Penyiapan dan pemeliharaan buku pedoman

Buku pedoman merupakan suatu alat komunikasi kepada semua jenjang manajemen, yang memberi informasi kepada mereka yang berhubungan mengenai kebijaksanaan – kebijaksanaan, prosedur – prosedur, dan metode – metode yang telah disetujui.

Buku pedoman mengembangkan suatu pengertian umum mengenai  interprestasi – interprestasi kebijaksanaan, dengan demikian menghindarkan konflik dan perselisihan.

Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman (manual)

Tujuan buku pedoman yaitu menetapkan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar bagi perusahaan, di mulai dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan yang ditetapkan oleh dewan komisaris atau para pemilik utama dari sebuah perusahaan.

Disebabkan karena perusahaan yang luas maka pada masa sekarang kebanyakan perusahaan telah mengembangkan buku pedoman untuk memenuhi berbagai kebutuhan :

  1. Untuk mengkomsumsikan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar dan prosedur – prosedur perusahaan secara efektif kepada semua jenjang manajemen dan organisasi.
  2. Untuk memberikan suatu pengertian umum mengenai interprestasi kebijaksanaan dan untuk menetapkan serta menjelaskan masalah – maslah kebijaksanaan atau prosedur yang mungkin timbul.
  3. Menyiapkan pembakuan (standarisasi)dan penyederhanaan.
  4. Latihan bagi para pegawai yang di tugaskan pada pekerjaan – pekerjaan baru.
  5. Untuk memungkinkan implementasi prosedur – prosedur baru dengan lebih cepat dan dengan taraf pengertian yang lebih tinggi serta konsisten dalam seluruh perusahaan.
  6. Memberikan suatu alat yang dapat memberi komuniksi tepat pada waktunya mengenai perubahan – perubahan dalam organisasi, tanggung – jawab, kebijaksanaan, prosedur, dan peraturan.
  7. Memajukan keseragaman dalam implimentasi dan membentuk suatu alat pengendalian intern bagi manajemen serta pemeriksaan ketaatan pelaksanaan terhadap peraturan – peraturan atau kebijaksanaan.
  8. Menyediakan suatu sumber referensi bagi metode – metode yang lebih baik dalam memecahkan perselisihan.
  9. Menghindarkan terjadinya duplikasi dalam daya upaya dan memajukan keharmonisan antar pegawai dengan menetapkan tanggung – jawab yang dilimpahkan secara jelas.

10.  Mempercepat waktu dalam memberikan intruksi dan pengarahan, dengan demikian memungkinkan superisi dan pengolahan yang lebih efektif.

11.  Membantu dalam penelaahan manajemen dan dalam ealuasi pengendalian intern.

Organisasi dan tanggungjawab untuk pedoman prosedur.

Ada berbagai alasan bagi keterlibatan controller dalam tugas prosedur dimanapun tanggung jawab diletakkan, yaitu :

  1. Pengendalian intern dalam tugas prosedur yang terpadu dengan proses manajemen dan merupakan pertimbangan penting dalam pengembangan prosedur, dan tenaga akuntansi yang terlatih jelas menyadari kebutuhan – kebutuhan ini.
  2. Banyak prosedur antar departemen melibatkan arus dokumen yang menjadi perhatian langsung bagi departeman akuntansi.
  3. Diperlukan suatu cara pendekatan yang menyeluruh, dan bukan per departemen, dan departemen controller biasanya terlibat dalam transaksi – transaksi yang melintasi batas – batas departemen.
  4. Banyak dari prosedur – prosedur semata – mata menyangkut atau langsung berhubungan dengan transaksi – transaksi akuntansi.
  5. Fungsi controller perlu menjamin bahwa pengecekan dan keseimbangan terjalin kedalam prosedur – prosedur dan juga adalah konsisten dengan sasaran – sasaran dan tujuan – tujuan perusahaan.

Langkah – langkah yang ditempuh dalam penyiapan pedoman

Adalah hal yang fundamental bahwa suatu cara pendekatan yang terorganisir harus dipergunakan dalam menyiapkan buku pedoman atas setiap prosedur.

Penyiapan buku pedoman haru dipertimbangkan sebagai suatu usaha kerjasama dari semua organisasi, termasuk unit – unit operasi dan unit organisasi yang menyiapkan buku pedoman.

Berbagai factor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan buku pedoman, antara lain adalah sebagai berikut :

  1. Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang berhubungan, siapa dan bagaimana mempergunakan buku pedoman. Juga tetapkan sifat, isi, dan tujuan pedoman secara umum.
  2. Siapkan outline umum dari buku pedoman.
  3. Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua aspek telah tercakup.
  4. Tinjau dan analisalah praktek – praktek yang ada dan peroleh sebanyak mungkin latar belakang tentang masalah – masalah, dan teliti semua dokumen yang berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.
  5. Siapkan konsep naskah (draft) dari prosedur yang di usulkan.
  6. Peroleh komentar – komentar atas naskah dari semua departemen yang berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.
  7. Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan sudut – sudut pandangan yang bertentangan dan masukkan saran – saran sejauh dapat dilakukan.
  8. Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan pelaksanaannya.
  9. Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang layak menerima, akan menerima tembusannya.

10.  Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

Dalam penyiapan konsep naskah ( draft ), harus diberikan pertimbangan khusus terhadap hal – hal sebagai berikut :

  1. Prosedur – prosedur harus sesingkat mungkin.
  2. Judul harus cukup deskriftif mengenai subyeknya.
  3. Nama jabatan harus dipergunakan untuk menggantikan nama pribadi.
  4. Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.
  5. Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk adanya perubahan – perubahan.
  6. Dalam naskah harus tersedia ruangan untuk tanda adanya persetujuan.

BUKU PEDOMAN AKUNTANSI

Suatu buku pedoman akuntansi harus menyajikan semua kebijaksanaan akuntansi dan prosedur – prosedur implementasinya. Isi dan organisasi dari pedoman demikian akan berbeda – beda sesuai dengan ukuran unit perusahaan, sifat perusahaan, dan struktur organisasi; namun contoh – contoh subyek yang akan dicakup adalah sebagai berikut :

  1. Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman
  2. Metode – metode untuk melakukan dan menyetujui adanya perubahan – perubahan.
  3. Bagan organisasi – fungsi akuntansi serta finance (pembiayaan) dan juga suatu referensi terhadap seluruh organisasi.
  4. Bagan dan teks perkiraan – perkiraan, termasuk klasifikasi dan uraian umum mengenai setiap perkiraan.
  5. Garis – garis besar fungsional dari semua unit akuntasi.
  6. Semua kebijaksanaan yang berhubungan dengan finance (pembiayaan) dan akuntansi serta prosedur – prosedur terperinci mengenai implementasi.
  7. Laporan – laporan intern dan ekstern yang akan disiapkan, dengan menyebutkan tanggungjawab yang dilimpahkan, tanggal dan distribusinya.
  8. Skedul induk dari laporan – laporan yang diperlukan oleh dan dari organisasi departemen controller.
  9. Prosedur – prosedur dan skedul – skedul penutupan buku.

10.  Intruksi – intruksi khusus seperti penetapan  harga pokok.

11.  Valuta asing.

12.  Pengawasan harta.

13.  Beraneka macam intruksi seperti surat bentuk standar, kabel dan nilai statistik, kabel penjabaran, persyaratan – persyaratan pelaporan yang unik dan lain – lain.

REVISI BUKU PEDOMAN

Adalah merupakan keharusan bagi perusahaan untuk memutakhirkan buku pedoman yang telah disusun dan membuatnya sejajar dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan terbaru dari perusahaan.

Saran – saran yang berhubungan dengan revisi terhadap suatu prosedur atau buku pedoman yang telah ada :

  1. Revis harus ditangani atas dasar yang terjadwal secara sistematis.
  2. Semua prosedur harus ditinjau secara periodic untuk menetapkan kemuktakhirannya.
  3. Perubahan akan namakan biaya yang mahal, sehingga evaluasi yang sesuai harus dilakukan mengenai keperluan untuk mengadakan perubahan.
  4. Perubahan – perubahan atau revisi – revisi harus dikoordinasikan dengan semua unit yang terpengaruh, terutama organisasi pemakai buku pedoman atau prosedur.
  5. Untuk memudahkan tinjauan, perubahan – perubahan spesifik terhadap suatu prosedur yang telah ada harus ditunjukan dalam naskah.
  6. Revisi harus menunjukkan tanggal mulainya yang efektif dan menunjukkan bahwa hal itu merupakan suatu revisi.
  7. Dokumentasi revisi disertai komentar – komentar bahasan.

Buku pedoman

Salah satu tujuan utama dari buku pedoman akuntansi dari sebuah perusahaan adalah menciptakan adanya keseragaman dalam prinsip – prinsip, praktek – praktek dan prosedur – prosedur akuntansi yang diterapkan dalam seluruh  perusahaan.

Ikhtisar

penggunaan buku pedoman prosedur yang efektif tergantung dari factor – factor sebagai berikut :

  1. Orang yang mampu untuk mengembangkan prosedur – prosedur, apakah sebagai suatu tanggungjawab fungsional atau staf.
  2. Kerjasama dari semua orang atau apartemen yang berhubungan, termasuk staf prosedur dan unit – unit operasi serta rekonsiliasi dari pandangan – pandangan yang bertentangan.
  3. Disiplin manajemen yang perlu untuk memastikan adanya ketaatan terhadap buku pedoman prosedur yang telah diterbitkan
About these ads