distribusi mungkin terlalu tinggi.

Mungkin jelas dengan sendirinya bagi kebanyakan controller atau akuntan, bahwa analisa biaya distribusi menurut jenis produk harus dilakukan bilamana karakterisrik-karakteristik produ atau metode-metode distribusinya adalah sedemikian rupa sehingga suatu basis alokasi yang seragam tidak memberikan petunjuk dari kegiatan atau biaya penjualan. Jadi, kilogram atau banyaknya unit atau jumlah penjualan dapat merupakan ukuran yang wajar mengenai biaya penjaualan. Akan tetapi terdapat banyak keadaan do mana suatu pengalokasian dengan basis seperti itu tidak tepat atau akan menyesatkan :

  1. Apabila terdapat perbedaan dalam waktu dan jumlah usaha penjualan yang diperlukan.
  2. Apabila terdapat perbedaan dalam metode penjualan.
  3. Apabila terdapat perbedaan dalam besarnya order.
  4. Apabila terdapat perbedaan dalam saluran distribusi.

Analisa menurut produk biasanya akan mengungkapkan berbagai bidang kelemahan terhadap mana dapat diambil tindakan perbaikan dalam batas-batas tertentu, seperti di bawah ini :

  1. Dalam memindahkan pengutamaan kegiatan penjualan ke lini produk yang lebih menguntungkan atau menyesuaikan kegiatan penjualan denga potensi penjualan yang ada.
  2. Dengan penyesuaian harga-harga jual.
  3. Dengan mengeliminasikan garis-garis produk, ukuran-ukuran, pengepakan, warna, dan lain-laon yang tidak menguntungkan.
  4. Dengan menambahkan garis-garis produk yang ada hubungan dengan garis produk semula, sehingga dapat ikut menanggung biaya distribusi yang bersifat tetap.
  5. Dengan merubah metode penjualan atau saluran distribusi.
  6. Dengan merubah jenis, jumlah, dan tekanan dari periklanan.
  7. Dengan merevisi pengepakan, desain, kualitas, dan lain-lain.

ANALISA MENURUT PELANGGAN

Pada umumnya analisa menurut pelanggan tidak dilakukan secara kontinu. Mungkin manajer penjualan lebih tertarik mengenai apakah seseorang langganan memberikan laba, atau perubahan-perubahan sedang dipertimbangkan hanya untuk golongan langganan tertentu. Dalam hal-hal seperti ini dapat dilakukan analisa-analisa khusus.

Meskipun analisa-analisa dapat dilakukan per pelanggan secara individu terutama bilamana terdapat beberapa pelanggan yang besar, tetapi pada umumnya analisa akan berhubungan dengan golongan atau kategori piutang tertentu. Dua faktor pokok dalam memilih klasifikasi yang akan digunakan adalah jumlah dari jasa-jasa distribusi yang diperlukan, karena ini merupakan alasan utama terjadinya perbedaan dalam biaya distribusi, dan kemampuan/ kemungkinan untuk melakukan pemisahan biaya distribusi. Klasifikasi-klasifikasi yang terbukti ada gunanya adalah :

  1. Jumlah pembelian tahunan
  2. Ukuran order
  3. Lokasi
  4. Frekuensi kunjungan para penjual
  5. Jenis agen
  6. Kelayakan Kredit para pelanggan

Suatu analisa menurut pelamnggan akan menyediakan informasi yang sangat berguna bagi manjer penjualan. Analisa tersebut akan memberikan suatu pandangan yang jelas, mengenai banyaknya piutang dalam berbagai golongan volume dan nilai rata-rata dari order-order. Dalam menggunakan informasi ini untuk menggambil tindakan perbaikan, harus diberikan pertimbangan terhadap volume potensial dan pembebanan biaya tetap produksi. Analisa tersebut dapat menyediakan fakta-fakta untuk telaahan oleh pimpinan mengenai hal-hal sebagai berikut :

  1. Pemberhentian penjualan kepada golongan-golongan pelanggan tertentu
  2. Penyesuaian-penyesuaian harga
  3. Perlu marjin yang lebih tinggi untuk golongan-golongan tertentu.
  4. Perubahan metode penjualan

ANALISA MENURUT UKURAN/BESARNYA ORDER

Analisa yang ada manfaatnya untuk dilakukan dalam banyak perusahaan ialah menurut unkuran/besarnya pesanan. Telah diakui untuk beberapa waktu, bahwa salah satu sebab dari biaya distribusi yang tinggi dan penjualan yang tidak menguntungkan adalah kecilnya order, dalam arti bukan disebabkan kecilnya order itu sendiri, tetapi disebabkan oleh hatga yang kurang tinggi untuk dapat memenuhi biaya-biaya yang menberikan sesuatu laba. Sering pesanan yang kecil tidak dapat dihentikan. Tetapi masalah tersebut dapat diselesaikan. Tindakan perbaikan dapat siambil; dan hal itu dapat dikendalikan. Jelas, langkah pertama yang harus ditempuh oleh controller ialah, memperoleh fakta-fakta melalui suatu analisa biaya distribusi menurut ukuran/besarnya order.

BEBERAPA ANALISA LAINNYA

Terdapat analisa-analisa lain yang mungkin berguna dalam sebuah perusahaan tertentu, antara lain:

  1. Menurut salutan distribusi. Ini berguna bilaman harus ditentukan pilihan saluran distribusi untuk mengarahkan penjualan kedalam saluran yang paling menguntungkan. Analisa perlu dilakukan dari waktu jika trends biaya berubah.
  2. Menurut metode penjualan. Komentar-komentar untuk ini adalah sama dengan yang berlaku untuk analisa untuk salutan distribusi.
  3. Menurut salesman. Untuk tujuan mengukur pelaksanaan para tenaga penjual dalam hubungan dengan laba dan untuk mengarahkan para penjual secara lebih baik dalam kegiatan mereka.
  4. Menurut divisi-divisi Orgenisasi atau Operasi. Ini berguna bilamana terdapat divisi-divisi penjualan yang tersendiri dan terpisah. Analisa yang demikian dipergunakan untuk mengukur pelaksanaan para eksekutif pada devisi-devisi. Contoh-contohnya: analisa menurut departermen dalam sebuah toko serba ada; atau menurut cabang dalam sebuah perusahaan industri.

PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK MATEMATIKA

Analisa-analisa yang ditunjukkan disinihanyalah contoh-contoh saja. Banyak variabel dan alternatif dalam fungsi distribusi atau pemasaran memang membuat tugas analisa terlalu berat. Masalah yang akan dipecahkan meliputi lokasi-lokasi pergudangan, rute transportasi, pola pengiriman yang paling ekonomis, dan lain-lain. Untuk melaksanakan penelaahan yang diperlukan, dan agar terdapat keekonomisan dalam fungsi-fungsi tersebut, penggunaan formula-formula atau ”model-model” matematis paling dapat membantu. Dengan menggunakan simbol-simbol dan teknik-teknik matematis, banyak hubungan-hubungan dan kualitas-kualitas dapat dinyatakan dan ditangani.

INTERPRETASI DARI HASIL ANALISA

Controller mesti was-was terhadap kesulitan atau keterbatasan dari setiap angka yang disiapkan. Mungkin masalah itu akan dipecahkan dari berbagai segi. Dalam beberapa hal hanya biaya pemasaran yang variabel saja yang akan dipergunakan, sedangkan dalam hal-hal lain akan termasuk baik yang variabel maupun yang tetap. Perlu ditegaskan kembali, bahwa dalam membuat rekomendai-rekomendasi yang didasarkan pada analisa distribusi, keputusan-keputusan yang dicapai harus mempertimbangkan setiap kemungkinan pengaruh pada setiap kegiatan perusahaan. Sebagai contoh, kesimpulan bahwa suaru daerah perlu dilepaskan/dibuang, harus dengan mempertimbangkan pengaruhnya pada laba yaitu perubahan dalam volume pabrik dengan biaya tetap yang sama, sehingga mengakibatkan perbedaan dalam harga pokok per unit.

STANDART BIAYA DISTRIBUSI

STANDART DAN PENGENDALIAN

Dasar dari pengendalian distribusi terletak dalam korelasi antara usaha penjualan dengan potensi dan penggunaan analisa untuk menghindarkan kesalahan dalam pengarahan. Meskipun ini dapat dilakukan, dan meskipun laporan perhitungan rugi/laba menggungkapkan hasil yang memuaskan untuk suatu waktu, tetapi ini saja tidak mencukupi. Kita harus mengetahui bahwa perusahaan memang sedang beroperasi secra efisien, dan ini memerlukan rolok ukur yaitu adanya standar.

DAPATKAH STANDART DITETAPKAN UNTUK KEGIATAN DISTRIBUSI?

Meskipun suaru usaha baru mengenai dapat dilakukan disana-sini atas dasar percobaan, tetapi seluruh usaha distribusi akan jarang diarahkan disekitar hal-hal tersebut secara terus-menerus. Sulit dapat diharapkan agar seseorang eksekutif yang bijaksana akan mengarahkan Rp 1 milyar kedalam usaha distribusi dengan tidak mempunyai harapan, bahwa akan diperoleh laba pada akhir tahun. Melainkan dia diharapkan bersiap untuk mengadakan pengukuran terus-menerus terhadap pelaksanaan per individu dan perkelompok, yang dinyatakan dalam biaya dan hasilnya. Dia akan ingin mengetahui kapan kerani pembuat faktur memboroskan waktu, kapan peralatan permobilan terlalu memakan biaya, kapan jam kerja digudang terlalu tinggi, dan lapan para penjual menghasilkan order-order yang terlalu kecil. Jika faktor-faktor biaya dan pelaksanaan tidak berada dibawah pengendalian yang konstan, rujuan memperoleh laba hampir pasti tidak akan terpenuhi. Tetapi pengendalian tersebut mencakup standar-standar dan seluruhnya bergantung pada penetapan dan penggunaan standar-standar itu. Jam kerja digudang tidak pernah kelihatan terlalu tinggi jika dipandang secara mutlak. Jam kerja tersebut baru akan ternyata terlalu tinggi hanya bila dibandingkan dengan jam yang seharusnya dikeluarkan untuk itu yaitu hanya jika telah diterapkan suatu standar.

JENIS-JENIS STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Standar-standar biaya ditribusi mungkin: (1) bersifat sangat umum, dan berlaku untuk fungsi-fungsi distribusi secara keseluruhan, atau berlaku per divisi-divisi utama, atau (2) merupakan unit-unit yang mengukur pelaksanaan per individu. Contoh untuk standar jenis (1) adalah sebagai berikut:

  1. Biaya penjualan sebagai suatu persentase dari penjualan bersih.
  2. Biaya per rupiah laba kotor.
  3. Biaya per unit laba yang dijual.
  4. Biaya per transaksi penjualan
  5. Biaya per order yang diterima.
  6. Biaya per pelanggan.

Standar-standar seperti diatas merupakan indikator yang berguna untuk menunjukkna trend untuk seluruh usaha distribusi. Selanjutnya, standar-stansar tersebut dapat diterapkan pada masing-masing produk, daerah, cabang atau departeman.

PERTIMBANGAN LAIN DALAM PENETAPAN STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Controller mempunyai tanggungjawab bersama dengan para eksekutif penjualan dalam penetapan standar-standar dalam biaya distribusi. Dalam memenuhi tanggungjawab ini, ada baiknya agar dia mengingat kerumitan-kerumitan yang ada. Sebagai contoh, dalam pabrik biasanya hanya ada satu biaya standar untuk produk. Akan tetapi terdapat banyak biaya satandar untuk pendistribusian setiap barang yang sama. Dengan demikian biaya perkunjunag dapat berbeda dalam setiap daerah atau distrik penjualan. Bahkan dalam daerah yang sama biaya satandar untuk menjual kepada golongan-golongan pelanggan yang berlainan dapat berbeda-beda.

Secara umum pronsip-prinsip yang berlaku bagi standar-standar biaya produk juga berlaku pada biaya distribusi. Atara lain standar-standar  memerlukan revisi bilamana kondisi-kondisi operasi berubah secara material. Juga bila dalam standar terdapat unsur biaya tetap, maka pengaruh volume harus diperhatikan.

CARA MENETAPKAN STANDAR BIAYA DISTRIBUSI

Bila kebutuhan akan standar telah disetujui oleh eksekutif penjualan, maka dapat dilakukan pekerjaan mendetail untuk penentapan standar.

Langkah pertama dalam menetapkan standar biaya distribusi adalah mengklasifikasikan biaya-biaya sesuai dengan fungsi-fungsi dan kegiatan pertanggungjawab masing-masing individu.

Langkah kedua ialah memilih unit-unit atau basis-basis pengukuran untuk menyatakan standar.

Langkah ketiga ialah menganalisa pengalaman dimasa lalu yang berhubungan dengan biaya dari fungsi-fungsi dan kegiatan khusus yang terlibat, dengan pandangan atau maksud untuk memilih pengalaman dan indikasi-insikasi terbaik mengenai prosedur yang terbaik. Ini dapat meliputi penelaahan yang intensif mengenai mengenai masing-masing metode prosedur dan operasi yang serupa dengan apa yang telah dipergunakan dalam pengembangan standar produksi.

Langkah keempat ialah mempertimbangkan pengaruhnya terhadap biaya dari perubahan yang diperkirakan dalam kondisi-kondisi ekstern dan dari program penjualan sebagaimana yang telah direncanakan. Apabila diperkirakan akan ada hambatan yang makin besar, maka harus dibuat suatu estimasi mengenai pengaruhnya pada biaya-biaya seperti advertensi dan penjualan lansung. Apabila programnya memerlukan suatu masa cicilan yang lebih panjang/lama, maka pengaruhnya pada biaya keuangan harus diestimasikan.

Langkah terakhir ialah mengiktisarkan pertimbangan dari para eksekutif, kepala divisi, kepala departemen, dan para penjual yang memiliki pengalaman dan latihan yang memenuhi syarat untuk memutuskan tolok ukur yang akan dipergunakan. Standar-standar yang ditetapkan harus merupakan ekspresi terakhir dari pertimbangan yang demikian, dengan berdasarkan pada suatu telaahan yang wajar mengenai pelaksanaan yang lalu dan pandangan terhadap masa yang akan datang.

INFORMASI TAMBAHAN YANG DIPERLUKAN

Agar dapat menetapkan dan menentukan standar-standar biaya distribusi secara berhasil, maka perusahaan harus mengakumulasikan dan memiliki sejumlah besar informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas distribusi dan faktor-faktor biaya yang menyangkut aktivitas-aktivitas tersebut. Ini meliputi sejumlah informasi yang tidak tersedia dalam catatan akuntansi biasa. Catatan yang permanen harus dirancang untuk mencatat dan mengakumulasikan data ini secara teratur dan dalam bentuk yang siap untuk dipakai. Sama seperti telah menjadi suatu kebiasaan masa sekarang untuk mencatat secara teratur faktor-faktor produksi seperti jam kerja, jam yang dapat dibebankan, jam menganggur, jam mesin, dan banyaknya operasi, catatan-catatan yang demikian juga harus dibuat untuk faktor-faktor distribusi.

Contoh-contoh dari data distribusi tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Analisa penjualan dalam saru satuan fisik
  2. Jumlah transaksi penjualan yang diklasifikasikan menurut ukuran, jam terjadinya transaksi, dan lain-lain.
  3. Jumlah Quotations yang dibuat
  4. Jumlah order yang diklasifikasikan menurut ukuran, periode dimana order-order diterima, dan lain-lain
  5. Jumlah order yang ditulis
  6. Banyaknya tenaga penjual secara rata-rata
  7. Jumlah hari-penjual
  8. Jumlah kunjungan pada para pelanggan lama dan baru
  9. Jumlah hari perjalanan tenaga penjual

10.  Jumlah perjalanan yang ditempuh tenaga penjual

11.  Jumlah pelanggan yang secara rata-rata yang diklasifikasikan sehubungan dengan lokasi, volume tahunan dan lain-lain.

12.  Jumlah jam kerja para tenaga penjual, tenaga advertensi, pekerja gudang, supir, tenaga tata usaha, dan lain-lain.

13.  Jumlah retur dan potongan yang diklasifikasikan menurui sebab-sebabnya.

14.  Jumlah ruangan advertensi dan waktu yang dipergunakan dalam berbagai media advertensi.

15.  Dan lain-lain.

PENGGUNAAN STANDAR UNTUK PENGENDALIAN

Hal yang pokok dari pengendalian terletak dalam tindak lanjut yang segera terhadap perkembangan yang tidak menguntungkan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar. Sekali standar telah ditetapkan, maka dasar untuk bertindak juga telah ditentukan. Controller membandingkan prestasi pelaksanaan yang sesungguhnya dengan sudut dan melaporkan hasilnya kepada eksekutif penjualan.

Iklan