MANAJEMEN KAS

TUJUAN MANAJEMEN KAS

  1. Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka-pendek dan jangka panjang.
  2. Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
  3. Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan.
  4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.
  5. Pemeliharaan saldo bank yang cukup, bilamana, cocok, untuk mendukung hubungan yang layak dengan bank komersial.
  6. Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.

TUGAS CONTROLLER VS. KEPALA BAGIAN KEUANGAN

Sehubungan dengan pengelolaan kas, harus ada hubungan kerja sama antara controller dan kepala bagian keuangan. tugas dan tanggung jawab akan berbeda, tergantung dari jenis dan besarnya perusahaan. biasannya kepala bagian keuanganlah yang bertanggung jawab untuk memelihara hubungan baik dangan bank dan para investor lain, dengan menyediakan pembayaran bunga dan pokok pinjaman tepat pada waktunya, dan menginvestasikan dana yang berlebihan.

Dalam perusahaan yang cukup besar dilakukan pemisahan fungsi antara bendaharawan dan controllership. controller mempunyai tanggung jawab sebagai berikut :

  1. Pengembangan berbagai atau semua bentuk ramalan/ taksiran kas.
    1. Menelaah sistem pengendalian itern sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas untuk menjamin kecukupan dan keefektivitasnya.
    2. Rekonsiliasi rekening bank sebagai bagian dari suatu  sistem pengendalian intern yang baik (dan tugas ini tidak dapat dilakukan olh pegawai bagian keuangan yang menguasai dana, atau pegawai bagian akuntansi yang membukukan transaksi).
    3. Penyiapan laporan kas tertentu, yang dianggap cocok.

ELEMEN MANAJEMEN KAS

Pengolaan kas akan dipisahkan menjadi elemen-elemen berikut ini yang dapat mempermudah pembahasan mengenai pengelolaan kas dan menggambarkan berbagai kerja Sama yang saling berhubungan :

  • Ramalan/ taksiran kas.
  • Manajemen arus kas, yaitu pengelolaan penerimaan dan pengeluaran kas.
  • Investasi dana yang “ berlebihan “.
  • Hubungan bank.
  • Pengendalian internal (internal control).

PERAMALAN KAS

TUJUAN PERAMALAN/ PERKIRAAN KAS

Suatu Ramalan atau taksiran kas (cash forecast) merupakan proyeksi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas serta saldonya dalam suatu periode tertentu. ini merupakan suatu fungsi yang perlu dalam setiap rencana administrasi kas yang dikelola dengan baik.tujuan dasar dari penyiapan anggaran kas adalah untuk merencanakan kas yang diperlukan perusahaan ditinjau dari segi jangka panjang dan jangka pendek juga. juga penyiapan anggaran membrikan alat untuk mengantisipasikan kesempatan penggunaan kas secara efektiv dalam hal ada kelebihan kas. selain tujuan umum ini beberapa kegunaan spesifik dari anggaran kas adalah sebagai berikut :

  1. Untuk mennunjukan fluktuasi yang paling tinggi atau musiman dalam kegiatan perusahaan yang memerlukan investasi yang lebih besar dalam persediaan dan piutang.
  2. Untuk menunjukan waktu dan jumlah dana yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban yang jatuh tempo, pembayaran oajak, dividen, dan bunga.
  3. Untuk membantu perencanaan pertumbuhan, termasuk jumlah dana yang diperlukan untuk perluasan perusahaan dan modal kerja.
  4. Untuk menunjukan jauh dimuka kebuuhan, jumlah dan lamanya dana yang diperlukan dari sumber luaragar memungkinkan usahkannya pinjaman yang paling menguntungkan.
  5. Untuk membantu mendapatkan kredit bank dam memjukan kelayakan kredit perusahaan secara umum.
  6. Untuk menetapkan jumlah dan lamanya dana yang mungkin tersedia untuk investasi.
  7. Untuk merencanakan pengurangan pinjaman.
  8. Untuk mengkoordinasi kebutuhan keuangan dari anak perusahaan dan devisi perusahaan.
  9. Untuk memungkinkan perusahaan mengambil keuntungan berupa potongan kontan (cash discount) dan pembelian secara progesif, sehingga dangan demikian meningkatkan laba.

METODE PERAMALAN KAS

Tiga metode telah dikembangkan untuk menyusun ramalan kas. Meskipun saldo akhir adalah kas yang ditaksirkan, tetapi metode-metode itu berbeda terutama dalam hubungan titik-tolak peramalan dan perincian-perincian yang tersedia ;

  1. Taksiran langsung atas penerimaan dan pengeluaran kas.
  2. Metode laba bersih yang disesuaikan ( Ajusted Net Income Method).
  3. Diferensial metode kerja (Working Capital Differential).

HUBUNGAN ANTARA ANGGARAN KAS DENGAN ANGGARAN LAIN

Dari pembahasan teerdahulu dengan segera kelihatan, bahwa penyiapan anggaran kas pada umumnya bergantung anggaran yang lain, yaitu anggaran penjualan, laporan perhitungan rugi-laba yang ditaksirkan, berbagai anggaran operasi dan rencana strategis jangka panjang. Sebenarnya anggaran kas merupakan program penjualan yang terkoordinasi serta yang di korelasikan denganperubahan-perubahan neraca dan penjualan serta pengeluaran yang diperkirakan.

Dapat juga diperkirakan, bahwa anggaran kas adalah suatu alat pengecek terhadap seluruh program anggaran. Apabila sasaran-sasaran anggaran operasi tercapai maka hasilnya akan tercermin dalam posisi kas. Sebaliknya apabila gagal mencapai sasaran anggaran, maka bagian keuangan terpaksa harus mencari sumber tambahan kas.

MASA ANGGARAN KAS

Masa anggaran tergantung pada beberapa faktor, termasuk tujuan anggaran, kondisi keuangan perusahaan, dan para eksekutif mengenai praktisnya serta kecermatan taksiran. Sebagai contoh, suatu taksiran jangka-pendek akan dipergunakan dalam menetapkan kebutuhan kas mungkin untuk satu atau tiga bulan di depan. Tapi apabila marjin kasnya rendah, maka diperlukan taksiran mengenai penerimaan  dan pembayaran atas dasar per minggu, atau bahkan per hari.

Sebaliknya, bagi perusahaan yang memiliki jumlah kas yang besar, dapat dikebangkan suatu anggaran kas per bulan, untuk masa enam bulan atausatu tahun di depan. Untuk penetapan kebijaksanaan umum keuangan, akan diprlukan anggaran jangka panjang. Sebagian perusahaan berpendapat, bahwa taksiran yang dibuat untuk menyusun anggaran untuk masa yang terbatas sampai tiga bulan. Perusahaan lai membuat suatu anggaran yang saling berhubungan untuk tiga bulan atau lebih didepan, yaitu dengan selalu menambahkan satu bulan dan menghilangkan bulan berjalan.

Controller harus menyesuaikan peramalan dangan kondisi-kondisi yang ditemukannya. Da dapat menyusun satu anggaran kas jangka pendek untuk tujuan pemenuhan kebutuhan kas, dan juga anggaran jangka panjang untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan kebijaksanaan keuangan.

PELAKSANAAN ANGGARAN KAS

Controller dapat menyiapkan anggaran kas dengan cara biasa, dengan menunjukan jumlah dan tambahan yang diperlukan (jika ada), dan lamanya kebutuhan itu. akan tetapi, tanggung jawab untuk mendapatkan dana ini atas dasar yang palig menguntungkan berada di tangan kepala bagian keuangan atau pejabat utama bidang keuangan.

Kebutuhan kas harus direncanakan sebagai mana halnya dengan operasi-operasi lain. adalah memuaskan dengan hanya mengasumsikan, bahwa volume penjualan yang tinggi dan secara otomatis menghasilkan posisisi keuangan yang sehat. controller mempunyai cara yang efektif dalam menetapkan keperluan akan adanya program keuangan yang dipertibangkan dengan baik.

PENAGIHAN KAS

A.        ADMINISTRASI PENERIMAAN KAS

salah satu tujuan utama manajemen keuangan adalah mengusahakan adanya penggunaan secara berhati-hati dan efisien. ditinjau dari segi penagihan kas, ada dua fase yaitu;

1.         mempercepat penagihan

2.         pengendalian yang intern yang layak tehadap penaguhan.

B.        MEMPERCEPAT PENAGIHAN

Ada dua metode yang lasim dipergunakan untuk mempercepat pengalihan, yaitu lock-box sistem dan area concentration banking.    lock-box system meliputi penyelenggaraan berbagai rekening/simpanan dalam berbagai area geografis yang mempunyai pengalihan kas dalam jumlah besar, sehinggah penyetor dan para pelanggan akan memakan waktu yang lebih sedikit dalam perjalanan, paling baik apabila tidak lebih dari satu hari.

Menurut sistem area concentration banking, unit lokal perusahaan yang menagih pembayaran dan disetor/ disimpan dalam bank setempat. dari bank lokal, biasanya melalui kiriman kawat/telegram, dana dipindahkan dengan sangat cepat kepada beberapa area atau concentration bank. dana lebih dipindahkan secara otomatis  melalui talegram kepada bank dari kanor pusat perusahaan. dalam cara ini maka waktu dalam perjalanan dapat dipersingkat.

controller diharapkan mengetahui kedua cara tersebut dan cara-cara lain untuk mempercepat penagihan, dan membantu kepala bagian keuangan, bilamana perlu.

C.       PENGENDALIAN INTERN ATAS PENERIMAAN KAS

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi yang biasa atau rutin. Beberapa sumber yang rutin adalah ;

a)     Penerimaan melalui pos,

b)     Penjualan kontan,

c)      Penjualan kredit.

Tentunya semua perusahaan mempunyai transaksi lain yang kurang bersifat rutin, seperti penerimaan penjualan harga tetap, yang dapat ditangani oleh pejabat tertentu atau memerlukan prosedur khusus. Kebanyakan masalah kas akan berpusat pada transaksi yang baru dikemukakan diatas, karena untuk penerimaan kas yang lebih bersifat luar biasa atau kurang banyak dengan mudah dapat dekenakan suatu pengecekan yang sederhana.

Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengecekan  intern (internai check). System tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. System itu mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

System pengendalian intern harus dirancang atas dasar masing-masing organisasi. Akan tetapi terdapat saran umum yang dapat membantu controller dalam menelaah situasi pada perusahannya sendiri:

  1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.
  2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.
  3. Tanggung jawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan secara pasti.
  4. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus diisahkan sama sekali (kecuali dalam lembaga keuangan).
  5. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukaan, dan kasir tidak brwenang/berhak terhadap pembukuan.
  6. Para agen dan walil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
  7. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menangani kas atau menyelenggarakan pembukaan.
  8. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama masa cuti.
  9. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas harus diikat dengan kontrak.

10.  Sedapat mungkin dipergunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan.

11.  Apabila praktis, penjualan kontan harus diverifikasi dengan catatan persediaan dan hasil opname fisik persidiaan.

PENGELURAN KAS

PENGENDALIAN PENGELUARAN KAS

Dalam bidang administrasi kas ini, ada dua aspek pengendalian, yaitu;

  1. Penentuan system pembayaran, dan
  2. Sistem pengendalian intern.

Pengalaman menunjukan bahwa kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap               pembayarandalah untuk menjamin agar rekening-rekening hanya dibayarkan pada saat telah jatuh tempo dan bukan lebihdini dari pada itu. Dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.

Pertimbangan lain ini dalam menentukan jadwal pembayaran adalah penggunaan “floating cash” secara nyata. Dengan mengetahui bahwa ada unsur-unsur dalam perjalanan , dankenyataan bahwa biasanya saldo bank selalu lebih besar dari pada saldo menurun buku karena ada cheque-cheque yang masih beredar, maka saldo buku dapat direncanakan peda tingkat yang lebih rendah. “Floating cash” yang masuk dapat diseimbangkan dengan pembayaran kas.

REKENING BANK ADMINISTRASI

Dalam pengendalian pembayaran, menyangkut transaksi divisional anak perusahaan atau kantor lapangan, maka dapat dipergunakan beberapa rekening bank untuk tujuan khusus, misalnya imprest accouns, zero balance accounts, dan automatic balace accounts.

Dalam system zero balance, maka rekening bank  untuk unit organisasi tertentu selalu di pelihara saldonya sebesar nol. Apabilah di terima cheque pembayaran, maka bank di berih wewenang untuk memindahkan dana yang di perlukan dari rekening umum ke rekening khusus untuk membayar itu. Pembayaran dapat di lakukan dengan wesel bayar. Cara lain yang serupa ialah, bahwa kepala bagian keuangan akan memindahkan melalui kawat atau telegram ke dalam zero bank account, seterima pemberitahuan dari bank mengenai permintaan pembayaran. Zero bank accounts dapat mempermudah pengawasan pembayaran melalui satu atau beberapa perkiraan. System terseut juga mempermudah melakukan pengecekan cepa terhadap posisi kas perusahaan

Dalam automatic balance accounts dipergunakan perkiraan yang sama untuk penerimaan dan pengeluaran. Apabilah rekening tersebut telah beradah di atas suatu tingkat maximum yang ditetapkan, maka kelebihan rekening tersebut akan di transfer ke rekening pusat; dan sebaliknya, apabilah saldo yang di bawah tingkat minimum , maka rekening tersebut harus di isi kembali.

PENGAMATAN PENGENDALIAN INTERN

  1. PENTINGNYA PENGENDALAN INTERN

Apabilah uang telah di setor ke bank, nampaknya masalah utama pengaman kas telah di pecahkan. Memang benar, bahwa pengendalian pengeluaran kas merupakan hal yang relative sederhana apabilah beberapa aturan di taati. Setelah factor pembelian di setujui untuk pembayaran, langkah berikut biasanya penyiapan cheque untuk ditandatangi oleh pimpinan. Apabilah semua pembayaran mengalami pemeriksaan seperti ini, bagaimanakah bisa timbul sesuatu problema? Tetapi justru disinilah paling besar bahayanya. Setiap kontroler yang harus menandatangani banyak ceque mengetahui bahwa hal tersebut merupakan tugas yang menjemukan yaitu tugas untuk memeriksa apakah laporan penerimaan di lampirkan , membandingkan nama penerimaan uang terhadap faktur, dan membandingkan jumlahnya. Oleh karena tugas tersebut begitu menjemukan , maka hal tersebut dilakukan secara asal jadi saja. Namun tugas itu memang penting untuk mengawasi pembayaran , dan harus dilakukan secara berhati-hati. Yang lain dapat melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba sering dokumen dan bukti pengeluaran palsu dipergunakan untu mendapatakan tanda tangan yang keedua kalinya. Pencegahan praktek ini mengharuskan adanya penelitian berhati-hat sebelum cheque ditandatangi, dan jua melalui cara-cara pengamanan lainnya. Tidak dapat di terima begitu saja bahwa segala sesuatunya berjalan dengan baikmereka yang menandatangani cheque harus bersikap mempertanyakan transaksi yang kelahatan meragukan atau tidak dimengerti sepenuhnya. Memang, pemeriksaan document yang di lampirkan pada cheque sering akan menyoroti pengeluaran yang tidak tepat dan setiap kelemahan dalam prosedur-prosedur lain.

  1. BEBERAPA PRINSIP PENGENDALIAN INTERN

Kesempatan penggunaan dana secara tidak wajar atau tidak benar adalah demikian besar, sehingga seorang controller harus selalu menekankan keperluan untuk mengadakan perlindungan yang wajar dalam fungsi pengeluaran kas. Diperlukan adanya kewaspadaan dan prosedur pemeriksaan yang sehat. Meskipun system pengendalian intern dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi , tetapi beberapa saran umum yang bersama ditetapkan sebagai berikut :

  1. Ecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cheque
  2. Semua cheque harus diberi nomor terlebih dahulu, dan semua nomor yang dipergunakan atau dibatalkan harus dipertanggung jawabkan
  3. Semua cheque pembayaran umum harus ditanda-tangani oleh dua orang secara bersama-sama.
  4. Tangung jawab untuk penerima kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas.
  5. Semua orang yang menandatangani cheque atau yang menyetujui pembayaran harus dipertanggungkan secukupnya.
  6. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak menandatangani cheque atau menyetujui pembayaran.
  7. Pencatatan kas harus terpisah sama sekali dari tugas melakukan pembayaran.
  8. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung ydiperlukan ang harus menjadi persayarat untuk melakukan pembayaran.
  9. Cheque untuk mengisi kembali imprest fund kas kecil dan pembayaran gaji dan upah harus dibayar kepada individu tertentudan bukan kepada perusahaan atau pembawa.

10.  Setelah pembayaran dilakukan,semua dokumen pendukung harus diperforasi atau diberi tanda “telah dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kali.

11.  Alat-alat mekanis harus dipergunakan bilamana praktis, misalnya alat penulis cheque dan sebagainya.

12.  Harus diadakan rotasi kerja atau diwajibkan mengambil cutibagi mereka yang bertugas melakukan pembayaran.

13.  Persetujuan bukti/voucher pembayaran biasanya harus dilakukan oleh mereka yang tidak bertuhgas untuk melakukan pembayaran.

14.  Untuk transfer antar bank harus ada persetujuan khusus, dan harus diselenggarakan suatu perkiraan “ Transfer bank”.

15.  Semua bukti/ voucher pengeluaran kas kecil, harus ditulis dengan tinta atau diketik.

  1. METODE PENYALAHGUNAAN DANA

Cara pengamanan sebagai mana baru dibicarakan diatas, adalah sebagian dari cara yang dikembangkan atas dasar pengalaman dari banyak perusahaan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut ;

  1. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan bayaran dua kali.
  2. “Kiting”, atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat  pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
  3. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas.
  4. Menaikan jumlah cheque setelahditandatangani.
  5. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
  6. Menguangkan cheque gaji/upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
  7. Mengubah bukti/ voucher pengeluaran kas kecil.
  8. Memalsukan cheque dan memusnakannya peda saat telah diterima dari bank menggantikan dengan cheque lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.
  1. REKONSILIASI BANK

Suatu fase pengendalian intern yang penting adalah dengan merekonsiliasikan saldo menurut salinan rekening Koran bank dengan saldo menurun buku. Ini terutama benar lagi bagi rekening umum bank sebagaimana dibedakan  dari rekening yang hanya untuk melakukan pembayaran.

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa rekonsiliasi bank harus ditangani oleh seseorang yang bebas dari tugas mengurus penerimaan atau pengeluatan kas. Tugas rekonsiliasi ini dapat ditangani oleh controller atau dilaksanakan sendiri oleh bank. Perhatian khusus haru diberikan tarhadap cheque yang beredar pada periode yanglalu dan terhadap penyetoran yang dilakukan pada akhir periode untuk dapat mendeteksi kiting.

  1. DANA KAS KECIL

Pada umumnya perusahaan harus melakukan berbagai pembayaran kecil-kecil. Untuk memenuhi kebutuhan ini, maka  diselenggarakan dana kas kecil diselenggarakan berdasarkan imprest fund system, yaitu suatu system dengan saldo dana yang tetap.

Banyak dana kas kecil seperti ini diperlukan dalam kantor cash cabang atau pada setiap pabrik. Harus disedikan bentuk kwitansi dan proseduryang seragam termasuk limit atau pengeluaran yang dilakukan mengenai saluran ini, melalui persetijuan secara wajar, dan sebagainya.

Apabila mungkin, maka orang yang menangani penerimaan atau pengeluaran kas tidak boleh menangani kas kecil. Cara pengamanan lain meliputi opname kas secara mendadak, pembatasan langsung terhadap semua lembaran kas kecil setelah dilakukan pembayaran, dan pemeriksaan secara teliti terhadap pengisian kembali kas kecil. Meskipun dananya mungkin kecil saja, tetapi dapat dibelanjakan jumlah yang sangat besar (karena pembayaran yang sering). Controller tidak boleh melalaikan pemeriksaan terhadap kegiatan ini.

INVESTASI DANA SEMENTARA

Dalam banyak perusahaan, dana berlebihan atau surplus yang tidak diperlukan untuk tujuan operasi atau compensating bank balance tersedia untuk diinvestasikan. Penggunaan secara berhati-hati atas dana yang tidak dimanfaatkan dapat menambah penghasilan. Meskipun pejabat keuanganlah bisanya yang akan mengarahkan investasi dana semacam ini, tetapi controller akan berhubungan dengan pelaporan dan pengendalian secukupnya serta pada umumnya harus mengetahui tentang masalah investasi.

KRITERIA MEMILIH INVESTASI

Dengan mengetahui adanya kesempatan untuk memperoleh tambahan pendapatan dari dana yang sementara berlebihan, apakah kriteria yang yang dapat dipergunakan dalam memilih alat investasi? Mungkin ada lima criteria tersebut, dan semuanya agak berhubungan:

  1. Keamanan pokok pinjaman.
  2. Stabilitas harga.
  3. Kemungkinan pemasarannya.
  4. Saat jatuh tempo.
  5. Hasil (Yield).

PEMBATASAN INVESTASI

Kadang-kadang dewan komisaris akan meletakan pembatasan mengenai bagaimana dana sementara dapat diinvestasikan. Dalam kesempatan lain mungkin pejabat keuangan senis yang akn memberikan pembatasan-pembatasan itu. Hal-hal yang tercakup dalam pembatasan akan meliputi:

  1. Masa maksimum untuk investasi
  2. Posisi kredit pihak yang mengedarkan surat-surat berharga.
  3. Investasi maksimum dalam berbagai jenis surat berharga terpilih.

Menurut pihak/perusahaan yang mengedarkan surat berharga.

Menurut  jenis instrument

Menurut Negara asal

Menurut mata uang

Banyak pemberitahuan membeli investasi jangka pendek yang dapat dinegosiasikan. Selain itu, investasi tersebut sering dibayar melalui transef dengan kawat/telegram.

Banyak perusahaaan mengontrak sebuah bank komersial besar untuk bertindak sebagai pengurus dari surat-surat berharga, melakukan pembayaran atas investasi yangDiterima dn menerima dana atas investasi yang diserahakan.

About these ads