LAPORAN INTERN MANAJEMEN

Lima Prinsip Dasar Penyajian Laporan

Dalam menyiapkan laporan yang efektif untuk tujuan manajemen intern, controller harus mematuhi berbagai prinsip umum. Beberapa dari prinsip-prinsip tersebut dianggap mendasar bagi pelaporan manajemen yang baik, dan yang lainnya dapat dianggap sebagai tambahan atau pelengkap. Ada 5 pedoman dasar yaitu :

  1. Harus Diterapkan Konsep “Pertanggungjawaban”. Dalam laporan yang berdasarkan konsep pertanggungjawaban, maka penyebaran fakta-fakta dan angka-angka mengenai penjualan dan biaya akan dihubungkan dengan segmen organisasi yang sedang disiapkan laporannya. Jadi komunikasi itu adalah menyangkut biaya dan/atau penghasilan yang dapat dikendalikan oleh orang yang sedang disiapkan laporannya atau yang diakibatkan oleh usahanya.
  2. Sedapat Mungkin harus Diterapkan Prinsip “Pengecualian”. Untuk tujuan pengendalian, secara umum harus ditonjolkan operasi-operasi yang menyimpang dari keadaan yang biasa. Apabila ruang lingkup suatu fungsi meluas, maka eksekutif yang bertanggung jawab tidak dapat mengawasi, mengecek, atau mengadakan tindak lanjut atasu setiap hal yang sangat kecil/mendetail. Oleh karena itu, dalam pelaporan harus dibedakan antara hal-hal yang berjalan secara memuaskan dan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu harus diterapkan prinsip pengecualian (Exception Principle).
  3. Secara Umum, Angka-angka Harus Dapat Diperbandingkan. Data prestasi pelaksanaan yang sebenarnya saja, biasanya kecil artinya. Pelaksanaan yang sebenarnya lebih baik harus dibandingkan dengan suatu target atau tolok ukur yang wajar. Jadi, perlu dibandingkan dengan budget, standar atau pelaksanaan yang lalu.
  4. Sejauh yang Dapat Dilaksanakan, Data harus Semakin Ringkas untuk Jenjang Pimpinan yang Semakin Tinggi. Mungkin jelas bahwa jenis informasi yang diperlukan oleh seorang tenaga salesman berbeda dari informasi yang akan disediakan bagi manajer penjualan. Dengan suatu pertanggungjawaban yang luas, manajer penjualan tidak dapat melihat setiap hal yang kecil-kecil pada masing-masing daerah. Sebagai aturan umum, laporan-laporan harus cenderung memuat informasi seringkas mungkin daripada sebanyak-banyaknya.
  5. Laporan-laporan pada Umumnya harus Mencakup Komentar-komentar Interpretatif atau yang Jelas dengan Sendirinya. Tujuan utama suatu laporan adalah untuk mengkomunikasikan ide-ide. Setiap orang dalam profesi akuntansi dapat membaca dengan cepat arti penting dari angka-angka, tetapi tidak demikian halnya dengan orang-orang dengan bidang profesi yang lain. Sebagai akibatnya, biasanya diperlukan komentar yang dapat mengarahkan perhatian pembaca terhadap kejadian-kejadian penting dan membantu mereka memahami data yang disajikan.

Berbagai Pertimbangan Tambahan

Kelima prinsip di atas merupakan dasar bagi suatu sistem pelaporan keuangan yang baik. Selain itu, ada berbagai faktor lain yang dapat membantu untuk membuat tanggapan/penerimaan dari para pembaca laporan yang lebih baik. Fakta-fakta tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Laporan Harus Tepat Waktu
  2. Laporan Harus Sesederhana dan Jelas
  3. Laporan Harus Dinyatakan dalam Bahasa dan Istilah yang Dikenal oleh Pimpinan yang akan Memakainya
  4. Informasi Harus Disajikan dalam Urutan yang Logis
  5. Laporan Harus Akurat
  6. Bentuk Penyajian Harus Disesuaikan dengan Pimpinan yang akan Menggunakannya
  7. Selalu Distandardisasikan, Apabila Mungkin
  8. Rancangan Laporan Harus Mencerminkan Sudut Pandangan Pimpinan
  9. Laporan Harus Berguna

10. Biaya Penyiapan Laporan Harus Dipertimbangkan

11. Perhatian yang Diberikan untuk Penyiapan Laporan Harus Sebanding dengan Manfaatnya

Jenis Laporan Intern Manajemen

Berdasarkan pengalaman setiap controller mengetahui bahwa laporan-laporan dapat dibagi ke dalam tiga golongan, yaitu (1) laporan perencanaan (planning report), (2) laporan pengendalian (control report), dan (3) laporan informasi (information report). Laporan perencanaan berhubungan dengan program-program yang diantisipasikan dalam hubungan dengan operasi-operasi atau kondisi keuangan di masa yang akan datang. Laporan pengendalian bermaksud membantu mengendalikan operasi atau perusahaan dengan menunjukkan bidang-bidang yang memerlukan tindakan perbaikan. Laporan informasi lebih luas lingkupnya dan dipergunakan dalam maksud menyajikan dan menginterpretasikan fakta-fakta untuk dipergunakan manajemen dalam penetapan perencanaan dan kebijaksanaan.

Laporan Perencanaan (Planning Reports)

  1. Taksiran atau Anggaran Jangka Pendek Perusahaan Secara Menyeluruh atau Per Divisi. Laporan-laporan seperti ini berhubungan dengan bagian-bagian perusahaan yang relatif luas, apakah mengenai seluruh operasi atau satu segmen utama, dan berisi proyeksi mengenai hasil-hasil dan kondisi-kondisi untuk suatu periode waktu yang relatif singkat biasanya satu tahun atau kurang dari itu. Berbagai contoh laporan perencanaan jangka pendek adalah sebagai berikut :
    1. Perhitungan Rugi/Laba yang ditaksir
    2. Laporan Arus kas yang ditaksir
  2. Telaah Khusus Perencanaan Jangka Pendek mengenai Segmen Tertentu dari Perusahaan. Penggolongan ini bermaksud mencakup telaah-telaah khusus mengenai segmen-segmen perusahaan yang jelek atau yang menyimpang di bawah standar atas mana perlu difokuskan perhatian perencanaan untuk dapat mencapai program yang sesua.
  3. Taksiran atau Anggaran Jangka Panjang. Ini akan mencakup proyeksi-proyeksi lima bahkan sepuluh tahun atau lebih dari aktivitas-aktivitas perusahaan secara menyeluruh atau dalam bidang-bidang atau area-area tertentu.

Laporan Pengendalian

  1. Laporan Singkat Pengendalian (Summary control Reports)
  2. Laporan Pengendalian Berjalan (Current Control Report)

Laporan Informasi

  1. Laporan Trends
  2. Laporan Analisis

Isi Laporan

Isi suatu laporan akuntansi jelas akan tergantung pada kebutuhan dari situasi. Tujuan laporan, personalitas mereka yang menerima laporan, subyeknya-semua faktor ini memungkinkan adanya perluasan yang sangat besar dalam isi laporan. Namun berbagai prinsip perlu dikemukakan sebagai berikut :

  1. Akan dibatasi hanya mengenai fakta-fakta yang esensial
  2. Menunjukkan perbandingan-perbandingan atau trends dan hubungan-hubungan
  3. Menunjukkan bidang-bidang yang harus diperbaiki atau diubah

Frekuensi Laporan

Frekuensi penerbitan laporan juga tergantung dari kebutuhan. Apabila situasinya sangat kritis atau tidak memuaskan, maka harus lebih sering diterbitkan laporan dibandingkan apabila dalam situasi yang sebaliknya.

Bentuk Laporan Akuntansi

Bentuk laporan akuntansi sampai batas tertentu adalah ditentukan oleh isinya. Selain ini, pertimbangan utamanya adalah preferensi dari para eksekutif yang akan mempergunakan laporan.

Ikhtisar berikut menunjukkan bentuk-bentuk utama dari laporan-laporan akuntansi :

  1. Tertulis
    1. Tabulasi

–         Laporan akuntansi formal

–         Statistik

  1. Uraian/cerita singkat
  2. Grafik
  3. Suatu kombinasi dari berbagai bentuk di atas
  4. Lisan
    1. Presentasi formal grup, ini dapat meliputi penggunaan berbagai alat visual
    2. Konferensi-konferensi individual

Penyajian Grafik

Penggunaan grafik-grafik telah menjadi semakin luas dalam menyajikan informasi informasi keuangan. Keuntungan utama dari penyajian grafik untuk data kuantitatif adalah mudah untuk dapat memperlihatkan trends dan hubungan-hubungan antara angka-angka. Berbagai bagan dan alat yang serupa mengurangi waktu yang harus dikeluarkan oleh pimpinan untuk memahami hubungan-hubungan yang penting atau titik-titik kesulitan. Sebaliknya grafik-grafik tidak memungkinkan untuk dengan mudah menetapkan jumlah yang pasti/tepat. Oleh karena itu, bilamana diperlukan angka yang tepat, maka bagan-bagan itu sering akan disertai dengan tabel-tabel statistik yang berhubungan.

Laporan “Sekilas”

Ketepatan waktu sering sangat penting dalam memanfaatkan angka-angka keuangan. Oleh karena itu, sering ternyata perlu untuk menyediakan informasi yang sebagian besar, tetapi belum seluruhnya, telah selesai sehingga dapat diambil tindakan yang sesuai. Penyebaran data seperti itu dapat berarti mengorbankan kecermatan dan menggunakan estimasi sebagai ganti dari hasil-hasil yang sebenarnya, bilamana estimasi tersebut tidak akan merusak, atau mengurangi kegunaan data. Laporan-laporan seperti itu sering dinamakan laporan “sekilas” dan dapat dipergunakan dalam beraneka ragam keadaan.

Laporan Lisan (Oral Reports)

Komunikasi lisan merupakan fase yang sangat penting dari fungsi pelaporan. Adalah penting bahwa kontak perorangan seperti itu memungkinkan suatu penghematan besar untuk waktu dari manajemen dengan adanya kesempatan untuk menunjukkan trends dan hubungan-hubungan penting. Di samping itu laporan lisan sering menjamin adanya interpretasi yang wajar mengenal data kuantitatif. Penggunaan alat-alat visual seperti grafik dan tabel dapat membantu sekali dalam melakukan proses komunikasi lisan.

BERBAGAI APLIKASI LAPORAN INTERN MANAJERIAL

Laporan Untuk Dewan Komisaris

Terdapat banyak variasi antara perusahaan-perusahaan dalam menyajikan informasi kepada dewan komisaris. Ini sebagian besar dapat berasal dari : (1) perbedaan dalam komposisi dewan komisaris, atau (2) perbedaan dalam filsafat manajemen, atau (3) perbedaan dalam kecanggihan atau pengalaman dalam penyajian laporan oleh controller atau dalam pembacaan laporan oleh para penerimanya.

Secara umum dewan komisaris berkepentingan dalam masalah kebijaksanaan yang luas, trends yang umum dari penjualan dan pendapatan, pelaksanaan yang kompetitif, dan rencana untuk jangka pendek dan panjang. Dalam keadaan-keadaan seperti itu, laporan yang bersifat finansial yang ditujukan kepada dewan komisaris, apakah oleh presiden direktur, pejabat utama keuangan, atau controller (tetapi biasanya disiapkan oleh controller) harus meliputi dan memberi dan memberi interpretasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

  1. Hasil opersi (atau triwulan) dan hasil oerasi kumulatif sampai dengan sekarang untuk perusahaan secara menyeluruh dan untuk divisi-divisi utamanya
  2. Laporan kondisi keuangan atau kutipan-kutipan daripadanya
  3. Laporan arus kas
  4. Taksiran/anggaran triwulan dan tahunan yang diperinci menurut pembagian yang penting
  5. Status dari pengeluaran-pengeluaran modal
  6. Penelitian-penelitian khusus tentang trends dan hubungan-hubungan penting

Laporan Untuk Para Eksekutif Utama

Perhatian eksekutif utama mencakup seluruh perusahaan. Bahkan para eksekutif yang ditugaskan membawahi divisi-divisi juga berhubungan dengan gambaran menyeluruh atau gabungan perusahaan. Dalam mengembangkan laporan-laporan untuk golongan eksekutif ini controller harus mengingat kepentingan-kepentingan mereka dalam hal-hal sebagai berikut :

  1. Tingkat pengembalian atas investasi menyeluruh
  2. Efisiensi operasi dari setiap divisi perusahaan
  3. Pemeliharaan suatu keseimbangan atau koordinasi yang wajar diantara berbagai divisi
  4. Posisi perusahaan sehubungan dengan jenis industri yang bersangkutan

Laporan-laporan reguler untuk para eksekutif umum biasanya menyajikan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

  1. Laporan ikhtisar kondisi keuangan (neraca)
  2. Analisa perubahan-perubahan penting dalam kondisi keuangan
  3. Laporan posisi kas
  4. Laporan perhitungan pendapatan dan biaya secara singkat
  5. Laporan perhitungan rugi/laba menurut garis-garis produksi atau menurut divisi-divisi perusahaan
  6. Ikhtisar perhitungan perubahan-perubahan dalam laba bersih
  7. Ikhtisar penjualan menurut daerah geografis
  8. Ikhtisar order-order yang diterima, order-order yang belum dipenuhi, penjualan dan produksi
  9. Rasio-rasio, hubungan-hubungan, trends keuangan dan operasi

10. Ukuran umum mengenai efisiensi operasi menurut divisi-divisi utama

11. Perbandingan operasi yang sesungguhnya dengan program

12. Perbandingan operasi-operasi dengan indeks-indeks umum kondisi ekonomi

13. Taksiran/forecast periode berikutnya

Laporan Untuk Para Manajer Departemen dan Pengawas Umum

Tugas dan tanggung jawab para manajer departemen dan pengawas lebih terbatas dibandingkan dengan para eksekutif umum dan hanya berhubungan dengan departemen-departemen dan pusat-pusat biaya tertentu saja. Para eksekutif ini mempunyai dua fungsi utama, yaitu : (1) membawahi atau mengawasi para eksekutif minor yang bertanggung jawab kepadanya dan (2) mengkoordinasikan departemen-departemen di bawah kewenangannya sehingga dapat mencapai kesatuan dalam operasi.

Laporan Untuk Para Mandor

Para eksekutif pada jenjang supervisi yang terendah berada di barisan paling depan. Mereka berhubungan dengan masing-masing pelaksanaan yang salesman, operator, berani, teknisi laboratorium. Di sinilah pengendalian itu dimulai, dan disinilah uang benar-benar dipergunakan dan dapat dilakukan penghematan. Para pengawas/mandor terus menerus bertugas menyarankan bagaimana penjualan produk-produk tertentu dapat ditingkatkan, bagaimana kerugian bahan dapat dikurangi, bagaimana operasi harus dilaksanakan, dan bagaimana mesin harus dipergunakan. Para pengawas/mandor inilah yang terakhir melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Merekalah yang membina moral antara para pekerja, yang memberikan atau yang membangkitkan semangat dan gairah dari para pelaksana.

Para pengawas yang lebih rendah (mandor) berhubungan dengan pelaksanan dari masing-masing pekera salesman dan lain-lain, maka laporan-laporan tersebut harus menunjukkan pelaksanaan per individu. Meskipun dapat dipergunakan data biaya, tetapi penekanannya haruslah mengenai satuan-satuan output dan tidak perlu dengan jumlah uang (rupiah).

Struktur Laporan Yang Seimbang

Apabila perusahaan menjadi lebih tinggi kesadaran akan biaya atau akan laba (cost consciousness atau profit consciousness)-nya, maka mungkin akan timbul permintaan yang terus menerus dan semakin bertumbuh terhadap laporan-laporan akuntansi dan statistik. Lebih banyak informasi terus dikembangkan untuk dipergunakan oleh para eksekutif. Berdampingan dengan tendensi ini adalah sifat kedinamisan dari kebanyakan perusahaan, dengan kebutuhan-kebutuhannya yang selalu berubah-ubah. Dalam keadaan-keadaan seperti itu, selama suatu periode waktu tertentu, adalah relatif mudah terjadi bahwa laporan akan terus diterbitkan yang tidak selalu begitu berguna. Laporan-laporan lama diteruskan oleh karena tidak ada orang yang menghasilkan supaya itu diganti dengan laporan-laporan baru.

Dengan mengingat kemungkinan-kemungkinan seperti itu, sangat dikehendaki agar controller berusaha memelihara program atau struktur laporan yang seimbang dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Apabila diterima suatu permintaan untuk sebuah laporan baru, controller pantas untuk meneliti alasan diajukannya permintaan itu dan tujuan yang akan dipenuhi dengan informasi. Sering sekali laporan lain yang telah ada dapat diubah sedikit saja dan sudah dapat memenuhi kebutuhan. Penelahaan seperti itu juga dapat mencegah suatu laporan khusus atau laporan yang dibuat sesekali saja menjadi suatu laporan rutin.

Suatu laporan yang disarankan untuk ditambah adalah laporan intern tahunan untuk para pimpinan tertinggi. Laporan itu dapat terdiri dari dua bagian : Satu bagian mencakup komentar-komentar dan daftar-daftar perincian yang dibuat oleh masing-masing eksekutif operasional sehubungan dengan divisi atau fungsinya sendiri; bagian yang lain dipergunakan controller untuk mengumpulkan semua fakta dan angka finansial dalam suatu analisa menyeluruh.

Peran Aktif Controller

Dengan hanya menerbitkan laporan biar bagaimanapun tidak akan menyelesaikan tugas controller. Controller harus mengenal perusahaannya dan kebijaksanaan-kebijaksanaan serta metode-metodenya. Melalui kontak yang terus menerus dengan para eksekutif fungsional dan divisional, controller harus mencoba mempelajari bagaimana melihat masalah yang ada dari sudut pandangan para eksekutif tersebut. Dia harus mengetahui kesulitan-kesulitan mereka dan turut merasakan masalah-masalah mereka. Dalam beberapa hal dia merupakan penghubung antara manajemen pusat dan para eksekutif operasional. Controller yang dapat mewakili manajemen secara bijaksana dalam mengembangkan dan mendorong pelaksanaan program perusahan serta yang mendapat sambutan baik dari para pimpinan operasi, mempunyai kegunaan yang sangat tinggi bagi perusahaanya. Meskipun controller obyektif dalam cara pendekatannya terhadap masalah, tetapi tidaklah secara otomatis, seperti yang sering digambarkan oleh orang dari keuangan. Dia bagaikan seorang insinyur yang membangun jembatan pada jurang yang ada diantara banyak angka dan terjemahan yang tidak berarti untuk menjadi suatu kegiatan yang terarah. Kecerdasan dari para pegawai dalam departemen controller adalah sama pentingnya sebagaimana dalam departemen-departemen lain.

Dalam semua hal ini, laporan-laporan hanya sebagi suatu alat pembantu bagi manajemen dan bukan sebagai penggantinya.